„Ich mach es lieber schnell selber.“
„Ich kenne mich da besser aus.“
„Kein Problem, die Arbeit macht mir Spaß.“
„Ich glaube, es ist zu riskant, die Aufgabe abzugeben.“
Solche oder so ähnliche Ausreden kennen Sie vielleicht, gerade wenn es darum geht, Aufgaben zu delegieren. Dabei ist das eigentliche Problem meist etwas Persönliches. Sei es, weil Sie die Kontrolle nicht verlieren wollen, oder Angst haben, Macht abgeben zu müssen. Doch das Gegenteil sollte der Fall sein. Delegieren kann Ihnen Arbeit ersparen. Mit der richtigen Methode lernen Sie, Ihre Stärken in einem anderen Bereich zu konzentrieren, Sie können Zeit sparen oder gar Ihre Mitarbeiter mit mehr Verantwortung motivieren. Insbesondere die Aufgaben, die Sie mit C- oder D-Prioritäten bewertet haben, sollten Sie – wenn möglich – delegieren. (Wenn Sie nochmals überprüfen möchten, wie Sie Prioritäten richtig setzen, schauen Sie hier vorbei → Prioritäten setzen).
Erfolgreich Delegieren – Voraussetzungen
Um das Delegieren möglichst erfolgreich zu gestalten, sollten Sie einige Punkte beachten. Der Mitarbeiter bzw. Kollege sollte
- Die Aufgabe verstanden haben
- am erfolgreichen Abschluss der Aufgabe interessiert sein
- überzeugt sein, dass die Erledigung für den Erfolg des Unternehmens wichtig ist
- die Kompetenzen mitbringen, die bei dieser Aufgabe benötigt werden
TIPP! Kommunizieren Sie ausführlich! Denn nur mit ausreichenden Informationen können Aufgaben zufriedenstellend abgeschlossen werden.
Delegieren mit Methodik – Checklisten
Wenn Sie bis hierher alle Weichen gestellt haben, geht es nun an die Methodik. Diese überlassen Sie zunächst mal dem Betroffenen, dennoch ist es hilfreich, eine Checkliste zusammenzustellen. Dadurch haben Ihre Mitarbeiter/Kollegen eine zusätzliche Sicherheit und können Arbeitsschritte sorgfältig abgleichen. Eine gute Checkliste beinhaltet alle Tätigkeiten, die für einen erfolgreichen Abschluss notwendig sind – nicht mehr, aber auch nicht weniger. Alles, was erledigt wurde, einfach abhaken.
TIPP! Gehen Sie beim Abhaken keine Kompromisse ein! Tätigkeiten werden erst als erledigt markiert, wenn tatsächlich alle erforderlichen Punkte erfolgreich bearbeitet wurden. Seien Sie ehrlich!
Checklisten können in den verschiedensten Bereichen verwendet werden. Sei es bei der Vorbereitung eines Vertrags, der Erstellung eines Zeugnisses oder einem Bewerbungsgespräch. Wichtig ist, dass sie für Klarheit und Übersichtlichkeit sorgen. Schreiben Sie Ihre Punkte präzise mit all den wichtigen Schritten auf. Des Weiteren sollten Sie Checklisten nicht als starres Konzept ansehen. Es kann passieren, dass sich der Ablauf nicht so gestaltet, wie erwartet. Passen Sie deshalb Ihre Checkliste flexibel an die Herausforderungen an.
Die Zehn Regeln des Delegierens
Delegieren bedeutet nicht einfach, Aufgaben abzugeben. Im Gegenteil, es sollte mit Bedacht entschieden werden, welche Aufgaben an welchen Mitarbeiter übertragen werden. Nur so ist eine Delegation auch wirklich erfolgsversprechend. Besonders wichtig – wie bei vielen anderen Dingen auch – ist eine ausreichende Kommunikation. Es ist wichtig, sich vorher, während und nach der Aufgabe mit den betroffenen Mitarbeitern auseinanderzusetzen und gemeinsam an der korrekten Ausführung zu arbeiten.
TIPP! Entscheidend ist nicht, was gemeint war, sondern wie der andere es verstanden hat! Nehmen Sie sich Zeit für die Kommunikation!
Die folgende Liste soll Ihnen einen Rahmen für eine erfolgreiche Delegation bieten:
D efinieren Sie genau, welche Schritte Sie delegieren wollen.
E ntscheiden Sie mit Bedacht, an wen Sie die Aufgabe abtreten.
L isten Sie auf, was gemacht werden muss.
E rläutern Sie die einzelnen Schritte mit den notwendigen Informationen.
G eben Sie ausreichend Feedback und stellen Sie Fragen.
A nsporn für Ihre Mitarbeiter! Geben Sie ihnen Ihr Vertrauen für das gemeinsame Ziel.
T hematisieren Sie die Delegation bei allen, die beteiligt sind.
I ntervenieren Sie nur nach vereinbarten Regeln.
O ffene Kommunikation bringt Ihnen den gewünschten Erfolg.
N achkontrolle schließt die Aufgabe mit einer Bewertung der Leistung ab.
Auf diese Weise erhalten Sie nicht nur Tipps und eine Checkliste für eine erfolgreiche Delegation, sondern auch den Einstieg in die Planung. Denn nur so lohnt es sich, Aufgaben abzugeben.
Kurz gefasst
Um erfolgreich zu delegieren, ist eine offene Kommunikation unabdingbar. Dabei sollten Sie besonders darauf achten, dass Sie ausreichend Informationen weitergeben, gleichzeitig aber auch während der Durchführung kontinuierliches Feedback geben. Des Weiteren kann eine logisch aufgebaute Checkliste Ihre Tätigkeiten unterstützen. Doch, Vorsicht! Halten Sie sich knapp und haken Sie nur Punkte ab, die tatsächlich erledigt wurden. Ist ein Projekt erfolgreich beendet, belohnen Sie Ihre Mitarbeiter mit Anerkennung und Wertschätzung. Zeigen Sie ihnen, dass Sie es gut gemacht haben, so fördern Sie nicht nur die Teamarbeit und ein harmonisches Betriebsklima, sondern auch die Motivation. Letztendlich ist hinzuzufügen, dass richtiges Delegieren den Unternehmensalltag erheblich verbessert. Scheuen Sie sich nicht, Verantwortung abzugeben. Davon profitieren im Endeffekt alle.