„Zeit ist Geld“ - Dieser Ausspruch stammt ursprünglich von Benjamin Franklin aus seinem Buch Ratschläge für junge Kaufleute aus dem Jahr 1748. Noch immer ist dieser Grundsatz aktuell, um den sich so manche Zeitmanagement-Seminare, Tutorials, Ratgeber und Wirtschaftsartikel ranken. Doch was hat es damit auf sich? Wann und wie ist Zeitmanagement sinnvoll? Welche Methoden und Techniken gibt es, um meine Arbeitsabläufe hinsichtlich ihrer Produktivität zu steigern? Darum soll es in diesem Artikel gehen.
Zeitmanagement – Die Kunst des Organisierens & Strukturierens
Chaos auf der Arbeit? Viel zu viele Aufgaben sind unerledigt? Sie haben keine Zeit für ein Privatleben? Dann sind Sie hier genau richtig! Denn: Das Herzstück des Zeitmanagements ist nichts Anderes als Arbeitsabläufe im Voraus zu planen. Das Ziel ist es, mit einer besseren Planung die Produktivität Ihres Schaffens zu erhöhen. Dabei ist es wichtig abzuwägen, welche Methode für Sie und Ihre Arbeit die passendste ist, mit welcher Technik Sie sich wohlfühlen und am effektivsten Arbeiten können. Wir werden Ihnen später einige dieser Methoden und Techniken vorstellen. Des Weiteren ist es essentiell, dass Sie vorher Ihre Ziele und Prioritäten gesetzt haben (Mehr Informationen über Ziele und Prioritäten erhalten Sie hier → Ziele erreichen & Prioritäten setzen). Auf diese Weise kann ein reibungsloser Ablauf der einzelnen Schritte geplant werden. Bevor wir also mit den eigentlichen Methoden des Zeitmanagements beginnen, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:
- Habe ich meine Ziele bereits klar definiert?
- Habe ich auch meine Prioritäten so gesetzt, dass ich diese Ziele ohne Umwege erreichen kann?
- Bemühe ich mich schon um eine sorgfältige Tages-/Wochen-/Monatsplanung?
- Gibt es Momente, in denen mich ungeplante Verzögerungen schnell aus dem Konzept bringen?
Tipp! Seien Sie ehrlich bei der Beantwortung der Fragen, denn nur so können Problemquellen identifiziert und beseitigt werden!
Nach dieser kurzen Selbstreflexion können wir nun mit den eigentlichen Methoden des Zeitmanagements starten.
Erfolgreich „Nein“ sagen
Die Zeit vergeht wie im Flug, und das unwiederbringlich. Sei es ein Tratsch mit Kolleginnen und Kollegen oder weil wir für jemand anderen „schnell etwas erledigen“ müssen. Um in diesen Momenten nicht den Faden zu verlieren, bedarf es ein einziges Wort: „Nein.“
Nein-Sager können tatsächlich ein besseres Zeitmanagement einhalten, indem sie Zeit sparen. Grundvoraussetzung ist wieder, die eigenen Ziele und Prioritäten zu kennen. Wenn eine Kollegin/ein Kollege mit einer weiteren Aufgabe kommt, sollten Sie folgende Analyse anstellen:
- Trägt diese Aufgabe auch zu meinem Ziel bei?
- Wie dringlich ist diese Aufgabe?
- Können wir eventuell einen Termin (später) ausmachen, um diese Angelegenheit zu bearbeiten?
Nein-Sagen muss nicht unhöflich sein. Sie können Ihren Kolleginnen und Kollegen gegenüber Interesse an ihrem Anliegen signalisieren, aber gleichzeitig verdeutlichen, dass Ihr persönliches Zeitmanagement ausgelastet ist.
Tipp! Grundsätzlich gilt der Merksatz: Nein wenn möglich, Ja wenn nötig.
Zeitmanagement: Planen, Pausen, Puffer
Ein sinnvolles Zeitmanagement erkennt man vor allem an einer strukturierten Planung. Ob diese handschriftlich oder digital festgehalten wird, bleibt Ihnen selbst überlassen. Wählen Sie den Weg, auf dem Sie sich am wohlsten fühlen. Dennoch sollten Sie Ihre Abläufe schriftlich fixieren. Das bringt folgende Vorteile mit sich:
- Sie verinnerlichen die einzelnen Schritte
- Die verfolgten Ziele sind sichtbarer
- Die Team-Arbeit wird durch strukturierte Handlungsabläufe erleichtert
Die Planung
Eine Methode an dieser Stelle ist, einzelne Arbeitsschritte in Blöcke aufzuteilen. Beispielsweise fassen Sie den kompletten Email- und Telefonverkehr in einem Block zusammen und beschäftigen sich eine festgesetzte Zeit nur mit diesen Aufgaben. Wenn Sie wiederum Aufgaben erledigen müssen, welche eine hohe Priorität aufweisen, ist es sinnvoll, störfreie Zeiten einzurichten. Durch eine geschlossene Tür oder ein Schildchen an Ihrem Schreibtisch können Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen erkennbar machen, dass sie Sie nur in Notfällen unterbrechen. Räumen Sie sich pro Tag ungefähr 60 Minuten für derartiges konzentriertes Arbeiten ein und Sie werden sehen, wie dieses Zeitmanagement Ihre Produktivität steigert.
Schließlich sollten Sie auch weitere „Störfaktoren“ wie Mittagspausen, Besprechungen und sonstige Arbeiten, in denen Sie neben Ihrer Kernaufgabe involviert sind, miteinberechnen. Durchschnittlich braucht man 10 Minuten, um die Tagesplanung für den nächsten Tag festzusetzen.
Tipp! Auch die Planungszeit sollte geplant werden!
Pausen & Puffer
Pausen und Puffer sollten in Ihrer Planung ebenso vorkommen wie die Erledigung Ihrer Aufgaben. Vor allem Pausen sind wichtig für den menschlichen Organismus, der sich nach einer Konzentrationsphase von ungefähr 90 bis 100 Minuten erst wieder regenerieren muss, um eine aufmerksame Arbeitsweise beibehalten zu können. Eine kurze Pause von 5 bis 10 Minuten reicht aus, um neue Energie für die nächsten 90 Minuten zu tanken. Wie Sie Ihre Pause gestalten, bleibt Ihnen überlassen, ob Sie in die Cafeteria gehen, kurz raus die Füße vertreten, oder ein Magazin lesen wollen. Hauptsache, Sie beschäftigen sich für diese paar Minuten mit was Anderem.
Der letzte hier aufgeführte Punkt ist der der Puffer. In der Theorie hört sich das Zeitmanagement, wenn es denn geplant und strukturiert ist, immer so reibungslos an. Doch das muss es nicht sein, wenn wir keine Zeit für Unerwartetes einplanen. Dabei geht man in der Regel nach dem 60/40 Prinzip. 60% der Arbeitszeit sollten Sie mit Ihren Aufgaben einplanen, wobei 40% für Unerwartetes dazukommen. So garantieren Sie, dass, falls etwas Unerwartetes dazwischenkommt, Sie nicht gleich aus dem Konzept gebracht werden. Auch hilft wie im vorherigen Teil beschrieben, gewisse Arbeiten zu bündeln, anstelle von Arbeiten so zu erledigen, wie sie gerade anfallen.
Von To-Do- und Checklisten
Fast jeder hat sie schon einmal gebraucht: Check- und To-Do-Listen. Auch sie finden in einem erfolgreichen Zeitmanagement Anwendung. Dabei sind diese beiden Listentypen zunächst voneinander zu unterscheiden. To-Do-Listen geben einen Gesamtüberblick über die zu erledigenden Aufgaben. Sie erläutern keine einzelnen Arbeitsschritte, sondern plakatieren jeweils die Aufgabe mit einer Kernüberschrift. Aus der To-Do-Liste soll ein Überblick über alle anstehenden Aufgaben hervorgehen.
Die Checkliste dagegen beschäftigt sich mit einzelnen Schritten im Detail. Sie gibt eine Übersicht über alle Teilaufgaben, die zu einer Gesamtaufgabe dazu gehören. So kann beispielsweise eine Checkliste für ein Meeting erstellt werden, in der hervorgeht, dass zuvor das Meeting in folgenden Punkten vorbereitet werden muss:
- Ist der Raum reserviert?
- Ist die erforderliche Technik vorhanden?
- Sind alle Beteiligten eingeladen?
- Ist eine Tagesordnung erstellt?
- Haben alle Kolleginnen und Kollegen die Unterlagen erhalten?
Die Erfahrung bestätigt, dass To-Do- und Checklisten einige Vorteile bringen: Sie mindern das Fehler-Risiko, verdeutlichen die Nachvollziehbarkeit einzelner Schritte, tragen zur Automatisierung von Arbeitsprozessen bei und sparen letztendlich Zeit. Wichtig ist vor allem, dass To-Do-Listen nicht mit einem Kalender verwechselt werden. In einer To-Do-Liste haben Adressen, thematische Notizen oder Termine keinen Platz! Unterscheiden Sie streng zwischen Ihrem Kalender und einer To-Do-Liste, ansonsten läuft Ihr Zeitmanagement die Gefahr, im Chaos zu versinken.
All diese Punkte bestätigen immer wieder folgenden Leitsatz:
Zeitmanagement ist Selbstdisziplin!
Durch Ihre innere Einstellung und Motivation bestimmen Sie das Zeitmanagement erheblich. Den schlimmsten Fehler, den Sie dabei machen können, ist, Situationen nicht zu analysieren. So kann es passieren, dass wenn wir Fehler machen, wir nicht daraus lernen.