Geschäftsentwicklung

E-Mail Management – Ihr Postfach mit System

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Zu viele Emails? Sie wissen nicht, wo Sie beginnen sollen? Es wird nicht weniger, sondern immer mehr? Diese Fragen stellen sich viele Menschen, die in Büros arbeiten. Die Bearbeitung dieser Flut an elektronischer Post scheint kein Ende zu nehmen. Zugleich bleibt es eine Herausforderung, nicht den Überblick im eigenen Posteingang zu verlieren. In diesem Artikel möchten wir Ihnen Ratschläge geben, wie Sie die Kontrolle über Ihre Postfächer behalten. Sie erhalten Einblicke ins E-Mail Management und lernen, wie Sie Ihr E-Mail-System optimieren können. Verabschieden Sie sich vom ewigen Suchen nach der richtigen Mail und sehen Sie, wie Sie Ordnung in Ihr System bringen können.

 

E-Mail Management: Ordnung mit Ordnern

Eine Voraussetzung für ein übersichtliches Postfach ist die Struktur der Ordner. Es mag sein, dass es sich hierbei um eine eher lästige und unbeliebte Arbeit handelt. Dennoch ist zu sagen, dass eine sinnvolle Aufteilung langfristig gesehen Zeit spart und hilft, den Überblick zu behalten. Wie Sie Ihre Ordner letztendlich organisieren, bleibt ganz Ihnen überlassen und sollte auch nach individuellen Bedürfnissen und Situationen gewählt werden. Es eignet sich zum Beispiel eine Ordnung nach Projekten, nach Kunden oder Abteilungen einzurichten, je nachdem, was Ihre E-Mail-Flut hergibt. Beim Strukturieren sollten Sie außerdem beachten, dass Sie pro Ebene zwischen drei und acht Ordner festlegen. So wirken Sie einer endlosen Sucherei entgegen. Verschachteln Sie sich dabei nicht in zu vielen Ebenen und Abzweigungen. Es sollte übersichtlich sein, aber keine zu streng abgetrennten Bereiche entstehen.

 

TIPP! Nehm Sie sich Zeit! Zeit ist das A und O für die Herstellung einer solchen Struktur. Überlegen Sie sich gern vorher, wie Sie das E-Mail Management angehen möchten. Und wenn es einen Tag dauert, dann ist dieser für die Zukunft sinnvoll investiert!

 

E-Mail Management und das Eisenhower-Prinzip

In anderen Artikeln wurde schon über das Eisenhower-Prinzip gesprochen (Schauen Sie hier → Prioritäten setzen). Diese Methode hilft, Prioritäten richtig zu setzen, wobei sie sich auch sehr für die Strukturierung Ihres Posteingangs eignet. Unterscheiden Sie ebenfalls die verschiedenen Prioritätsstufen und weisen Sie sie den Ordnern zu. In der Kategorie Newsletter, beispielsweise, können Sie unerwünschte Werbung sammeln und gegebenenfalls direkt löschen.

TIPP! Erstellen Sie einen Ordner ausschließlich für Newsletter! So sind diese Emails aus Ihrem Postverkehr verschwunden und können ganz einfach in einem eigenen Ordner aufgelistet und gesucht werden.

 

Um Prioritäten deutlich zu machen, können Sie bestimmte Absender verschieden einfärben. So heben sich die Nachrichten vom Rest ab und Sie wissen genau, um welche Priorität es sich dabei handelt.

Wichtig für ein erfolgreiches E-Mail Management ist auch, Emails regelmäßig zu löschen. Gerade im Ordner für Newsletter sollte man sich nicht allzu lange aufhalten (vorausgesetzt: Sie arbeiten nicht damit). Einmal die Woche reicht, um den Ordner kurz durchzugehen, gegebenenfalls wichtige E-Mails rauszuziehen/zu bearbeiten und den Rest zu löschen. Bei E-Mails mit einer C-Prioritäten können Sie ähnlich vorgehen. Ist die Bearbeitung nicht dringlich, notieren Sie das in Ihrem Kalender. Nach erfolgreicher Bearbeitung kann auch diese Email – im Normalfall – gelöscht werden.

 

Wann E-Mails beantworten?

Nicht selten fühlen sich Mitarbeiter gezwungen, neu eingetroffene E-Mails direkt zu öffnen und zu bearbeiten. Meist resultiert ein solches Verhalten aus Neugierde, oder auch Angst, etwas Wichtiges zu verpassen. Nehmen Sie sich diesen Druck, denn nicht jede Mail müssen Sie sofort bearbeiten. Im Gegenteil, das kann sogar sehr hinderlich sein, wenn Sie jedes Mal, wenn eine E-Mail eintrifft, Ihre Arbeit unterbrechen. Denn so benötigen Sie viel mehr Zeit, um sich wieder in die eigentliche Aufgabe einzufinden. In vielen Fällen ist es sogar sinnvoll, gewisse E-Mail-Zeiten in Ihrem Arbeitsalltag festzulegen. Diese können nur einmal oder fünfmal am Tag sein. In diesen Zeitabschnitten sollten Sie sich ausschließlich dem E-Mail-Verkehr widmen und alle anderen Tätigkeiten pausieren. Jedoch sollten Sie vorsichtig sein! Denn viele Kunden erwarten eine schnelle Antwort.

 

Zeit sparen beim E-Mails schreiben

Häufig ist das Verfassen von E-Mails eine zeitraubende Tätigkeit. Doch das muss es nicht sein, wenn man diese 7 Tipps beachtet:

 

  • Füllen Sie den Betreff immer kurz und knapp aus! Die größte Gefahr besteht sonst darin, dass die E-Mail im Spam-Ordner landet. Außerdem hilft es Ihnen zu wissen, worum es geht, damit Sie entscheiden können, wann Sie sich Zeit für dieses Anliegen nehmen.
  • Vermeiden Sie lange Formulierungen oder unnötige „Danke“-Mails! Das stört gegebenenfalls den Kommunikationsfluss in Ihrem Unternehmen.
  • Schreiben Sie Kürzel! Dies eignet sich besonders für den Betreff. Beispielsweise deutet das Kürzel „FYI“ (for your information) bereits an, dass auf diese E-Mail keine Antwort erwartet wird.
  • E-Mails sollten Sie nur mit Einverständnis des Absenders weiterleiten! Wenn Sie sich nicht sicher sind, nachfragen.
  • Nicht zu viele Anhänge! Versuchen Sie auch, Übersicht in der Anzahl Ihrer Anhänge zu gewähren – dazu zählt auch das Datenvolumen. Größere Dateien sollten Sie außerdem im ZIP-Format verschicken.
  • Senden Sie PDFs! Nur so, oder auch mit anderen Standardformaten, können Sie garantieren, dass der Empfänger die Anhänge auch öffnen kann.
  • Falls Sie außer Haus sind, nutzen Sie die automatische Abwesenheitsnotiz! Das lässt Sie den Überblick behalten und informiert Ihre Kunden oder Kollegen, dass sie wohl länger als üblich auf eine Antwort warten müssen.

 

 

 

 

Telefonakquise – Terminvereinbarung mit potentiellen Neukunden

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telefonakquise terminvereinbarung mit potentiellen neukunden

Die Telefonakquise ist nach wie vor ein beliebter Weg, um neue Kunden zu akquirieren. Denn mehr Kunden bedeutet potentiell mehr Umsatz für Ihr Unternehmen. Somit widmet sich dieser Artikel hauptsächlich dem Ablauf des Erstkontakts zwischen Verkäufer und Kunde am Telefon. Mit einigen Tipps und Tricks können Sie lernen, wie ein erfolgreiches Kundengespräch ablaufen sollte und wie Sie dieses gestalten.

Vorbereitung auf die Telefonakquise

Zunächst ist zu sagen, dass für einen Verkäufer ein Telefonat mit einem unbekannten Menschen zum Ziel haben sollte, einen Termin zu vereinbaren (Mehr über Ziele hier → Ziele). Da es für den Verkäufer meist schwer ist, nicht mit all den Call-Centern in eine Schublade gesteckt zu werden, sollte ein souveränes Auftreten – selbst am Telefon – oberste Priorität sein (Schauen Sie hier vorbei → Prioritäten setzen). Dazu gehört einerseits eine sorgfältige Vorbereitung. Am besten machen Sie sich vor dem Gespräch einen Leitfaden und schreiben sich die wichtigsten Punkte auf. Bringen Sie außerdem Struktur in Ihr Vorhaben, sodass die einzelnen Punkte logisch aufeinander aufbauen.

Des Weiteren ist zu beachten, dass Sie beim ersten Gespräch noch nicht allzu viel verraten. Es soll hauptsächlich dazu dienen, einen umfassenden Überblick über Sie, Ihre Firma und die Angebote geben. Dennoch sollten Sie sich schon in der Vorbereitung in die Lage des potentiellen Neukunden versetzen. Welche Fragen könnte er haben? An welchen Punkten könnte er Einwände haben? Versuchen Sie Ihr Gespräch schon im Voraus so zu planen, dass der potentielle Neukunde möglichst wenig interveniert und – falls vorhanden – sein Interesse an Ihrem Produkt geweckt wird.

Außerdem sollten Sie darauf achten, dass Sie sich in einer ruhigen Umgebung befinden, wie zum Beispiel in Ihrem Büro. Dies trägt nicht nur zu Ihrer Konzentration, sondern auch zur Souveränität bei. Denn wenn der Kunde im Hintergrund kreischende Kinder in einem Schwimmbad hören würde, würde er sich mit größter Wahrscheinlichkeit nicht auf Sie einlassen wollen.

TIPP! Erzählen Sie nicht mehr als nötig! Die erste Kontaktaufnahme dient dem gegenseitigen Kennenlernen!

Das Telefonat

Schritt 1: Der Einstieg

Ein gelungener Einstieg in ein Telefonat hinterlässt nicht nur einen guten Eindruck, sondern gibt Ihnen auch Sicherheit für den weiteren Verlauf des Gesprächs. Beachten Sie schon gleich zur Begrüßung, dass Sie den Kunden mit Namen ansprechen. Gleichzeitig sollten Sie auch nicht vergessen, sich ebenfalls mit Ihrem Vor- und Nachnamen vorzustellen. Doch aufgepasst! Die Formulierung „Spreche ich mit Herrn Mustermann?“ klingt schon sehr verdächtig nach Call-Center, eine Schublade, die Sie stets vermeiden sollten. Melden Sie sich besser mit: „Guten Tag Herr Mustermann, hier spricht Frau Beispiel von der Firma F.“

Danach fragen Sie direkt nach, ob der Kunde schon Information erhalten hat und sich für das Gespräch mit Ihnen schon ein paar Gedanken gemacht hat.

Falls der Kunde tatsächlich schon informiert ist, fragen Sie nach und lassen Sie ihn erzählen, was er schon weiß. Falls noch keine Informationen vorliegen, können Sie direkt in das Gespräch einsteigen.

Schritt 2: Terminvereinbarung

Nachdem Sie Ihr Produkt/Anliegen knapp dargestellt haben, können Sie einen Termin vereinbaren. Sind sich beide Parteien über ein Treffen einig, dann zögern Sie nicht lange, sondern schlagen Sie zwei konkrete Termine vor. Das hat den Vorteil, dass Sie schneller zu einem Treffen kommen. Denn wenn Sie den Kunden zunächst fragen, wann er denn mal Zeit hätte, verliert sich das Gespräch schnell ins Leere. Willigt der Kunde ein, machen Sie nochmal deutlich, dass es sich bei diesem Termin hauptsächlich um ein Kennenlernen und Austauschen von Informationen handelt. Eine Entscheidung kann und sollte danach gefällt werden. Auf diese Art und Weise nehmen Sie den Druck, dass der Kunde sich schon zu einem viel zu frühen Zeitpunkt dagegen entscheidet. Lassen Sie ihm Zeit, das Produkt erstmal in Ruhe anzuschauen und auch Sie als Berater kennenzulernen.

Neben der Zeit sollten Sie auch gleich über den Ort des Treffens sprechen. Am besten würde sich dafür Ihr Büro oder das des Kunden eignen.

TIPP! Wenn möglich, beziehen Sie den Lebenspartner Ihre potentiellen Neukunden direkt mit ein! Menschen wollen sich mit ihren Partnern beraten, daher ist es sinnvoll, auch sie von Ihrem Konzept zu überzeugen.

Schritt 3: Schriftliche Terminbestätigung an Kunden verschicken

Nach dem Telefonat sollten Sie den ausgemachten Termin schriftlich bestätigen. Dies könnte beispielsweise so aussehen:

telefonakquise terminvereinbarung mit potentiellen neukunden vorlage

So können Sie kurz und knapp die wichtigsten Informationen festhalten. Mehr sollte auch nicht auf diesem Formular zu sehen sein. Außerdem ist es ratsam, das Dokument auszudrucken und persönlich zu unterschreiben. Benutzen Sie dafür ordentliches Papier und versenden Sie den Umschlag per Post an den Kunden. So handeln Sie seriös und teilen dem Kunden „auf offiziellem Wege“ nochmals die wichtigsten Informationen mit. Alternativ können Sie das Dokument auch per Mail als PDF versenden. Dies eignet sich vor allem bei Kunden, die oft und viel unterwegs und postalisch nicht gut erreichbar sind. Für welchen Weg Sie sich auch entscheiden mögen, kündigen Sie Ihre Terminbestätigung vorher an. Somit verhindern Sie eine vermeintliche abschreckende Wirkung des Schreibens. Die Terminbestätigung sollte bestenfalls noch am Tag des Telefonats versendet werden.

Zusammenfassung & Ausblick

Letztendlich liegt es nicht nur an Ihnen, sondern an vielen unzähligen externen Faktoren, die den potentiellen Neukunden in seiner Entscheidung beeinflussen. Lassen Sie sich nicht entmutigen und bewahren Sie Ruhe. Wenn Sie merken, dass Sie auf Widerstand stoßen, nehmen Sie das nicht als Niederlage hin, sondern lernen Sie daraus! Könnte es vielleicht sein, dass Sie Kunden angesprochen haben, die nicht in Ihrer Zielgruppe sind? Warum möchte sich der Kunde nicht auf ein Gespräch einlassen?

Wie in vielen anderen Sachen auch, kann man aus Selbstreflexion viel, vielleicht sogar am meisten, lernen.

Prioritäten richtig setzen – Lernen Sie mit der Eisenhower-Methode

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prioritaeten richtig setzen

Sie haben einen Berg an Aufgaben und wissen nicht, mit welcher Sie beginnen sollen? Sie suchen eine Technik, die Ihnen hilft, das Chaos zu beseitigen und mehr Struktur in Ihren Arbeitsalltag zu bringen? Dann sind Sie hier genau richtig. Dieser Artikel beschäftigt sich mit Prioritäten, was sie sind und wie man sie richtig setzt. Nach diesem Artikel können Sie Ihre Aufgaben mit der Eisenhower-Methode besser bewältigen. Ihnen wird es leichter fallen, die Wichtigkeit und Dringlichkeit von Aufgaben zu unterscheiden und in Ihr Zeitmanagement einzubeziehen (hier geht's zum Artikel über Zeitmanagement → Zeitmanagement). Los geht’s!

Was sind eigentlich Prioritäten?

Um den richtigen Umgang mit Prioritäten zu lernen, sollten wir zunächst klären, was sie eigentlich sind. Das Wort ‚Prioritäten’ ist lateinischen Ursprungs von ‚prior’ und bedeutet ‚der Vordere’. Eine Sache wird also einer anderen vorgezogen. Diese Entscheidung, in welcher Reihenfolge verschiedene Aktivitäten geordnet werden, ist eine persönliche und abhängig vom jeweiligen Individuum. Viele gehen dabei nach dem allbekannten Sprichwort: „Erst die Arbeit, dann das Vergnügen!“

Prioritäten richtig setzen – Die Eisenhower-Methode

Damit all das möglichst erfolgreich gelingt, lohnt es sich, einen Blick auf die Eisenhower-Methode zu werfen. Mit dieser Technik sollte es jedem Menschen gelingen, die jeweiligen Aufgaben hinsichtlich von Wichtigkeit und Dringlichkeit zu bewerten. Dabei sollten Sie sich immer wieder folgende Fragen stellen:

  • Sind diese Aufgaben wichtig und dringend?
  • Wie wichtig und dringend sind sie tatsächlich?

Durch diese Vorgehensweise fangen Sie an, Ihre anstehenden Arbeiten zu kategorisieren und letztendlich auch zu hierarchisieren. Das bringt den Vorteil, dass Sie noch in der Planungsphase herausfinden sollten, welchen Einfluss die jeweiligen Aktivitäten auf Ihren Erfolg haben. Genau das wird Ihnen später helfen, den optimalen Zeitplan für Ihre anstehende Arbeit herauszuarbeiten.

Welche Prioritäten? Wichtigkeit & Dringlichkeit

Bereits im vorangegangenen Kapitel wurde über den Unterschied von Wichtigkeit und Dringlichkeit gesprochen. Diese Unterscheidung bildet das Herzstück der Eisenhower-Methode. Generell könnte Folgendes festgehalten werden:

Wichtig: eine Aufgabe bringt Sie Ihrem Ziel näher

Dringlich: eine Aufgabe benötigt zu einem gewissen Zeitpunkt Ihre (volle) Aufmerksamkeit

Diese Grundsätze sollten Sie im Hinterkopf behalten, denn sie sind die Basis der nun anstehenden Abschnitte.

Das Eisenhower-Prinzip - So setzen Sie Prioritäten richtig

Nach dieser ausführlichen Einführung möchten wir uns nun der eigentlichen Methode zuwenden. Mit dem bereits erworbenen Wissen können wir uns denken, dass diese Technik Ordnung schaffen soll. Dazu sollen alle anstehenden Aufgaben analysiert und kategorisiert werden. Die Eisenhower-Methode unterscheidet zwischen vier Prioritätenklassen, die in der folgenden Grafik verdeutlicht werden:

prioritaeten richtig setzen

Daraus lassen sich vier Gruppen ableiten:

Wichtig und dringend (A): Diese Kategorie beherbergt Aufgaben, die wichtig sind und gleichzeitig bestenfalls noch heute erledigt werden. A-Prioritäten sollten nicht aufgeschoben, sondern immer als erstes angegangen werden. Dazu gehören zum Beispiel die Bewältigung von Krisen oder Problemen.

Wichtig, aber nicht dringend (B): Bei B-Prioritäten geht es hauptsächlich um Dinge, die zwar wichtig und zielführend sind, aber nicht unbedingt heute erledigt werden müssen. B-Aufgaben sind wichtig, weil sie an Ihrem Erfolg beteiligt sind. Nehmen Sie sich Zeit für diese Tätigkeiten und planen Sie, wann Sie diese durchführen können. Dennoch gilt hier auch: Je früher, desto besser! So könnten manche Probleme sogar vermieden werden.

Unwichtig, aber dringend (C): Zu diesen Prioritäten zählen Aktivitäten, die Sie nicht unbedingt näher zum Ziel bringen, dennoch aber hilfreich und notwendig sind. Seien es Rechnungen, die noch zu überprüfen sind, oder Berichte lesen. All diese Dinge sollten Sie zwar nicht vernachlässigen, ihnen aber auch nicht zu viel Aufmerksamkeit einräumen.

Weder wichtig, noch dringend (D): Mit Tätigkeiten dieser Kategorie sollten Sie sich möglichst gar nicht beschäftigen. Daher delegieren Sie diese Aufgaben an einen anderen Mitarbeiter oder sie landen direkt im Papierkorb. Zu diesem Bereich könnte beispielsweise das Lesen von Werbepost gehören.

Nach diesem Schema können Sie nun Ihre Aufgaben durchgehen und der jeweiligen Kategorie zuordnen.

prioritaeten richtig setzen

TIPP! Nehmen Sie sich Zeit! Wie bereits im Artikel über Zeitmanagement hervorgegangen ist, ist eine ausreichende Planung sinnvoll und erleichtert spätere Arbeitsschritte.

Zusammenfassung & Kritik der Methode

Das Eisenhower-Prinzip soll primär helfen, Ihre Planung strukturiert und langfristig zu gliedern. Dabei ist die Einteilung von den zu erledigenden Aufgaben (Prioritätensetzung) das Herzstück der Methode. Nach der Einteilung in Wichtig und Dringlich wissen Sie bestenfalls nicht nur, wie sich diese Tätigkeiten auf Ihren Erfolg auswirken, sondern auch, wie Sie damit umgehen. Sie können beispielsweise herauslesen, was Sie selbst erledigen oder an einen Kollegen weitergeben. Dabei zählt vor allem der Grundsatz:

Wichtigkeit vor Dringlichkeit!

Außerdem sollten Sie bei Ihrer Planung berücksichtigen, jeden Tag an einer B-Priorität zu arbeiten. Diese sichert, dass Sie Ihrem Ziel stetig näherkommen und bringt letztendlich den gewünschten Erfolg. Dafür ist es essentiell, die Ziele nicht aus den Augen zu verlieren, denn sie sind der Grund, warum Prioritäten gesetzt werden. Lassen Sie sich also nicht ablenken und behalten Sie Ihre Ziele immer im Blick! (Mehr über Ziele erfahren Sie hier → Ziele erreichen).

Dennoch ist anzufügen, dass diese Methode nicht kritikfrei bleibt. In der Theorie erscheint es – wie fast immer – so einfach, Aufgaben zu bewerten. Doch genau in diesem Punkt bleibt die konkrete Durchführung offen. Es wird nicht klar definiert, anhand von welchen Merkmalen Tätigkeiten zu einer Kategorie hinzugefügt werden sollen. Das muss wohl jeder für sich selbst entscheiden. Deshalb ist eine reflektierte Arbeitsweise der Schlüssel zum Erfolg. Seien Sie ehrlich zu sich und verzetteln Sie sich nicht mit Nebensächlichkeiten! Nur so können Sie es schaffen, Ihre Entscheidungen zu optimieren.

Erfolgreiches Zeitmanagement – Zeit ist Geld

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erfolgreiches zeitmanagement zeit ist geld

„Zeit ist Geld“ - Dieser Ausspruch stammt ursprünglich von Benjamin Franklin aus seinem Buch Ratschläge für junge Kaufleute aus dem Jahr 1748. Noch immer ist dieser Grundsatz aktuell, um den sich so manche Zeitmanagement-Seminare, Tutorials, Ratgeber und Wirtschaftsartikel ranken. Doch was hat es damit auf sich? Wann und wie ist Zeitmanagement sinnvoll? Welche Methoden und Techniken gibt es, um meine Arbeitsabläufe hinsichtlich ihrer Produktivität zu steigern? Darum soll es in diesem Artikel gehen.

 

Zeitmanagement – Die Kunst des Organisierens & Strukturierens

Chaos auf der Arbeit? Viel zu viele Aufgaben sind unerledigt? Sie haben keine Zeit für ein Privatleben? Dann sind Sie hier genau richtig! Denn: Das Herzstück des Zeitmanagements ist nichts Anderes als Arbeitsabläufe im Voraus zu planen. Das Ziel ist es, mit einer besseren Planung die Produktivität Ihres Schaffens zu erhöhen. Dabei ist es wichtig abzuwägen, welche Methode für Sie und Ihre Arbeit die passendste ist, mit welcher Technik Sie sich wohlfühlen und am effektivsten Arbeiten können. Wir werden Ihnen später einige dieser Methoden und Techniken vorstellen. Des Weiteren ist es essentiell, dass Sie vorher Ihre Ziele und Prioritäten gesetzt haben (Mehr Informationen über Ziele und Prioritäten erhalten Sie hier → Ziele erreichen & Prioritäten setzen). Auf diese Weise kann ein reibungsloser Ablauf der einzelnen Schritte geplant werden. Bevor wir also mit den eigentlichen Methoden des Zeitmanagements beginnen, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

  • Habe ich meine Ziele bereits klar definiert?
  • Habe ich auch meine Prioritäten so gesetzt, dass ich diese Ziele ohne Umwege erreichen kann?
  • Bemühe ich mich schon um eine sorgfältige Tages-/Wochen-/Monatsplanung?
  • Gibt es Momente, in denen mich ungeplante Verzögerungen schnell aus dem Konzept bringen?

Tipp! Seien Sie ehrlich bei der Beantwortung der Fragen, denn nur so können Problemquellen identifiziert und beseitigt werden!

Nach dieser kurzen Selbstreflexion können wir nun mit den eigentlichen Methoden des Zeitmanagements starten.

 

Erfolgreich „Nein“ sagen

Die Zeit vergeht wie im Flug, und das unwiederbringlich. Sei es ein Tratsch mit Kolleginnen und Kollegen oder weil wir für jemand anderen „schnell etwas erledigen“ müssen. Um in diesen Momenten nicht den Faden zu verlieren, bedarf es ein einziges Wort: „Nein.“

Nein-Sager können tatsächlich ein besseres Zeitmanagement einhalten, indem sie Zeit sparen. Grundvoraussetzung ist wieder, die eigenen Ziele und Prioritäten zu kennen. Wenn eine Kollegin/ein Kollege mit einer weiteren Aufgabe kommt, sollten Sie folgende Analyse anstellen:

  • Trägt diese Aufgabe auch zu meinem Ziel bei?
  • Wie dringlich ist diese Aufgabe?
  • Können wir eventuell einen Termin (später) ausmachen, um diese Angelegenheit zu bearbeiten?

Nein-Sagen muss nicht unhöflich sein. Sie können Ihren Kolleginnen und Kollegen gegenüber Interesse an ihrem Anliegen signalisieren, aber gleichzeitig verdeutlichen, dass Ihr persönliches Zeitmanagement ausgelastet ist.

Tipp! Grundsätzlich gilt der Merksatz: Nein wenn möglich, Ja wenn nötig.

 

Zeitmanagement: Planen, Pausen, Puffer

Ein sinnvolles Zeitmanagement erkennt man vor allem an einer strukturierten Planung. Ob diese handschriftlich oder digital festgehalten wird, bleibt Ihnen selbst überlassen. Wählen Sie den Weg, auf dem Sie sich am wohlsten fühlen. Dennoch sollten Sie Ihre Abläufe schriftlich fixieren. Das bringt folgende Vorteile mit sich:

  • Sie verinnerlichen die einzelnen Schritte
  • Die verfolgten Ziele sind sichtbarer
  • Die Team-Arbeit wird durch strukturierte Handlungsabläufe erleichtert

 

Die Planung

Eine Methode an dieser Stelle ist, einzelne Arbeitsschritte in Blöcke aufzuteilen. Beispielsweise fassen Sie den kompletten Email- und Telefonverkehr in einem Block zusammen und beschäftigen sich eine festgesetzte Zeit nur mit diesen Aufgaben. Wenn Sie wiederum Aufgaben erledigen müssen, welche eine hohe Priorität aufweisen, ist es sinnvoll, störfreie Zeiten einzurichten. Durch eine geschlossene Tür oder ein Schildchen an Ihrem Schreibtisch können Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen erkennbar machen, dass sie Sie nur in Notfällen unterbrechen. Räumen Sie sich pro Tag ungefähr 60 Minuten für derartiges konzentriertes Arbeiten ein und Sie werden sehen, wie dieses Zeitmanagement Ihre Produktivität steigert.

Schließlich sollten Sie auch weitere „Störfaktoren“ wie Mittagspausen, Besprechungen und sonstige Arbeiten, in denen Sie neben Ihrer Kernaufgabe involviert sind, miteinberechnen. Durchschnittlich braucht man 10 Minuten, um die Tagesplanung für den nächsten Tag festzusetzen.

Tipp! Auch die Planungszeit sollte geplant werden!

 

Pausen & Puffer

Pausen und Puffer sollten in Ihrer Planung ebenso vorkommen wie die Erledigung Ihrer Aufgaben. Vor allem Pausen sind wichtig für den menschlichen Organismus, der sich nach einer Konzentrationsphase von ungefähr 90 bis 100 Minuten erst wieder regenerieren muss, um eine aufmerksame Arbeitsweise beibehalten zu können. Eine kurze Pause von 5 bis 10 Minuten reicht aus, um neue Energie für die nächsten 90 Minuten zu tanken. Wie Sie Ihre Pause gestalten, bleibt Ihnen überlassen, ob Sie in die Cafeteria gehen, kurz raus die Füße vertreten, oder ein Magazin lesen wollen. Hauptsache, Sie beschäftigen sich für diese paar Minuten mit was Anderem.

Der letzte hier aufgeführte Punkt ist der der Puffer. In der Theorie hört sich das Zeitmanagement, wenn es denn geplant und strukturiert ist, immer so reibungslos an. Doch das muss es nicht sein, wenn wir keine Zeit für Unerwartetes einplanen. Dabei geht man in der Regel nach dem 60/40 Prinzip. 60% der Arbeitszeit sollten Sie mit Ihren Aufgaben einplanen, wobei 40% für Unerwartetes dazukommen. So garantieren Sie, dass, falls etwas Unerwartetes dazwischenkommt, Sie nicht gleich aus dem Konzept gebracht werden. Auch hilft wie im vorherigen Teil beschrieben, gewisse Arbeiten zu bündeln, anstelle von Arbeiten so zu erledigen, wie sie gerade anfallen.

 

Von To-Do- und Checklisten

Fast jeder hat sie schon einmal gebraucht: Check- und To-Do-Listen. Auch sie finden in einem erfolgreichen Zeitmanagement Anwendung. Dabei sind diese beiden Listentypen zunächst voneinander zu unterscheiden. To-Do-Listen geben einen Gesamtüberblick über die zu erledigenden Aufgaben. Sie erläutern keine einzelnen Arbeitsschritte, sondern plakatieren jeweils die Aufgabe mit einer Kernüberschrift. Aus der To-Do-Liste soll ein Überblick über alle anstehenden Aufgaben hervorgehen.

Die Checkliste dagegen beschäftigt sich mit einzelnen Schritten im Detail. Sie gibt eine Übersicht über alle Teilaufgaben, die zu einer Gesamtaufgabe dazu gehören. So kann beispielsweise eine Checkliste für ein Meeting erstellt werden, in der hervorgeht, dass zuvor das Meeting in folgenden Punkten vorbereitet werden muss:

  • Ist der Raum reserviert?
  • Ist die erforderliche Technik vorhanden?
  • Sind alle Beteiligten eingeladen?
  • Ist eine Tagesordnung erstellt?
  • Haben alle Kolleginnen und Kollegen die Unterlagen erhalten?

Die Erfahrung bestätigt, dass To-Do- und Checklisten einige Vorteile bringen: Sie mindern das Fehler-Risiko, verdeutlichen die Nachvollziehbarkeit einzelner Schritte, tragen zur Automatisierung von Arbeitsprozessen bei und sparen letztendlich Zeit. Wichtig ist vor allem, dass To-Do-Listen nicht mit einem Kalender verwechselt werden. In einer To-Do-Liste haben Adressen, thematische Notizen oder Termine keinen Platz! Unterscheiden Sie streng zwischen Ihrem Kalender und einer To-Do-Liste, ansonsten läuft Ihr Zeitmanagement die Gefahr, im Chaos zu versinken.

 

All diese Punkte bestätigen immer wieder folgenden Leitsatz:

Zeitmanagement ist Selbstdisziplin!

Durch Ihre innere Einstellung und Motivation bestimmen Sie das Zeitmanagement erheblich. Den schlimmsten Fehler, den Sie dabei machen können, ist, Situationen nicht zu analysieren. So kann es passieren, dass wenn wir Fehler machen, wir nicht daraus lernen.

Ziele erreichen – Mit Übung zum Erfolg

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ziele erreichen mit uebung zum erfolg

Dieser Artikel widmet sich der erfolgreichen Zielsetzung. Sie kennen vielleicht den ein oder anderen Menschen, der seine Ziele absichtlich viel höhersteckt, als nötig. Dadurch würde er angespornt und mit dem zufrieden, was er tatsächlich realisieren konnte. Diese Vorhaben aber sind unrealistisch und führen im schlimmsten Fall zur Frustration und Demotivation. Andere Beispiele zeigen, dass unzureichend definierte Ziele keinen oder kaum Erfolg bringen. Man weiß ja schließlich nicht genau, was man erreichen möchte. So geraten wir schnell in einen Kreislauf der Ziellosigkeit, der über ausbleibende Erfolgserlebnisse letztendlich bei einem verminderten Selbstwertgefühl landen kann.

Warum Ziele wichtig sind

Damit all das nicht passiert, beschäftigen wir uns nun detaillierter mit den Zielen an sich, deren Planung und Durchführung.
Ziele sind tatsächlich ein wichtiger Bestandteil unseres Lebens. Denn Sie motivieren uns, unsere Wünsche zu verwirklichen und am Ball zu bleiben. Wenn wir ein Ziel erreicht haben, nehmen wir es als sehr positiv und angenehm war. All das bewirkt, dass unser Selbstvertrauen gestärkt wird und wir motiviert sind, mit der neuen Energie weiterzumachen. Derartige Bestreben machen uns also glücklich und steigern unsere Motivation.
Doch wir müssen differenzieren, denn Ziele sind nicht gleich Ziele. Sind sie zu leicht zu erreichen, bleibt das Glücksgefühl bei Abschluss eines Projekts aus. Sind sie unerreichbar, werden wir ab einem gewissen Punkt frustriert. Diese Tatsache allein gibt schon einen Hinweis darauf, wie Ziele strukturiert sein sollten, damit wir sie bis zum Erfolg verfolgen.

Wie Ziele sein sollten: Die S.M.A.R.T. – Methode

Zunächst sollten wir festhalten, dass Ziele Charaktereigenschaften haben. Es ist für uns wichtig, dass sie bestimmte Merkmale erfüllen, damit der gewünschte Erfolg erreicht wird. Eine bewährte Methode ist die sogenannte S.M.A.R.T. – Methode. Dieses Akronym setzt sich aus den folgenden Wörtern zusammen:

Specific Measurable Accepted Realistic Timely

Mit dieser Methode können Sie Ihre Ziele eindeutig planen, formulieren und letztendlich erreichen. Beginnen wir nun die einzelnen Bestandteile dieser Technik zu betrachten.

Die S.M.A.R.T. – Methode im Detail

Specific

Zunächst betrachten wir den ersten Bestandteil des Akronyms, das Wort Specific. Er bezieht auf eine eindeutige Formulierung des Ziels/der Ziele. In diesem Fall reicht es nicht, sich irgendwelche Absichten einfach zu überlegen und im Kopf rumschwirren zu lassen. Im Gegenteil, Sie sollten sich Ihre Ziele aufschreiben. Das schafft nicht nur gedankliche Klarheit, sondern regt auch zu weiteren Fragen bezüglich des Vorgehens an. Das Ziel ist damit nicht mehr nur eine abstrakte Idee, sondern wird zunächst auf dem Papier (oder Bildschirm) real.

Measurable

Das zweite Kriterium ist, dass Ziele messbar (Measurable) sein sollten. Das dient vor allem der Kontrolle der Zielerfüllung. Die Messbarkeit ist dann gegeben, wenn sich Ihr Vorhaben mit den sogenannten W-Fragen definieren lassen:

ziele erreichen mit uebung zum erfolg fragezeichen

Ein Beispiel für diesen Punkt wäre das Ziel, eine neue Sprache zu lernen. Ein eher unglücklich formuliertes Ziel ist demnach: „Ich will eine Sprache lernen.“ Dieses Ziel ist nicht eindeutig formuliert, es bleiben viele Fragen offen. Hier wirkt das Ziel eher wie eine impulsive Laune, die von einer konkreten Planung noch weit entfernt ist.
Im Gegensatz dazu ein deutlich besser formuliertes Ziel: „Ich möchte einmal die Woche an der Volkshochschule einen Sprachkurs belegen, um meine Interessen am jeweiligen Land zu vertiefen.“ Mit diesem Satz kann man auf alle oben genannten Fragen eine Antwort finden. Das Ziel wirkt konkreter und greifbar und erleichtert damit auch die Zielplanung erheblich.

Accepted

Der nächste Bestandteil ist das Wort Accepted. Hierbei ist es entscheidend, dass alle involvierten Personen das Ziel als solches anerkennen und der Zielführung beisteuern. Ein persönliches Interesse an der Erfüllung des Vorhabens sollte bei jedem einzelnen gegeben sein. Denn nur auf diese Weise sind alle Beteiligten motiviert, positiv zum Anliegen beizutragen.

TIPP! Verzichten Sie bei der Formulierung der Ziele auf negative Ausdrücke und Verneinungen! Beispiel:
!Nicht! „Wir wollen nicht wenig erreichen!“
Sondern „Wir wollen viel erreichen!“
So formulieren Sie Ihre Ziele positiv motivierend.

Realistic

Des Weiteren ist es wichtig, die Ziele realistisch (Realistic) festzulegen. Es gibt immer wieder Fälle, bei denen sich die Verantwortlichen verschätzt haben, sodass Ziele aus finanziellen, administrativen oder organisatorischen Gründen verfehlt wurden. Bei einer ausreichenden Planung sollten eben diese Fehleinschätzungen vermieden werden. Um die Umsetzbarkeit eines Ziels zu überprüfen, ist es notwendig, die vorhandenen Fähigkeiten zu überprüfen. Schauen Sie sich Ihr Team an und bewerten Sie, wie die einzelnen Mitglieder zur Erfüllung des Ziels beitragen können. Wer unterstütz Sie darin, Ihre Ziele zu erreichen? Welche Stärken und Schwächen bringen sie mit? Derartige Fragen sollten Sie sich stellen, um die eigentliche Teamarbeit bestmöglich vorzubereiten.

TIPP! Auch hier ist Motivation der Schlüssel zum Erfolg. Stimmen Sie Ihr Team positiv ein, sodass sie ein eigenes Interesse an Ihrem Projekt entwickeln!

Timely

Der letztgenannte Punkt bei dieser Methode ist die Zeit (Timely). Hierbei sollten Sie sich gründlich überlegen, in welchem Zeitrahmen die Zielerfüllung stattfinden soll. Grundsätzlich werden drei Arten von Zielen unterschieden:

ziele erreichen mit uebung zum erfolg ziele
  • Kurzfristige Ziele: Sie bilden die Basis für das Erreichen größerer Ziele. Dabei beziehen sie sich auf die nahe Zukunft. Zeithorizont von 2-6 Monaten.
  • Mittelfristige Ziele: Sie schaffen Tendenzen und weisen die Richtung, in der Sie sich mit Ihrem Projekt bewegen. Gleichzeitig sollen Transparenz schaffen. Zeithorizont von 1-5 Jahren.
  • Langfristige Ziele: Sie bilden die eigentliche Vision des Vorhabens und beantworten das „Warum?“. Damit sind sie der Motor der Bemühungen. Zeithorizont von 3-10 Jahren.

Wenn Sie dabei sind, alles zu formulieren, ist es in zeitlicher Hinsicht sinnvoll, Ihr Vorhaben von oben nach unten runter zu brechen. Beginnen Sie zunächst mit den langfristigen Zielen und beantworten Sie folgende Frage:

Was will ich mit diesem Projekt erreichen?

Wenn Sie dieses langfristige Ziel ausgearbeitet haben, können Sie sich mit den mittelfristigen Zielen beschäftigen. Dabei sollten Sie auf diese Frage eine Antwort finden können:

Was will ich innerhalb der nächsten 1-5 Jahre erreichen?

Nachdem auch diese Etappe klar definiert ist können Sie sich nun an die kurzfristigen Ziele wenden und diese mit folgender Frage bearbeiten:

Was will ich in den nächsten Monaten erreichen?

Auf diese Weise gehen Sie strukturiert an Ihr Projekt und zerlegen die einzelnen Schritte sinnvoll und logisch aufeinander aufbauend.

TIPP! Werden Sie nicht ungeduldig! Es besteht sonst die Gefahr, wichtige Details zu vernachlässigen. Erfolgreiche Ziele brauchen Ihre Zeit!

(Mehr Tipps zum Thema Zeitmanagement finden Sie hier → Zeitmanagement).

 

Résumé

Nach dieser Betrachtung wird schnell sichtbar, dass deutlich formulierte Ziele ein wichtiger Grundsatz für Erfolg sind. Denn ohne sie können wir keine sinnvollen Pläne festmachen. Um außerdem Fehler zu vermeiden, ist es wichtig, die eigenen Interessen immer wieder zu hinterfragen und gegebenenfalls neu zu definieren. Reflektieren Sie stetig, ob alle durchgeführten Handlungen auch tatsächlich zur Zielerreichung beitragen (Erfahren Sie mehr über Prioritäten → Prioritäten setzen). Dabei ist eine ganzheitliche Betrachtung des Ziels die Basis jeder Zielsetzung.

44 Möglichkeiten, neue Kunden zu gewinnen

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LernenSie,wiemanneueKundengewinntmitdenhierMöglichkeiten!

Neue Kunden benötigt jedes Unternehmen. Denn nur durch neue Kunden erreicht man das gewünschte Wachstum. Letztendlich gibt es viele Wege, neue Kunden zu akquirieren. Davon haben wir für Sie die 44 effektivsten Wege zusammengefasst. Erweitern Sie schon morgen Ihren Kundenstamm!

Verkauf

1. Bieten Sie Workshops zu Ihrem Produkt / Thema an

2. Veranstalten Sie Aktionen wie "10€ für eine Empfehlung"

3. Bieten Sie Seminare zu Ihrem Produkt / Thema an

4. Treten Sie als Gastredner auf einem Kongress oder Konferenz auf

5. Machen Sie Telefonakquise (Mehr zu diesem Thema → Telefon-Akquise)

6. Reaktivieren Sie Ihre alten Kunden

7. Kommen Sie als Experte in eine Fernseh- oder Radiosendung

8. Starten Sie Loyalty Programme für Ihre Kunden

9. Bieten Sie zinslose Ratenzahlungen an

10. Nehmen Sie an Messen teil

11. Gehen Sie Partnerschaften mit anderen Unternehmen ein und nutzen ihre Kundendatenbank für Ihre Werbung

12. Bieten Sie einen Bonus für eine Weiterempfehlung Ihren vorhandenen Kunden an

13. Erstellen Sie Gutscheine

14. Platzieren Sie einen Eyecatcher (Reklametafel) vor Ihrem Geschäft

15. Stellen Sie einen Verkäufer ein

 

Online

16. Erstellen Sie eine Homepage

17. Vergeben Sie CPA / CPO Aufträge (Cost per Acquisition / Cost-Per-Order). Nutzer erhalten Geld für eine bestimmte Tätigkeit oder Bestellung

18. Erstellen Sie eine Sozial Media Gruppe und posten Sie wertvolle und interessante Beiträge

18. Suchen Sie Online Portale, auf denen Sie Ihr Produkt / Ihre Dienstleistung anbieten können

20. Schalten Sie Werbung bei Suchmaschinen

21. Erstellen Sie einen YouTube Channel

22. Verkaufen Sie bei eBay / Amazon und Co.

23. Schalten Sie Anzeigen bei eBay Kleinanzeigen

24. Schalten Sie Banner auf Webseiten, die von Ihren potenziellen Kunden besucht werden

25. Schalten Sie Werbung in den Sozialen Medien

26. Schalten Sie Werbung bei YouTube

27. Optimieren Sie Ihre Homepage für Suchmaschinen

28. Erstellen Sie Landingpages

 

Produktivität

29. Motivieren Sie Ihre Verkaufsmitarbeiter mit Provisionen

30. Eröffnen Sie neue Filialen

31. Vergeben Sie Partnerprogramme (Affiliate)

32. Vergeben Sie Boni für Verkäufe an Ihre Mitarbeiter

 

Werbung / Marketing

33. Starten Sie "Ausverkauf" oder "Alles-Muss-Raus"-Kampagnen

34. Machen Sie Werbung im Fernsehen

35. Machen Sie lokale / regionale Werbung

36. Schreiben Sie ein Buch

37. Machen Sie Werbung in Printmedien

38. Schreiben Sie einen Beitrag für eine Zeitung oder Magazin

39. Veranstalten Sie Gewinnspiele auf Messen

40. Machen Sie Werbung mit Flyern

41. Verschenken Sie eine Basisversion von Ihrem Produkt / bieten Sie kostenlose Proben an

42. Versenden Sie postalische Werbung

43. Machen Sie Werbung im Radio

44. Veranstalten Sie ein Gewinnspiel