Organisation & Produktivität Archives • Professionelle Ghostwriter

Moderne und ergonomische Stühle für Ihre Räumlichkeiten

6 September 20186 September 2018 by Helpdesk

Moderne und ergonomische ASS Stühle und Tische

Es ist wichtig, dass sich alle auf Anhieb in Ihren Räumlichkeiten wohl fühlen. Dazu gehört natürlich eine moderne, hochwertige und ansprechende Einrichtung. Mit den Möbelstücken der ASS Einrichtungssysteme GmbH, setzen Sie komplett neue Maßstäbe und vertrauen einer jahrelangen Firmentradition. Das Unternehmen wurde bereits vor über 80 Jahren gegründet und hat sich in den letzten Jahrzehnten zu einem der führenden Anbieter für Möbelstücke entwickelt. Auffällig ist, dass das Sortiment regelmäßig erweitert und erneuert wird. Das Unternehmen ist in erster Linie für seine Materialien bekannt. Sehr beliebt ist dabei das nahezu unzerstörbare Pagholz, welches natürlich bei den vielen Stühlen und anderen Einrichtungsgegenständen verwendet wird. Ob nun eher dezent, modern oder luxuriös, bei der ASS Einrichtungssysteme GmbH werden Sie mit Gewissheit die passenden Möbelstücke für Ihre Räumlichkeiten finden.

Umfangreiches Produktangebot - ASS setzt auf individuelle Klasse zu fairen Preisen

Vor etwa 80 Jahren hat Adam Stegner ein Sägewerk gegründet. Mit damals noch 15 Mitarbeitern, wurden verschiedenste Einrichtungsgegenstände gefertigt. Mit Hauptsitz in Oberfranken, werden die Stühle und Tische heute in vielen Regionen Deutschlands und auch in zahlreichen europäischen Ländern vertrieben. Ob in einer Schule, Bibliothek oder in einem anderen öffentlichen Gebäude, sicherlich haben auch Sie schon einmal auf einem ASS Stuhl Platz genommen. Moderne und ergonomische Stühle finden Sie auf der Seite www.ass.de

Auf der Website erhalten Sie ebenso einen sehr guten Eindruck über das komplette Produktangebot von ASS. Sie benötigen neue Stühle, Tische, Tafeln oder Schränke? Mit den Möbelstücken von ASS werden Sie mit Sicherheit sehr zufrieden sein. Neben einer sehr guten bildlichen Darstellung, erhalten Sie natürlich auch viele technische Details zu den einzelnen Produkten aus dem vielfältigen Sortiment. Sehr gerne beraten Sie die Mitarbeiter auch persönlich. Vereinbaren Sie hierfür ganz einfach telefonisch oder schriftlich einen Termin. Die Mitarbeiter von ASS unterbreiten Ihnen sehr gerne ein unverbindliches Angebot wenn es um die Einrichtung eines Raumes geht.

Qualität muss nicht teuer sein

Das Unternehmen ASS achtet natürlich bei der Fertigung der Büromöbel sehr strikt auf die Verwendung von hochwertigen Materialien. Dabei ist auch festzuhalten, dass Qualität nicht immer mit hohen Kosten in Verbindung stehen muss. Sie werden überrascht sein, wie günstig eigentlich erstklassige Qualität aus Deutschland sein kann. Sämtliche Stühle und Tische werden vor dem Verkauf natürlich sehr streng geprüft und Sie erhalten lediglich Produkte, welche den hohen firmeneigenen Vorschriften gerecht werden. Schauen Sie sich jedoch in aller Ruhe auf der zuvor genannten Website um und lassen Sie sich von der Qualität aus Deutschland einfach überzeugen.

Brainstorming – Neue innovative Ideen sammeln

12 Januar 201812 Januar 2018 by Makis Community

Brainstorming findet als Methode zur Ideenfindung große Bekanntheit. Innerhalb einer Gruppe wird zum Sturm auf ein Problem das Gehirn benutzt (engl. using the brain to storm a problem). Die deutsche Übersetzung des ursprünglich englischen Ausspruchs tut sich schwer, weshalb das Brainstorming wohl eher mit einer „Denkrunde“ oder „Ideensammlung“ erklärt werden sollte. Man kennt diese Methode insbesondere aus dem Bereich der Werbung. Sie findet aber auch in anderen Branchen Anwendung. Wie Sie erfolgreich brainstormen können, lesen Sie in diesem Beitrag.

Brainstorming – Der Einstieg

Das Brainstorming findet innerhalb einer Gruppe statt. Achten Sie darauf, dass die Anzahl der Beteiligten weder zu groß, noch zu klein ist. Es hat sich bewährt, dass eine Gruppe zwischen 5-8 Personen ideal für dieses Vorhaben ist. Bei nur wenigen Personen besteht die Gefahr, nicht die gewünschte Innovation und Kreativität zu erlangen. Sind zu viele Personen involviert, ist eine Entscheidungsfindung sehr mühsam.

TIPP! Mischen Sie (wenn möglich) Experten mit Laien! Sie werden sehen, dass durch verschiedene Ansichtsweisen neue Ideen aufkommen!

Wer in dieser Konstellation nicht fehlen darf, sehen Sie hier →Persönlichkeitstypen)

Nachdem die Beteiligten feststehen, klärt die Gruppenleitung die Mitglieder über das vorliegende Problem auf. Meist geschieht das durch eine Präsentation. Sie klären grundlegende Fragen, sodass auch teilnehmende Laien das Problem ausreichend verstehen. Wichtig ist, dass die Problemstellung nicht zu weit gefasst ist. „Wie können wir mehr Gewinn erzielen?“ ist schon zu allgemein gehalten. Die Frage: „Wann sollen wir Frau Mustermann zurückrufen?“ dagegen wäre selbstverständlich zu spezifisch. Des Weiteren steht schon vorher fest, ob das Brainstorming moderiert wird oder nicht. Die Ernennung eines Protokollanten ist sehr sinnvoll, damit keine Ideen verloren gehen.

Schritt 1: Ideen finden

Die eigentliche Ideenfindung findet anschließend statt. Dazu sollen die Teilnehmer spontan auf das Problem reagieren. Idealerweise lassen sie sich von den Aussagen der anderen inspirieren, sodass neue Lösungsansätze entstehen. Der Protokollant schreibt zunächst alle Ideen auf. Wichtig ist hierbei, dass nur die Ideen zählen, nicht deren Wertung oder Kommentare. Dies ist beim Brainstormen sogar unerwünscht! Denn auch aus Vorstellungen, die zunächst unsinnig erscheinen, können innovative Ideen entstehen. Deshalb sollten bei der Denkrunde möglichst wenig Regeln bestehen. Es ist zunächst alles erlaubt, was der Phantasie entspringt. Ohne Wertungen und Beurteilungen kann jeder Gedanke auch im rohen Zustand geäußert werden.

Schritt 2: Ideen strukturieren

Nach einer kurzen Pause geht die Gruppe sämtliche Ideen nochmals durch und diskutiert. Normalerweise werden in diesem Schritt keine neuen Vorschläge mehr aufgenommen, sondern an den vorhandenen Ergebnissen gearbeitet. Im Gegensatz zum vorherigen Schritt ist nun eine Wertung und Beurteilung erlaubt, ja sogar erwünscht. Die Beteiligten diskutieren die einzelnen Punkte nicht nur, sondern auch thematisch sortiert und gegebenenfalls von der Liste gestrichen. Dies beurteilen die Beteiligten anhand dessen, wie problemnah die Lösungsansätze sind. Ob bei diesem Schritt die gleiche Gruppe agiert wie schon im vorherigen, bleibt Ihnen überlassen. Sie können alternativ auch nur Fachexperten daran arbeiten lassen.

Warum Brainstorming wichtig ist

Brainstorming ist eine kreative Methode, um neue innovative Einfälle zu finden. Gerade das Argument der Gruppendynamik ist vielversprechend. Dabei entstehen innovative Vorschläge durch ein Gespräche und Diskussionen. Meist geht das auch mit einer gesteigerten Motivation einher, die die Gesprächspartner während den Diskussionen erfahren. Natürlich besteht auch die Gefahr, dass sich die einzelnen Beteiligten im Gespräch blockieren und kaum eine Diskussion zulassen. Um die Kreativität jedes einzelnen nicht zu hemmen, ist es durchaus sinnvoll, die Mitglieder der Denkrunde mit Zettel und Stift auszustatten. So können sie andere ausreden lassen und ihre Ideen zu Ende denken, bevor ein neuer Vorschlag in den Raum geworfen wird. Außerdem sollte es allen Mitarbeiter klar sein, dass es sich beim Brainstorming nicht um Überzeugungsarbeit handelt. Es geht zunächst darum, Ideen zu sammeln. Eine Gewichtung findet erst später statt. Deshalb sollten alle wissen, dass jede Idee die gleichen Chancen hat.

SWOT-Analyse – Stärken & Schwächen, Chancen & Risiken

11 Januar 2018 by Makis Community

Besonders für junge Unternehmen ist deine Analyse der eigenen Stärken und Schwächen gebräuchlich. Meist wird hierfür die aus der BWL stammende SWOT-Analyse herangezogen. Mit dieser Methode können Sie schnell einen Überblick über Strenghts (Stärken), Weaknesses (Schwächen), Opportunities (Chancen) und Threats (Risiken) erlangen. Doch nicht nur für Start-Ups ist das interessant. Auch für etablierte Unternehmen sollte es selbstverständlich sein, sich mit den eigenen Stärken und Schwächen zu beschäftigen. In diesem Artikel stellen wir Ihnen diese Methode vor.

Aufbau der SWOT-Analyse

Die SWOT-Analyse aus vier verschiedenen Kategorien, die bestenfalls in einer Matrix veranschaulicht werden können. Dabei wird neben einer Marktanalyse (=externe Analyse) eine Unternehmensanalyse (=interne Analyse) herangezogen. Bei der externen Analyse geht es hauptsächlich um Umwelteinflüsse, die den Markt verändern. Darunter fallen beispielsweise fortschrittliche Technologien, neue Rechtsprechungen oder soziale Anpassungen. Die externe Analyse beinhaltet die Punkte Opportunities (Chancen) und Threats (Risiken). Sie bilden das Gerüst, in dem das Unternehmen die interne Analyse anstellen wird. Denn diese bezieht sich ausschließlich auf die Kapazitäten des Unternehmens. Genauer gesagt geht es hier um die Strengths (Stärken) und Weaknesses (Schwächen). Was sind die Probleme in Ihrem Unternehmen? Gleichzeitig aber auch: In welchem Feld sind Sie sogar Pionier?

(Schauen Sie auch hier → Ziele erreichen)

TIPP! Machen Sie sich Notizen zu den einzelnen Wörtern des SWOT-Akronyms!

Mögliche Fragen zur Recherche:

Interne Analyse (Stärken & Schwächen):

Wo waren Sie in der Vergangenheit (besonders) erfolgreich?
Was hat dagegen nicht gut funktioniert?
Welche Maßnahmen trugen zum Erfolg bei?
Was dagegen fiel schwer?
Welche Qualitäten unterscheiden Sie von Ihren Mitbewerbern?
Warum entscheiden Sie manche Kunden doch für einen Konkurrenten?

Externe Analyse (Chancen & Risiken):

Welche Möglichkeiten bietet der Markt noch an?
Wo lauern Gefahren?
Welche Chancen bietet die Zukunft?
Was denken Sie: welche Aktivitäten erwarten Sie von Ihren Konkurrenten?
Gibt es aktuelle Trends und wie beeinflussen sie das Geschehen?
Welche Entwicklungen können sich negativ auf Ihr Geschäft auswirken?

Nachdem Sie sich über die einzelnen Punkte ausreichend Gedanken gemacht haben, ist es nun an der Zeit, diese darzustellen. Am besten fertigen Sie hierzu eine eigene Grafik an, die beispielsweise so aussehen könnte:

Suchen Sie dabei Punkte aus Ihren Stärken, die sich mit denen aus den Chancen verbinden lassen. So können Sie Ihre Stärken weiter ausbauen, indem Sie weiteres Potenzial nutzen. Gleichzeitig sollten Sie sich Maßnahmen überlegen, wie Sie die Risiken des Marktes mit Ihren Stärken kompensieren können. Das gleiche Vorgehen stellen Sie mit den Schwächen an. So erhalten Sie am Ende in der Matrix eine mögliche Reaktion auf die bisherigen Zustände. Mit einer weiteren Grafik können Sie diese veranschaulichen:

Zweck der SWOT-Analyse

Hier kann man den Zweck der SWOT-Analyse nun deutlich erkennen. Die Kombination der vier Kategorien zeigt deren Zusammenhänge offen vor. Nun ist es an der Zeit, die richtigen Fragen zu stellen, damit Sie Ihren Handlungsspielraum erkennen. Beispiele hierfür wären:

Wie können durch Stärken die Chancen weiter optimiert werden?
Welche Bereiche könnte Ihr Unternehmen erweitern, um potentielle Marktanteile zu erhalten?
Könnten sich manche Schwächen zu Stärken entwickeln?
In welchen Bereichen sollte Ihr Unternehmen noch aufholen?
Welche Risiken können mit welchen Stärken kompensiert oder sogar abgewendet werden?
In welchen Bereichen treffen Schwächen auf Gefahren?
Welche Maßnahmen sollten komplett vermieden werden?

Auf diese Art und Weise schaffen Sie es nun, die vier verschiedenen Begriff zu kombinieren und erste Lösungsansätze sichtbar zu machen. Beachten Sie allerdings, dass es sich hierbei nicht um eine vollends entwickelte Strategie handelt. Vielmehr geht es um eine Analyse, die eine Momentaufnahme darstellt. Darauf aufbauend können richtige Strategien entwickelt und verfolgt werden.

Fehler & Probleme bei der SWOT-Analyse

Damit die SWOT-Analyse erfolgreich ist, sollten Sie einige Fehler vermeiden. Zum einen ist es wichtig, dass Sie das Ziel, welches Sie erreichen wollen, genau definieren. Denn alle Maßnahmen, die Sie sich mit der SWOT-Analyse überlegen, sollten auf genau dieses Ziel hinarbeiten. Seien Sie dabei ehrlich zu sich selbst! Insbesondere dann, wenn es um die Analyse der eigenen Stärken und Schwächen geht.

Des Weiteren ist es wichtig, dass Sie die externen Chancen nicht mit Ihren eigenen Stärken verwechseln. Chancen beziehen sich im Rahmen der Analyse auf das Potenzial des Marktes und klammern das Unternehmen zunächst aus. Beispiele wären hier neue Kunden oder Marktlücken, die noch nicht erschöpft sind.

Außerdem erhalten Sie nach der SWOT-Analyse ein unbewegtes Bild von Ihrem Unternehmen in der gegebenen Marktsituation. Es ist keine historische Aufzeichnung über eine Entwicklung, sondern eine Momentaufnahme. Seien Sie sich dessen bewusst!

Zuletzt sei zu erwähnen, dass bei dieser Methode keine Priosisierung stattfindet. Das bedeutet, dass die einzelnen Punkte ungewichtet analysiert werden. Die Priosisierung der Maßnahmen bleibt Ihnen ganz individuell überlassen, je nachdem wie Sie die Ziele und Prioritäten definieren (Sehen Sie hier → Prioritäten setzen).

Zusammenfassung

Die SWOT-Analyse ist ein nützliches Instrument, um eine Momentaufnahme vom jetzigen Zustand zu erhalten. Sie zeigt – wenn ehrlich geantwortet – die Stärken und Schwächen, sowie die Chancen und Risiken in Ihrem Arbeitsumfeld auf. Das bietet eine solide Grundlage, um Strategien aufzubauen oder bereits etablierte Maßnahmen zu modifizieren. Ob dieses theoretische Modell in der Praxis reibungslos Anwendung findet, ist umstritten. Denn meist ist eine genaue Abgrenzung der vier Bereiche schwieriger als gedacht. Dennoch sollte es nicht schaden, sich mit den gegebenen Fragen zu beschäftigen und diese als Grundlage zum Aufbau einer Strategie herzunehmen.

Erfolgreicher Umgang mit Feedback

5 Januar 2018 by Makis Community

Im Deutschen benutzen wir ganz verständlich die (englische) Phrase „Feedback geben“, insbesondere in solchen Situationen, wenn wir anderen Menschen rückmelden wollen, wie sie etwas geschafft haben. Es geht dabei also um eine Bewertung, denn eine Rückmeldung kann positiv oder negativ sein. Feedback ist deshalb so entscheidend, da Sie auf Fehler/Probleme hingewiesen werden können, die Ihnen sonst nicht aufgefallen wären. Dennoch sollte gesagt werden, dass nur eine faire und konstruktive Analyse zu einer solchen Problembehebung führt. Gleichzeitig ist es aber genauso wichtig, dass eine konstruktive Rückmeldung auch angenommen wird. Wie können Sie also aus Feedback lernen?

Von der Selbst- zur Fremdwahrnehmung

Feedback ist quasi das Gegenstück zur Selbstwahrnehmung. Denn hierbei bewerten Sie nicht sich selbst, sondern Verhaltensweisen von anderen Menschen (Mehr zu verschiedenen Persönlichkeitstypen finden Sie hier → Persönlichkeitstypen). Oft ist das Geben von Rückmeldungen mit hoher Sensibilität verbunden, da Sie nicht nur positive und erfolgreiche, sondern auch negative Eindrücke ansprechen. Deshalb ist es umso wichtiger, sich ausreichend mit der Thematik auseinander zu setzen, um mögliche Schwierigkeiten zu vermeiden.

Regeln für den Feedback-Geber

Formulieren Sie Ihr Anliegen klar und sachlich. Dazu gehört vor allem, den Feedback-Nehmer nicht mit Vorwürfen zu überschütten. Vermeiden Sie beispielsweise Phrasen wie: „Sie sind immer so dominant“, sondern sagen Sie stattdessen: „Nachdem Sie sich so geäußert haben, wollte sich der Kollege nicht mehr beteiligen“.
Vermeiden Sie Du-Botschaften! Zeigen Sie dem Feedback-Nehmer nicht durch Formulierungen wie „Du hast …“ die Fehler auf, sondern sagen Sie besser: „Ich habe das so wahrgenommen“.
Beginnen und enden Sie mit positiven Punkten. Das verhindert eine Frustration und motiviert den Kollegen, an den Schwachstellen zu arbeiten.
Zeigen Sie auch, dass Sie bereit sind, Feedback anzunehmen. Durch einen solchen Austausch kommen vielleicht sogar neue innovative Ideen zum Vorschein, an die Sie bisher noch nicht gedacht haben.
Vergewissern Sie sich, dass der Feedback-Nehmer Ihre Kritikpunkte auch wirklich versteht. Reden Sie deshalb nicht um den heißen Brei, sondern sagen Sie präzise, was Ihnen auffiel.

Regeln für den Feedback-Nehmer

Hören Sie genau zu und lassen Sie den Feedback-Geber aussprechen. Stellen Sie Ihre Fragen direkt, falls Sie etwas nicht verstehen sollten.
Normalerweise ist es während eines solchen Gesprächs nicht notwendig, sich für sein Verhalten zu rechtfertigen oder gar zu entschuldigen. Denn Rückmeldungen sind dazu da, um bisheriges Verhalten zu analysieren und anschließend zu optimieren.
Wenn die Rückmeldung nicht nur positiv ausfällt, sollte der Feedback-Nehmer mitteilen, wenn es ihm zu viel wird. Es ist sinnvoll, zunächst mit dem Gehörten zu arbeiten und später weitere Schritte zu klären.
Bedanken Sie sich am Ende für die Eindrücke und sehen Sie es positiv. Denn auch aus Fehlern kann man lernen. Seien Sie also motiviert, die erforderlichen Arbeitsschritte zu optimieren.

Zusammenfassung

Im Idealfall trägt eine konstruktive Kritik zur Optimierung des Kommunikationsprozesses in Ihrem Unternehmen bei. Es hilft beispielsweise, Ziele zu erreichen (Schauen Sie hier → Ziele erreichen), mögliche Missverständnisse zu klären und die Zusammenarbeit zu verbessern. Denn durch die persönliche Einschätzung aller Beteiligten eines Projekts können Fehler vermieden werden und gleichzeitig die Stärken und Schwächen sichtbar gemacht werden. Auch das Vertrauen innerhalb der Gruppe wird gestärkt, was sich wiederum positiv auf das Arbeitsklima auswirken kann. Dennoch sollten Sie sich an gewissen Regeln halten. Im Folgenden wir zwischen dem Feedback-Geber und Feedback-Nehmer unterschieden.

Dennoch ist nicht garantiert, dass wenn Sie sich an alle dieser genannten Regeln halten, das Anliegen auch positiv aufgenommen wird. Es ist und bleibt ein sensibler Bereich. Das wichtigste ist aber, dass Sie durch diese Regeln wissen, dass Sie alles getan haben, um das Feedback konstruktiv zu gestalten.

Misserfolge – Wie Sie aus einem Fehler lernen können

18 Dezember 201711 Dezember 2017 by Makis Community

Misserfolge miteinemFehlerrichtigumgehen

Dass das (Berufs-)Leben nicht nur aus Höhen besteht, dürfte jeder Mensch früher oder später erfahren haben. Zum Beispiel, wenn Sie sich sicher waren, dass Sie top vorbereitet eine Präsentation halten, sorgte Ihr Lampenfieber für einen Blackout. Hinzu kommt, dass die Technik verrückt spielte und Ihr Vortrag letztendlich zu einer reinen Katastrophe wurde. Die tagelange Vorbereitung hat sich nicht bewährt. Derartige Erfahrungen werden Sie bestimmt kennen, denn manchmal verläuft es einfach nicht so, wie man sich es vorgestellt hat. Die entscheidende Frage ist dann, wie man mit einer „Pleite“ umgeht. Der folgende Artikel handelt von 3 verschiedenen Ratschlägen, wie Sie mit Misserfolgen umgehen lernen. Diese Herangehensweise ist eine Positive und basiert auf dem Leitgedanken, aus Fehlern lernen zu können.

1. Aus einem Fehler lernen

Der wohl gängigste Ratschlag, wenn es um die Verarbeitung von Misserfolge geht, ist wohl das Lernen aus Fehlern. Das klingt zunächst abgedroschen, dennoch ist etwas Wahres dran. Fehler können Ihnen helfen, vorausgesetzt Sie beschäftigen sich ausreichend mit ihnen.

Lokalisieren Sie genau, was das Problem war, wo es aufgetreten ist und warum dieser Fehler passiert ist. Mit einer nachvollziehbaren Planung sollte diese Analyse schnell erfolgt sein (Weiteres zum Thema Planung finden Sie hier → Zeitmanagement). Danach wissen Sie genau, bei welchem Schritt welche Komplikationen aufgetreten sind. Auf diese Weise können Sie sich nun darauf konzentrieren, die Vorgehensweise zu überdenken.

Um den Misserfolg nicht negativ zu bewerten, sehen Sie ihn als Feedback! Fehler geben Ihnen Rückmeldung über Ihre Leistung. Dadurch können Sie entsprechend reagieren und sich auf die neue Situation einstellen. Stellen Sie sich doch einfach vor, der Fehler wäre ein Kunde und kontaktiert Sie, um sich zu beschweren. Würden Sie dann einfach auflegen, den Kunden ignorieren und weitermachen wie bisher? Oder vielleicht doch reflektieren, Fehler analysieren und den Kunden mit einer schnellen Lösung zufriedenstellen? (Näheres über Kundengewinnung hier → Neue Kunden)

TIPP! Viele Fehler werden zwar erkannt, aber nicht korrigiert. Das verlangsamt Prozesse und wirkt sich negativ auf den Ablauf Ihres Unternehmens aus. Deshalb sollten Sie Fehler nicht nur analysieren, sondern direkt korrigieren, bevor die Macht der Gewohnheit zuschlägt!

2. Hätte, wäre, sollte...

Diese Wörter leiten Phrasen ein, die Sie unbedingt vermeiden sollten, wie zum Beispiel: „Was wäre, wenn...?“ – Die Antwort ist und bleibt: „Keine Ahnung.“ Deshalb sollte man sich nicht auf wage Voraussagungen versteifen, sondern einfach machen. Das unangenehmste Gefühl ist immer noch dieses, Dinge nicht einmal versucht zu haben. Natürlich ist der Erfolg nicht immer garantiert, dennoch ist die Verarbeitung der Erfahrung – wie auch immer sie ausfallen mag – mehr wert, als endloses Abwägen. Denn wenn man mal ehrlich ist, von welchen Erfahrungen lernt man am meisten? Von denen, bei denen man alles richtig gemacht hat? Oder bleiben diejenigen in Erinnerung, über die wir enttäuscht waren?

An dieser Stelle wird deutlich, dass wir Erfahrungen mit bestimmten Emotionen verknüpfen. Gute Erfahrungen bereiten uns Freude, während schlechte Erfahrungen uns an die Enttäuschung und vielleicht sogar Trauer erinnern. Daher ist es für den Lernprozess wichtig, auch schlechte Erfahrungen positiv zu bewerten. Fehler oder Probleme helfen uns, sie nicht zu wiederholen. Sie zeigen Lücken in unserem Plan und verweisen auf die Schritte, die nochmals überdenkt werden sollen. Trauen Sie sich Fehler zu machen und versteifen Sie sich nicht auf unrealistischem und risikoaversem Perfektionismus! (Welcher Persönlichkeitstyp sind Sie? → Persönlichkeitstypen)

3. Durch Fehler entwickeln Sie sich weiter

Jeder Fehler beherbergt einen Lernprozess. Wenn Sie also Fehler machen, lernen Sie (im Idealfall) daraus. Doch was bedeutet das genau, „daraus lernen“?

Wie bereits im vorangegangenen Abschnitt angedeutet ist, können Sie beispielsweise lernen, einen Fehler richtig zu analysieren. Das hilft Ihnen vor allem dann, wenn Sie die Konsequenzen eines Fehlers betrachten. Auch wenn viele Fehler eine komplexe Struktur aufweisen können, entdecken Sie die Problemquelle leichter und wissen mit der Zeit immer besser, woraus sich der Misserfolg resultierte.

Des Weiteren werden Sie sich verstärkt auf kontrollierbare Vorgänge konzentrieren. Das bedeutet letztendlich, dass Sie die erforderlichen Schritte sorgfältiger und mit erhöhter Aufmerksamkeit verfolgen. Überlassen Sie so wenig wie möglich dem Zufall, denn nur so können sich anbahnende Probleme verhindert werden!

Nicht zuletzt ist zu erwähnen, dass Fehler uns auch mental reifen lassen. Natürlich verspürt man bei einem Misserfolg erstmal eine tiefe Leere in sich und stürzt sich in vorübergehende Zweifel. Doch ist diese Phase überwunden, wissen Sie umso besser, welche Richtung Sie einschlagen sollten. Das gibt Ihnen Sicherheit und Zuversicht und Sie können sich später nicht vorwerfen, dass Sie es nicht wenigstens versucht hätten…

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Fehler oder Misserfolge als Feedback betrachten werden sollten. Sie tragen zur Weiterentwicklung bei, sei es in den Prozessen direkt, oder auch in unserer Persönlichkeit. Dabei sollten wir Fehler nicht einfach ignorieren und vermeiden, sondern sie ernst nehmen, analysieren und mit ihnen umgehen. Denn nur so ist der Lernprozess langfristig und wirkt sich wiederum positiv auf die zukünftige Entwicklung der Arbeitsschritte aus.

Richtig & erfolgreich Delegieren

1 Dezember 20171 Dezember 2017 by Makis Community

RichtigunderfolgreichDelegieren DelegierenistTeamarbeit

„Ich mach es lieber schnell selber.“

„Ich kenne mich da besser aus.“

„Kein Problem, die Arbeit macht mir Spaß.“

„Ich glaube, es ist zu riskant, die Aufgabe abzugeben.“

Solche oder so ähnliche Ausreden kennen Sie vielleicht, gerade wenn es darum geht, Aufgaben zu delegieren. Dabei ist das eigentliche Problem meist etwas Persönliches. Sei es, weil Sie die Kontrolle nicht verlieren wollen, oder Angst haben, Macht abgeben zu müssen. Doch das Gegenteil sollte der Fall sein. Delegieren kann Ihnen Arbeit ersparen. Mit der richtigen Methode lernen Sie, Ihre Stärken in einem anderen Bereich zu konzentrieren, Sie können Zeit sparen oder gar Ihre Mitarbeiter mit mehr Verantwortung motivieren. Insbesondere die Aufgaben, die Sie mit C- oder D-Prioritäten bewertet haben, sollten Sie – wenn möglich – delegieren. (Wenn Sie nochmals überprüfen möchten, wie Sie Prioritäten richtig setzen, schauen Sie hier vorbei → Prioritäten setzen).

Erfolgreich Delegieren – Voraussetzungen

Um das Delegieren möglichst erfolgreich zu gestalten, sollten Sie einige Punkte beachten. Der Mitarbeiter bzw. Kollege sollte

Die Aufgabe verstanden haben
am erfolgreichen Abschluss der Aufgabe interessiert sein
überzeugt sein, dass die Erledigung für den Erfolg des Unternehmens wichtig ist
die Kompetenzen mitbringen, die bei dieser Aufgabe benötigt werden

TIPP! Kommunizieren Sie ausführlich! Denn nur mit ausreichenden Informationen können Aufgaben zufriedenstellend abgeschlossen werden.

Delegieren mit Methodik – Checklisten

Wenn Sie bis hierher alle Weichen gestellt haben, geht es nun an die Methodik. Diese überlassen Sie zunächst mal dem Betroffenen, dennoch ist es hilfreich, eine Checkliste zusammenzustellen. Dadurch haben Ihre Mitarbeiter/Kollegen eine zusätzliche Sicherheit und können Arbeitsschritte sorgfältig abgleichen. Eine gute Checkliste beinhaltet alle Tätigkeiten, die für einen erfolgreichen Abschluss notwendig sind – nicht mehr, aber auch nicht weniger. Alles, was erledigt wurde, einfach abhaken.

TIPP! Gehen Sie beim Abhaken keine Kompromisse ein! Tätigkeiten werden erst als erledigt markiert, wenn tatsächlich alle erforderlichen Punkte erfolgreich bearbeitet wurden. Seien Sie ehrlich!

Checklisten können in den verschiedensten Bereichen verwendet werden. Sei es bei der Vorbereitung eines Vertrags, der Erstellung eines Zeugnisses oder einem Bewerbungsgespräch. Wichtig ist, dass sie für Klarheit und Übersichtlichkeit sorgen. Schreiben Sie Ihre Punkte präzise mit all den wichtigen Schritten auf. Des Weiteren sollten Sie Checklisten nicht als starres Konzept ansehen. Es kann passieren, dass sich der Ablauf nicht so gestaltet, wie erwartet. Passen Sie deshalb Ihre Checkliste flexibel an die Herausforderungen an.

Die Zehn Regeln des Delegierens

Delegieren bedeutet nicht einfach, Aufgaben abzugeben. Im Gegenteil, es sollte mit Bedacht entschieden werden, welche Aufgaben an welchen Mitarbeiter übertragen werden. Nur so ist eine Delegation auch wirklich erfolgsversprechend. Besonders wichtig – wie bei vielen anderen Dingen auch – ist eine ausreichende Kommunikation. Es ist wichtig, sich vorher, während und nach der Aufgabe mit den betroffenen Mitarbeitern auseinanderzusetzen und gemeinsam an der korrekten Ausführung zu arbeiten.

TIPP! Entscheidend ist nicht, was gemeint war, sondern wie der andere es verstanden hat! Nehmen Sie sich Zeit für die Kommunikation!

Die folgende Liste soll Ihnen einen Rahmen für eine erfolgreiche Delegation bieten:

D efinieren Sie genau, welche Schritte Sie delegieren wollen.

E ntscheiden Sie mit Bedacht, an wen Sie die Aufgabe abtreten.

L isten Sie auf, was gemacht werden muss.

E rläutern Sie die einzelnen Schritte mit den notwendigen Informationen.

G eben Sie ausreichend Feedback und stellen Sie Fragen.

A nsporn für Ihre Mitarbeiter! Geben Sie ihnen Ihr Vertrauen für das gemeinsame Ziel.

T hematisieren Sie die Delegation bei allen, die beteiligt sind.

I ntervenieren Sie nur nach vereinbarten Regeln.

O ffene Kommunikation bringt Ihnen den gewünschten Erfolg.

N achkontrolle schließt die Aufgabe mit einer Bewertung der Leistung ab.

Auf diese Weise erhalten Sie nicht nur Tipps und eine Checkliste für eine erfolgreiche Delegation, sondern auch den Einstieg in die Planung. Denn nur so lohnt es sich, Aufgaben abzugeben.

Kurz gefasst

Um erfolgreich zu delegieren, ist eine offene Kommunikation unabdingbar. Dabei sollten Sie besonders darauf achten, dass Sie ausreichend Informationen weitergeben, gleichzeitig aber auch während der Durchführung kontinuierliches Feedback geben. Des Weiteren kann eine logisch aufgebaute Checkliste Ihre Tätigkeiten unterstützen. Doch, Vorsicht! Halten Sie sich knapp und haken Sie nur Punkte ab, die tatsächlich erledigt wurden. Ist ein Projekt erfolgreich beendet, belohnen Sie Ihre Mitarbeiter mit Anerkennung und Wertschätzung. Zeigen Sie ihnen, dass Sie es gut gemacht haben, so fördern Sie nicht nur die Teamarbeit und ein harmonisches Betriebsklima, sondern auch die Motivation. Letztendlich ist hinzuzufügen, dass richtiges Delegieren den Unternehmensalltag erheblich verbessert. Scheuen Sie sich nicht, Verantwortung abzugeben. Davon profitieren im Endeffekt alle.

PRO-Strategie – Lernen Sie eine erfolgreiche Mitarbeiterführung

27 Juli 20181 Dezember 2017 by Makis Community

MitarbeiterführungimTeam.LernenSiemitderPRO Strategie!

Mitarbeiterführung mit der PRO-Strategie - Welcher Persönlichkeitstyp sind Sie?

Im Umgang mit anderen Menschen analysieren wir häufig ihr Verhalten. Wir diskutieren, warum sie so reagierten, wie sie reagierten und versuchen, uns damit den Lauf der Dinge zu erklären. Oft passiert es, ohne dass wir uns selber genauer unter die Lupe nehmen. Das wollen wir mit diesem Artikel ändern und uns mit uns selber beschäftigen. Welche Persönlichkeit haben Sie? Wie reagieren Sie in bestimmten Situationen? Was sagt uns das über Ihr Verhalten im Berufsleben aus?

Persönlichkeitstypen nach der PRO Strategie

Wir beginnen nun mit den verschiedenen Persönlichkeitstypen gemäß der PRO Strategie. Diese Strategie beschreibt Kommunikations- und Verhaltensmuster von Menschen. Ziel dieser Strategie ist es, die verschiedenen Typen zu erkennen, um anschließend darauf Rücksicht nehmen zu können. Das ermöglicht letztendlich eine verbesserte Kommunikation in Ihrem Unternehmen, sowie eine erfolgreiche Gestaltung Ihres Vorhabens. Dabei ist es wichtig, dass Sie nicht nur Ihre Mitarbeiter mit dieser Strategie analysieren, sondern vor allem auch sich selbst. Denn nur wer seine eigenen Stärken und Schwächen kennt, kann auf diese eingehen und den Ablauf eines Projekts optimieren. Doch nun zurück zu den verschiedenen Typen.

Der Macher

Charakteristisch für diesen Persönlichkeitstyp ist sein Bedürfnis, möglichst schnell und zielgerichtet auf den Punkt zu kommen. Manche empfinden diese Eigenschaft gar als offensiv oder ungeduldig. Dabei sind Macher einfach nur direkt und Ziel-fokussiert. Außerdem geht er sehr strukturiert und bedacht an die Aufgaben heran, er zögert nicht, Entscheidungen zu treffen und gibt auch gerne den Ton an. Hin und wieder kann es passieren, dass dieser Charakter missverstanden wird. Seine grenzenlose Ergebnisorientierung kann auch auf die Spitze getrieben werden. Deshalb ist es für Macher wichtig, auch mal anderen Menschen zuzuhören. Nicht alles gelingt, nur weil man zeitnah und pragmatisch draufloshandelt.

Der Analytiker

Ähnlich wie Macher denken Menschen mit dem Persönlichkeitstyp des Analytikers. Wie der Name schon andeutet, analysieren sie alle möglichen Ursachen und Zusammenhänge eines Vorhabens. Das Ziel ist es, mit logisch aufeinander abgestimmten Schritten optimale Ergebnisse zu erreichen. Dafür benötigt er möglichst viele Daten und Fakten, was teilweise den Eindruck der Langsamkeit erwecken kann. Zudem ist er nicht gerade entscheidungsfreudig. Das spontane Bauchgefühl wird zumeist unterdrückt, denn es muss ja erst mit den Fakten abgeklärt werden. Deshalb gilt für Menschen, die in diesem Typ stehen: Trauen Sie sich, spontan zu sein!

Der Expressive

Expressive Menschen zeichnen sich durch eine extrovertierte und kontaktfreudige Persönlichkeit aus. Meist liegen ihre Stärken im Bereich der Kreativität und Flexibilität. Um Ziele zu erreichen, wird schon mal die ein oder andere (Selbst-)Disziplin über Bord geworfen. Durch ihre Begeisterungsfähigkeit sind sie daher auch leicht vom Weg abzubringen. Für Menschen mit diesem Persönlichkeitstyp ist es wichtig, sich mehr Zeit für Entscheidungen zu nehmen und sich nicht immer kopfüber in Situationen zu stürzen. Auch wenn sie sehr inspirierend sein können, sollten sie lernen, sich und ihr Temperament zu zügeln.

Der Verbindliche

Der vierte und letzte Typus ist der Verbindliche. Diese Menschen sind tendenziell sehr freundlich, unbeschwert und locker. Persönliche Beziehungen bedeuten ihnen sehr viel. Sie bauen stets auf Vertrauen und Verständnis und sind in der Lage, zwischenmenschliche Schwingungen abzuschätzen. Das hat meist zur Folge, dass sie mehr damit beschäftigt sind, andere zufriedenzustellen, als zum eigentlichen Ziel beizutragen. Das macht den Verbindlichen zu einer Persönlichkeit, die sich eher im Hintergrund hält und Risiken kritisch gegenübersteht. An alle Verbindlichen: Trauen Sie sich Herausforderungen aufzunehmen! Übernehmen Sie Eigeninitiative und treffen Sie Entscheidungen!

Diese vier Typen der PRO Strategie nochmals im Überblick:

Es ist noch hinzuzufügen, dass es sich hierbei um eine theoretische Darstellung handelt. Die Realität kann nicht so simpel dargestellt werden, da sich die Persönlichkeit eines Menschen aus allen Sektoren zusammensetzt. Die jeweiligen Ausprägungen machen letztendlich den Unterschied.

Die Grafik zeigt auch, dass sich die einzelnen Persönlichkeitstypen bestenfalls mit der Diagonale ausgleichen lassen. Der Macher, beispielsweise, sollte sich vom Verbindlichen das Zuhören abschauen, während der Verbindliche mehr Initiative lernen könnte. Der Analytiker dagegen könnte von der Entscheidungsfreude des Expressiven lernen. Der Expressive bräuchte mehr Kontinuität und Besonnenheit, wie es für den Analytiker selbstverständlich ist.

Verschiedene Typen erfolgreich mit der PRO Strategie führen

Wenn Sie all dies verstehen, lernen Sie Ihr Gegenüber besser einzuschätzen, zu motivieren und auf dessen natürliche Bedürfnisse einzugehen. Arbeiten Sie beispielsweise mit einem Macher zusammen, stellen Sie sich darauf ein, ihm möglichst kurze und präzise Informationen zu geben. Auch die Ziele sollten klar definiert und hauptsächlich kurzfristig ausgerichtet sein. Der Macher eignet sich besonders dazu, dringende Aufgaben zu erledigen (Mehr zu dringenden Aufgaben finden Sie hier → Zeitmanagement) und arbeitet gerne selbständig.

Die Zusammenarbeit mit einem Verbindlichen zeichnet sich vor allem durch eine positive Arbeitsatmosphäre aus. Geben Sie Ihm viel Vertrauen und Verständnis und treffen Sie Entscheidungen zusammen. Vermitteln Sie Ihm Stabilität, nicht nur in den Entscheidungen, sondern auch in Ihrer Zusammenarbeit.

Wenn Sie aber mit einem Expressiven Typ zusammenarbeiten, achten Sie darauf, ihm klare Strukturen beizubringen. Da Menschen mit einer solchen Ausprägung wertgeschätzt werden wollen, tun Sie das und erkennen Sie seine Leistungen an. Delegieren Sie bestenfalls kreative Aufgaben an sie.

Damit eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit dem Analytiker gelingt, sollten Sie sich vor Gesprächen immer sehr detailliert vorbereiten. Delegieren Sie ihm Aufgaben, die besonders sorgfältig erledigt werden müssen, denn die Liebe zum Detail ist seine Stärke. Erklären Sie außerdem immer den Hintergrund jedes Schrittes, die Ursachen und die erhofften Wirkungen.

E-Mail Management – Ihr Postfach mit System

1 Dezember 20171 Dezember 2017 by Makis Community

LernenSie,E MailsmitSystemzuschreibenmiterfolgreichemE MailManagement!

Zu viele Emails? Sie wissen nicht, wo Sie beginnen sollen? Es wird nicht weniger, sondern immer mehr? Diese Fragen stellen sich viele Menschen, die in Büros arbeiten. Die Bearbeitung dieser Flut an elektronischer Post scheint kein Ende zu nehmen. Zugleich bleibt es eine Herausforderung, nicht den Überblick im eigenen Posteingang zu verlieren. In diesem Artikel möchten wir Ihnen Ratschläge geben, wie Sie die Kontrolle über Ihre Postfächer behalten. Sie erhalten Einblicke ins E-Mail Management und lernen, wie Sie Ihr E-Mail-System optimieren können. Verabschieden Sie sich vom ewigen Suchen nach der richtigen Mail und sehen Sie, wie Sie Ordnung in Ihr System bringen können.

E-Mail Management: Ordnung mit Ordnern

Eine Voraussetzung für ein übersichtliches Postfach ist die Struktur der Ordner. Es mag sein, dass es sich hierbei um eine eher lästige und unbeliebte Arbeit handelt. Dennoch ist zu sagen, dass eine sinnvolle Aufteilung langfristig gesehen Zeit spart und hilft, den Überblick zu behalten. Wie Sie Ihre Ordner letztendlich organisieren, bleibt ganz Ihnen überlassen und sollte auch nach individuellen Bedürfnissen und Situationen gewählt werden. Es eignet sich zum Beispiel eine Ordnung nach Projekten, nach Kunden oder Abteilungen einzurichten, je nachdem, was Ihre E-Mail-Flut hergibt. Beim Strukturieren sollten Sie außerdem beachten, dass Sie pro Ebene zwischen drei und acht Ordner festlegen. So wirken Sie einer endlosen Sucherei entgegen. Verschachteln Sie sich dabei nicht in zu vielen Ebenen und Abzweigungen. Es sollte übersichtlich sein, aber keine zu streng abgetrennten Bereiche entstehen.

TIPP! Nehm Sie sich Zeit! Zeit ist das A und O für die Herstellung einer solchen Struktur. Überlegen Sie sich gern vorher, wie Sie das E-Mail Management angehen möchten. Und wenn es einen Tag dauert, dann ist dieser für die Zukunft sinnvoll investiert!

E-Mail Management und das Eisenhower-Prinzip

In anderen Artikeln wurde schon über das Eisenhower-Prinzip gesprochen (Schauen Sie hier → Prioritäten setzen). Diese Methode hilft, Prioritäten richtig zu setzen, wobei sie sich auch sehr für die Strukturierung Ihres Posteingangs eignet. Unterscheiden Sie ebenfalls die verschiedenen Prioritätsstufen und weisen Sie sie den Ordnern zu. In der Kategorie Newsletter, beispielsweise, können Sie unerwünschte Werbung sammeln und gegebenenfalls direkt löschen.

TIPP! Erstellen Sie einen Ordner ausschließlich für Newsletter! So sind diese Emails aus Ihrem Postverkehr verschwunden und können ganz einfach in einem eigenen Ordner aufgelistet und gesucht werden.

Um Prioritäten deutlich zu machen, können Sie bestimmte Absender verschieden einfärben. So heben sich die Nachrichten vom Rest ab und Sie wissen genau, um welche Priorität es sich dabei handelt.

Wichtig für ein erfolgreiches E-Mail Management ist auch, Emails regelmäßig zu löschen. Gerade im Ordner für Newsletter sollte man sich nicht allzu lange aufhalten (vorausgesetzt: Sie arbeiten nicht damit). Einmal die Woche reicht, um den Ordner kurz durchzugehen, gegebenenfalls wichtige E-Mails rauszuziehen/zu bearbeiten und den Rest zu löschen. Bei E-Mails mit einer C-Prioritäten können Sie ähnlich vorgehen. Ist die Bearbeitung nicht dringlich, notieren Sie das in Ihrem Kalender. Nach erfolgreicher Bearbeitung kann auch diese Email – im Normalfall – gelöscht werden.

Wann E-Mails beantworten?

Nicht selten fühlen sich Mitarbeiter gezwungen, neu eingetroffene E-Mails direkt zu öffnen und zu bearbeiten. Meist resultiert ein solches Verhalten aus Neugierde, oder auch Angst, etwas Wichtiges zu verpassen. Nehmen Sie sich diesen Druck, denn nicht jede Mail müssen Sie sofort bearbeiten. Im Gegenteil, das kann sogar sehr hinderlich sein, wenn Sie jedes Mal, wenn eine E-Mail eintrifft, Ihre Arbeit unterbrechen. Denn so benötigen Sie viel mehr Zeit, um sich wieder in die eigentliche Aufgabe einzufinden. In vielen Fällen ist es sogar sinnvoll, gewisse E-Mail-Zeiten in Ihrem Arbeitsalltag festzulegen. Diese können nur einmal oder fünfmal am Tag sein. In diesen Zeitabschnitten sollten Sie sich ausschließlich dem E-Mail-Verkehr widmen und alle anderen Tätigkeiten pausieren. Jedoch sollten Sie vorsichtig sein! Denn viele Kunden erwarten eine schnelle Antwort.

Zeit sparen beim E-Mails schreiben

Häufig ist das Verfassen von E-Mails eine zeitraubende Tätigkeit. Doch das muss es nicht sein, wenn man diese 7 Tipps beachtet:

Füllen Sie den Betreff immer kurz und knapp aus! Die größte Gefahr besteht sonst darin, dass die E-Mail im Spam-Ordner landet. Außerdem hilft es Ihnen zu wissen, worum es geht, damit Sie entscheiden können, wann Sie sich Zeit für dieses Anliegen nehmen.
Vermeiden Sie lange Formulierungen oder unnötige „Danke“-Mails! Das stört gegebenenfalls den Kommunikationsfluss in Ihrem Unternehmen.
Schreiben Sie Kürzel! Dies eignet sich besonders für den Betreff. Beispielsweise deutet das Kürzel „FYI“ (for your information) bereits an, dass auf diese E-Mail keine Antwort erwartet wird.
E-Mails sollten Sie nur mit Einverständnis des Absenders weiterleiten! Wenn Sie sich nicht sicher sind, nachfragen.
Nicht zu viele Anhänge! Versuchen Sie auch, Übersicht in der Anzahl Ihrer Anhänge zu gewähren – dazu zählt auch das Datenvolumen. Größere Dateien sollten Sie außerdem im ZIP-Format verschicken.
Senden Sie PDFs! Nur so, oder auch mit anderen Standardformaten, können Sie garantieren, dass der Empfänger die Anhänge auch öffnen kann.
Falls Sie außer Haus sind, nutzen Sie die automatische Abwesenheitsnotiz! Das lässt Sie den Überblick behalten und informiert Ihre Kunden oder Kollegen, dass sie wohl länger als üblich auf eine Antwort warten müssen.

Prioritäten richtig setzen – Lernen Sie mit der Eisenhower-Methode

22 November 201722 November 2017 by Makis Community

Sie haben einen Berg an Aufgaben und wissen nicht, mit welcher Sie beginnen sollen? Sie suchen eine Technik, die Ihnen hilft, das Chaos zu beseitigen und mehr Struktur in Ihren Arbeitsalltag zu bringen? Dann sind Sie hier genau richtig. Dieser Artikel beschäftigt sich mit Prioritäten, was sie sind und wie man sie richtig setzt. Nach diesem Artikel können Sie Ihre Aufgaben mit der Eisenhower-Methode besser bewältigen. Ihnen wird es leichter fallen, die Wichtigkeit und Dringlichkeit von Aufgaben zu unterscheiden und in Ihr Zeitmanagement einzubeziehen (hier geht's zum Artikel über Zeitmanagement → Zeitmanagement). Los geht’s!

Was sind eigentlich Prioritäten?

Um den richtigen Umgang mit Prioritäten zu lernen, sollten wir zunächst klären, was sie eigentlich sind. Das Wort ‚Prioritäten’ ist lateinischen Ursprungs von ‚prior’ und bedeutet ‚der Vordere’. Eine Sache wird also einer anderen vorgezogen. Diese Entscheidung, in welcher Reihenfolge verschiedene Aktivitäten geordnet werden, ist eine persönliche und abhängig vom jeweiligen Individuum. Viele gehen dabei nach dem allbekannten Sprichwort: „Erst die Arbeit, dann das Vergnügen!“

Prioritäten richtig setzen – Die Eisenhower-Methode

Damit all das möglichst erfolgreich gelingt, lohnt es sich, einen Blick auf die Eisenhower-Methode zu werfen. Mit dieser Technik sollte es jedem Menschen gelingen, die jeweiligen Aufgaben hinsichtlich von Wichtigkeit und Dringlichkeit zu bewerten. Dabei sollten Sie sich immer wieder folgende Fragen stellen:

Sind diese Aufgaben wichtig und dringend?
Wie wichtig und dringend sind sie tatsächlich?

Durch diese Vorgehensweise fangen Sie an, Ihre anstehenden Arbeiten zu kategorisieren und letztendlich auch zu hierarchisieren. Das bringt den Vorteil, dass Sie noch in der Planungsphase herausfinden sollten, welchen Einfluss die jeweiligen Aktivitäten auf Ihren Erfolg haben. Genau das wird Ihnen später helfen, den optimalen Zeitplan für Ihre anstehende Arbeit herauszuarbeiten.

Welche Prioritäten? Wichtigkeit & Dringlichkeit

Bereits im vorangegangenen Kapitel wurde über den Unterschied von Wichtigkeit und Dringlichkeit gesprochen. Diese Unterscheidung bildet das Herzstück der Eisenhower-Methode. Generell könnte Folgendes festgehalten werden:

Wichtig: eine Aufgabe bringt Sie Ihrem Ziel näher

Dringlich: eine Aufgabe benötigt zu einem gewissen Zeitpunkt Ihre (volle) Aufmerksamkeit

Diese Grundsätze sollten Sie im Hinterkopf behalten, denn sie sind die Basis der nun anstehenden Abschnitte.

Das Eisenhower-Prinzip - So setzen Sie Prioritäten richtig

Nach dieser ausführlichen Einführung möchten wir uns nun der eigentlichen Methode zuwenden. Mit dem bereits erworbenen Wissen können wir uns denken, dass diese Technik Ordnung schaffen soll. Dazu sollen alle anstehenden Aufgaben analysiert und kategorisiert werden. Die Eisenhower-Methode unterscheidet zwischen vier Prioritätenklassen, die in der folgenden Grafik verdeutlicht werden:

Daraus lassen sich vier Gruppen ableiten:

Wichtig und dringend (A): Diese Kategorie beherbergt Aufgaben, die wichtig sind und gleichzeitig bestenfalls noch heute erledigt werden. A-Prioritäten sollten nicht aufgeschoben, sondern immer als erstes angegangen werden. Dazu gehören zum Beispiel die Bewältigung von Krisen oder Problemen.

Wichtig, aber nicht dringend (B): Bei B-Prioritäten geht es hauptsächlich um Dinge, die zwar wichtig und zielführend sind, aber nicht unbedingt heute erledigt werden müssen. B-Aufgaben sind wichtig, weil sie an Ihrem Erfolg beteiligt sind. Nehmen Sie sich Zeit für diese Tätigkeiten und planen Sie, wann Sie diese durchführen können. Dennoch gilt hier auch: Je früher, desto besser! So könnten manche Probleme sogar vermieden werden.

Unwichtig, aber dringend (C): Zu diesen Prioritäten zählen Aktivitäten, die Sie nicht unbedingt näher zum Ziel bringen, dennoch aber hilfreich und notwendig sind. Seien es Rechnungen, die noch zu überprüfen sind, oder Berichte lesen. All diese Dinge sollten Sie zwar nicht vernachlässigen, ihnen aber auch nicht zu viel Aufmerksamkeit einräumen.

Weder wichtig, noch dringend (D): Mit Tätigkeiten dieser Kategorie sollten Sie sich möglichst gar nicht beschäftigen. Daher delegieren Sie diese Aufgaben an einen anderen Mitarbeiter oder sie landen direkt im Papierkorb. Zu diesem Bereich könnte beispielsweise das Lesen von Werbepost gehören.

Nach diesem Schema können Sie nun Ihre Aufgaben durchgehen und der jeweiligen Kategorie zuordnen.

TIPP! Nehmen Sie sich Zeit! Wie bereits im Artikel über Zeitmanagement hervorgegangen ist, ist eine ausreichende Planung sinnvoll und erleichtert spätere Arbeitsschritte.

Zusammenfassung & Kritik der Methode

Das Eisenhower-Prinzip soll primär helfen, Ihre Planung strukturiert und langfristig zu gliedern. Dabei ist die Einteilung von den zu erledigenden Aufgaben (Prioritätensetzung) das Herzstück der Methode. Nach der Einteilung in Wichtig und Dringlich wissen Sie bestenfalls nicht nur, wie sich diese Tätigkeiten auf Ihren Erfolg auswirken, sondern auch, wie Sie damit umgehen. Sie können beispielsweise herauslesen, was Sie selbst erledigen oder an einen Kollegen weitergeben. Dabei zählt vor allem der Grundsatz:

Wichtigkeit vor Dringlichkeit!

Außerdem sollten Sie bei Ihrer Planung berücksichtigen, jeden Tag an einer B-Priorität zu arbeiten. Diese sichert, dass Sie Ihrem Ziel stetig näherkommen und bringt letztendlich den gewünschten Erfolg. Dafür ist es essentiell, die Ziele nicht aus den Augen zu verlieren, denn sie sind der Grund, warum Prioritäten gesetzt werden. Lassen Sie sich also nicht ablenken und behalten Sie Ihre Ziele immer im Blick! (Mehr über Ziele erfahren Sie hier → Ziele erreichen).

Dennoch ist anzufügen, dass diese Methode nicht kritikfrei bleibt. In der Theorie erscheint es – wie fast immer – so einfach, Aufgaben zu bewerten. Doch genau in diesem Punkt bleibt die konkrete Durchführung offen. Es wird nicht klar definiert, anhand von welchen Merkmalen Tätigkeiten zu einer Kategorie hinzugefügt werden sollen. Das muss wohl jeder für sich selbst entscheiden. Deshalb ist eine reflektierte Arbeitsweise der Schlüssel zum Erfolg. Seien Sie ehrlich zu sich und verzetteln Sie sich nicht mit Nebensächlichkeiten! Nur so können Sie es schaffen, Ihre Entscheidungen zu optimieren.

Erfolgreiches Zeitmanagement – Zeit ist Geld

22 November 201722 November 2017 by Makis Community

„Zeit ist Geld“ - Dieser Ausspruch stammt ursprünglich von Benjamin Franklin aus seinem Buch Ratschläge für junge Kaufleute aus dem Jahr 1748. Noch immer ist dieser Grundsatz aktuell, um den sich so manche Zeitmanagement-Seminare, Tutorials, Ratgeber und Wirtschaftsartikel ranken. Doch was hat es damit auf sich? Wann und wie ist Zeitmanagement sinnvoll? Welche Methoden und Techniken gibt es, um meine Arbeitsabläufe hinsichtlich ihrer Produktivität zu steigern? Darum soll es in diesem Artikel gehen.

Zeitmanagement – Die Kunst des Organisierens & Strukturierens

Chaos auf der Arbeit? Viel zu viele Aufgaben sind unerledigt? Sie haben keine Zeit für ein Privatleben? Dann sind Sie hier genau richtig! Denn: Das Herzstück des Zeitmanagements ist nichts Anderes als Arbeitsabläufe im Voraus zu planen. Das Ziel ist es, mit einer besseren Planung die Produktivität Ihres Schaffens zu erhöhen. Dabei ist es wichtig abzuwägen, welche Methode für Sie und Ihre Arbeit die passendste ist, mit welcher Technik Sie sich wohlfühlen und am effektivsten Arbeiten können. Wir werden Ihnen später einige dieser Methoden und Techniken vorstellen. Des Weiteren ist es essentiell, dass Sie vorher Ihre Ziele und Prioritäten gesetzt haben (Mehr Informationen über Ziele und Prioritäten erhalten Sie hier → Ziele erreichen & Prioritäten setzen). Auf diese Weise kann ein reibungsloser Ablauf der einzelnen Schritte geplant werden. Bevor wir also mit den eigentlichen Methoden des Zeitmanagements beginnen, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

Habe ich meine Ziele bereits klar definiert?
Habe ich auch meine Prioritäten so gesetzt, dass ich diese Ziele ohne Umwege erreichen kann?
Bemühe ich mich schon um eine sorgfältige Tages-/Wochen-/Monatsplanung?
Gibt es Momente, in denen mich ungeplante Verzögerungen schnell aus dem Konzept bringen?

Tipp! Seien Sie ehrlich bei der Beantwortung der Fragen, denn nur so können Problemquellen identifiziert und beseitigt werden!

Nach dieser kurzen Selbstreflexion können wir nun mit den eigentlichen Methoden des Zeitmanagements starten.

Erfolgreich „Nein“ sagen

Die Zeit vergeht wie im Flug, und das unwiederbringlich. Sei es ein Tratsch mit Kolleginnen und Kollegen oder weil wir für jemand anderen „schnell etwas erledigen“ müssen. Um in diesen Momenten nicht den Faden zu verlieren, bedarf es ein einziges Wort: „Nein.“

Nein-Sager können tatsächlich ein besseres Zeitmanagement einhalten, indem sie Zeit sparen. Grundvoraussetzung ist wieder, die eigenen Ziele und Prioritäten zu kennen. Wenn eine Kollegin/ein Kollege mit einer weiteren Aufgabe kommt, sollten Sie folgende Analyse anstellen:

Trägt diese Aufgabe auch zu meinem Ziel bei?
Wie dringlich ist diese Aufgabe?
Können wir eventuell einen Termin (später) ausmachen, um diese Angelegenheit zu bearbeiten?

Nein-Sagen muss nicht unhöflich sein. Sie können Ihren Kolleginnen und Kollegen gegenüber Interesse an ihrem Anliegen signalisieren, aber gleichzeitig verdeutlichen, dass Ihr persönliches Zeitmanagement ausgelastet ist.

Tipp! Grundsätzlich gilt der Merksatz: Nein wenn möglich, Ja wenn nötig.

Zeitmanagement: Planen, Pausen, Puffer

Ein sinnvolles Zeitmanagement erkennt man vor allem an einer strukturierten Planung. Ob diese handschriftlich oder digital festgehalten wird, bleibt Ihnen selbst überlassen. Wählen Sie den Weg, auf dem Sie sich am wohlsten fühlen. Dennoch sollten Sie Ihre Abläufe schriftlich fixieren. Das bringt folgende Vorteile mit sich:

Sie verinnerlichen die einzelnen Schritte
Die verfolgten Ziele sind sichtbarer
Die Team-Arbeit wird durch strukturierte Handlungsabläufe erleichtert

Die Planung

Eine Methode an dieser Stelle ist, einzelne Arbeitsschritte in Blöcke aufzuteilen. Beispielsweise fassen Sie den kompletten Email- und Telefonverkehr in einem Block zusammen und beschäftigen sich eine festgesetzte Zeit nur mit diesen Aufgaben. Wenn Sie wiederum Aufgaben erledigen müssen, welche eine hohe Priorität aufweisen, ist es sinnvoll, störfreie Zeiten einzurichten. Durch eine geschlossene Tür oder ein Schildchen an Ihrem Schreibtisch können Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen erkennbar machen, dass sie Sie nur in Notfällen unterbrechen. Räumen Sie sich pro Tag ungefähr 60 Minuten für derartiges konzentriertes Arbeiten ein und Sie werden sehen, wie dieses Zeitmanagement Ihre Produktivität steigert.

Schließlich sollten Sie auch weitere „Störfaktoren“ wie Mittagspausen, Besprechungen und sonstige Arbeiten, in denen Sie neben Ihrer Kernaufgabe involviert sind, miteinberechnen. Durchschnittlich braucht man 10 Minuten, um die Tagesplanung für den nächsten Tag festzusetzen.

Tipp! Auch die Planungszeit sollte geplant werden!

Pausen & Puffer

Pausen und Puffer sollten in Ihrer Planung ebenso vorkommen wie die Erledigung Ihrer Aufgaben. Vor allem Pausen sind wichtig für den menschlichen Organismus, der sich nach einer Konzentrationsphase von ungefähr 90 bis 100 Minuten erst wieder regenerieren muss, um eine aufmerksame Arbeitsweise beibehalten zu können. Eine kurze Pause von 5 bis 10 Minuten reicht aus, um neue Energie für die nächsten 90 Minuten zu tanken. Wie Sie Ihre Pause gestalten, bleibt Ihnen überlassen, ob Sie in die Cafeteria gehen, kurz raus die Füße vertreten, oder ein Magazin lesen wollen. Hauptsache, Sie beschäftigen sich für diese paar Minuten mit was Anderem.

Der letzte hier aufgeführte Punkt ist der der Puffer. In der Theorie hört sich das Zeitmanagement, wenn es denn geplant und strukturiert ist, immer so reibungslos an. Doch das muss es nicht sein, wenn wir keine Zeit für Unerwartetes einplanen. Dabei geht man in der Regel nach dem 60/40 Prinzip. 60% der Arbeitszeit sollten Sie mit Ihren Aufgaben einplanen, wobei 40% für Unerwartetes dazukommen. So garantieren Sie, dass, falls etwas Unerwartetes dazwischenkommt, Sie nicht gleich aus dem Konzept gebracht werden. Auch hilft wie im vorherigen Teil beschrieben, gewisse Arbeiten zu bündeln, anstelle von Arbeiten so zu erledigen, wie sie gerade anfallen.

Von To-Do- und Checklisten

Fast jeder hat sie schon einmal gebraucht: Check- und To-Do-Listen. Auch sie finden in einem erfolgreichen Zeitmanagement Anwendung. Dabei sind diese beiden Listentypen zunächst voneinander zu unterscheiden. To-Do-Listen geben einen Gesamtüberblick über die zu erledigenden Aufgaben. Sie erläutern keine einzelnen Arbeitsschritte, sondern plakatieren jeweils die Aufgabe mit einer Kernüberschrift. Aus der To-Do-Liste soll ein Überblick über alle anstehenden Aufgaben hervorgehen.

Die Checkliste dagegen beschäftigt sich mit einzelnen Schritten im Detail. Sie gibt eine Übersicht über alle Teilaufgaben, die zu einer Gesamtaufgabe dazu gehören. So kann beispielsweise eine Checkliste für ein Meeting erstellt werden, in der hervorgeht, dass zuvor das Meeting in folgenden Punkten vorbereitet werden muss:

Ist der Raum reserviert?
Ist die erforderliche Technik vorhanden?
Sind alle Beteiligten eingeladen?
Ist eine Tagesordnung erstellt?
Haben alle Kolleginnen und Kollegen die Unterlagen erhalten?

Die Erfahrung bestätigt, dass To-Do- und Checklisten einige Vorteile bringen: Sie mindern das Fehler-Risiko, verdeutlichen die Nachvollziehbarkeit einzelner Schritte, tragen zur Automatisierung von Arbeitsprozessen bei und sparen letztendlich Zeit. Wichtig ist vor allem, dass To-Do-Listen nicht mit einem Kalender verwechselt werden. In einer To-Do-Liste haben Adressen, thematische Notizen oder Termine keinen Platz! Unterscheiden Sie streng zwischen Ihrem Kalender und einer To-Do-Liste, ansonsten läuft Ihr Zeitmanagement die Gefahr, im Chaos zu versinken.

All diese Punkte bestätigen immer wieder folgenden Leitsatz:

Zeitmanagement ist Selbstdisziplin!

Durch Ihre innere Einstellung und Motivation bestimmen Sie das Zeitmanagement erheblich. Den schlimmsten Fehler, den Sie dabei machen können, ist, Situationen nicht zu analysieren. So kann es passieren, dass wenn wir Fehler machen, wir nicht daraus lernen.