Eisenhower Methode Archives • Professionelle Ghostwriter

Zu viele Emails? Sie wissen nicht, wo Sie beginnen sollen? Es wird nicht weniger, sondern immer mehr? Diese Fragen stellen sich viele Menschen, die in Büros arbeiten. Die Bearbeitung dieser Flut an elektronischer Post scheint kein Ende zu nehmen. Zugleich bleibt es eine Herausforderung, nicht den Überblick im eigenen Posteingang zu verlieren. In diesem Artikel möchten wir Ihnen Ratschläge geben, wie Sie die Kontrolle über Ihre Postfächer behalten. Sie erhalten Einblicke ins E-Mail Management und lernen, wie Sie Ihr E-Mail-System optimieren können. Verabschieden Sie sich vom ewigen Suchen nach der richtigen Mail und sehen Sie, wie Sie Ordnung in Ihr System bringen können.

E-Mail Management: Ordnung mit Ordnern

Eine Voraussetzung für ein übersichtliches Postfach ist die Struktur der Ordner. Es mag sein, dass es sich hierbei um eine eher lästige und unbeliebte Arbeit handelt. Dennoch ist zu sagen, dass eine sinnvolle Aufteilung langfristig gesehen Zeit spart und hilft, den Überblick zu behalten. Wie Sie Ihre Ordner letztendlich organisieren, bleibt ganz Ihnen überlassen und sollte auch nach individuellen Bedürfnissen und Situationen gewählt werden. Es eignet sich zum Beispiel eine Ordnung nach Projekten, nach Kunden oder Abteilungen einzurichten, je nachdem, was Ihre E-Mail-Flut hergibt. Beim Strukturieren sollten Sie außerdem beachten, dass Sie pro Ebene zwischen drei und acht Ordner festlegen. So wirken Sie einer endlosen Sucherei entgegen. Verschachteln Sie sich dabei nicht in zu vielen Ebenen und Abzweigungen. Es sollte übersichtlich sein, aber keine zu streng abgetrennten Bereiche entstehen.

TIPP! Nehm Sie sich Zeit! Zeit ist das A und O für die Herstellung einer solchen Struktur. Überlegen Sie sich gern vorher, wie Sie das E-Mail Management angehen möchten. Und wenn es einen Tag dauert, dann ist dieser für die Zukunft sinnvoll investiert!

E-Mail Management und das Eisenhower-Prinzip

In anderen Artikeln wurde schon über das Eisenhower-Prinzip gesprochen (Schauen Sie hier → Prioritäten setzen). Diese Methode hilft, Prioritäten richtig zu setzen, wobei sie sich auch sehr für die Strukturierung Ihres Posteingangs eignet. Unterscheiden Sie ebenfalls die verschiedenen Prioritätsstufen und weisen Sie sie den Ordnern zu. In der Kategorie Newsletter, beispielsweise, können Sie unerwünschte Werbung sammeln und gegebenenfalls direkt löschen.

TIPP! Erstellen Sie einen Ordner ausschließlich für Newsletter! So sind diese Emails aus Ihrem Postverkehr verschwunden und können ganz einfach in einem eigenen Ordner aufgelistet und gesucht werden.

Um Prioritäten deutlich zu machen, können Sie bestimmte Absender verschieden einfärben. So heben sich die Nachrichten vom Rest ab und Sie wissen genau, um welche Priorität es sich dabei handelt.

Wichtig für ein erfolgreiches E-Mail Management ist auch, Emails regelmäßig zu löschen. Gerade im Ordner für Newsletter sollte man sich nicht allzu lange aufhalten (vorausgesetzt: Sie arbeiten nicht damit). Einmal die Woche reicht, um den Ordner kurz durchzugehen, gegebenenfalls wichtige E-Mails rauszuziehen/zu bearbeiten und den Rest zu löschen. Bei E-Mails mit einer C-Prioritäten können Sie ähnlich vorgehen. Ist die Bearbeitung nicht dringlich, notieren Sie das in Ihrem Kalender. Nach erfolgreicher Bearbeitung kann auch diese Email – im Normalfall – gelöscht werden.

Wann E-Mails beantworten?

Nicht selten fühlen sich Mitarbeiter gezwungen, neu eingetroffene E-Mails direkt zu öffnen und zu bearbeiten. Meist resultiert ein solches Verhalten aus Neugierde, oder auch Angst, etwas Wichtiges zu verpassen. Nehmen Sie sich diesen Druck, denn nicht jede Mail müssen Sie sofort bearbeiten. Im Gegenteil, das kann sogar sehr hinderlich sein, wenn Sie jedes Mal, wenn eine E-Mail eintrifft, Ihre Arbeit unterbrechen. Denn so benötigen Sie viel mehr Zeit, um sich wieder in die eigentliche Aufgabe einzufinden. In vielen Fällen ist es sogar sinnvoll, gewisse E-Mail-Zeiten in Ihrem Arbeitsalltag festzulegen. Diese können nur einmal oder fünfmal am Tag sein. In diesen Zeitabschnitten sollten Sie sich ausschließlich dem E-Mail-Verkehr widmen und alle anderen Tätigkeiten pausieren. Jedoch sollten Sie vorsichtig sein! Denn viele Kunden erwarten eine schnelle Antwort.

Zeit sparen beim E-Mails schreiben

Häufig ist das Verfassen von E-Mails eine zeitraubende Tätigkeit. Doch das muss es nicht sein, wenn man diese 7 Tipps beachtet:

Füllen Sie den Betreff immer kurz und knapp aus! Die größte Gefahr besteht sonst darin, dass die E-Mail im Spam-Ordner landet. Außerdem hilft es Ihnen zu wissen, worum es geht, damit Sie entscheiden können, wann Sie sich Zeit für dieses Anliegen nehmen.
Vermeiden Sie lange Formulierungen oder unnötige „Danke“-Mails! Das stört gegebenenfalls den Kommunikationsfluss in Ihrem Unternehmen.
Schreiben Sie Kürzel! Dies eignet sich besonders für den Betreff. Beispielsweise deutet das Kürzel „FYI“ (for your information) bereits an, dass auf diese E-Mail keine Antwort erwartet wird.
E-Mails sollten Sie nur mit Einverständnis des Absenders weiterleiten! Wenn Sie sich nicht sicher sind, nachfragen.
Nicht zu viele Anhänge! Versuchen Sie auch, Übersicht in der Anzahl Ihrer Anhänge zu gewähren – dazu zählt auch das Datenvolumen. Größere Dateien sollten Sie außerdem im ZIP-Format verschicken.
Senden Sie PDFs! Nur so, oder auch mit anderen Standardformaten, können Sie garantieren, dass der Empfänger die Anhänge auch öffnen kann.
Falls Sie außer Haus sind, nutzen Sie die automatische Abwesenheitsnotiz! Das lässt Sie den Überblick behalten und informiert Ihre Kunden oder Kollegen, dass sie wohl länger als üblich auf eine Antwort warten müssen.

Sie haben einen Berg an Aufgaben und wissen nicht, mit welcher Sie beginnen sollen? Sie suchen eine Technik, die Ihnen hilft, das Chaos zu beseitigen und mehr Struktur in Ihren Arbeitsalltag zu bringen? Dann sind Sie hier genau richtig. Dieser Artikel beschäftigt sich mit Prioritäten, was sie sind und wie man sie richtig setzt. Nach diesem Artikel können Sie Ihre Aufgaben mit der Eisenhower-Methode besser bewältigen. Ihnen wird es leichter fallen, die Wichtigkeit und Dringlichkeit von Aufgaben zu unterscheiden und in Ihr Zeitmanagement einzubeziehen (hier geht's zum Artikel über Zeitmanagement → Zeitmanagement). Los geht’s!

Was sind eigentlich Prioritäten?

Um den richtigen Umgang mit Prioritäten zu lernen, sollten wir zunächst klären, was sie eigentlich sind. Das Wort ‚Prioritäten’ ist lateinischen Ursprungs von ‚prior’ und bedeutet ‚der Vordere’. Eine Sache wird also einer anderen vorgezogen. Diese Entscheidung, in welcher Reihenfolge verschiedene Aktivitäten geordnet werden, ist eine persönliche und abhängig vom jeweiligen Individuum. Viele gehen dabei nach dem allbekannten Sprichwort: „Erst die Arbeit, dann das Vergnügen!“

Prioritäten richtig setzen – Die Eisenhower-Methode

Damit all das möglichst erfolgreich gelingt, lohnt es sich, einen Blick auf die Eisenhower-Methode zu werfen. Mit dieser Technik sollte es jedem Menschen gelingen, die jeweiligen Aufgaben hinsichtlich von Wichtigkeit und Dringlichkeit zu bewerten. Dabei sollten Sie sich immer wieder folgende Fragen stellen:

Sind diese Aufgaben wichtig und dringend?
Wie wichtig und dringend sind sie tatsächlich?

Durch diese Vorgehensweise fangen Sie an, Ihre anstehenden Arbeiten zu kategorisieren und letztendlich auch zu hierarchisieren. Das bringt den Vorteil, dass Sie noch in der Planungsphase herausfinden sollten, welchen Einfluss die jeweiligen Aktivitäten auf Ihren Erfolg haben. Genau das wird Ihnen später helfen, den optimalen Zeitplan für Ihre anstehende Arbeit herauszuarbeiten.

Welche Prioritäten? Wichtigkeit & Dringlichkeit

Bereits im vorangegangenen Kapitel wurde über den Unterschied von Wichtigkeit und Dringlichkeit gesprochen. Diese Unterscheidung bildet das Herzstück der Eisenhower-Methode. Generell könnte Folgendes festgehalten werden:

Wichtig: eine Aufgabe bringt Sie Ihrem Ziel näher

Dringlich: eine Aufgabe benötigt zu einem gewissen Zeitpunkt Ihre (volle) Aufmerksamkeit

Diese Grundsätze sollten Sie im Hinterkopf behalten, denn sie sind die Basis der nun anstehenden Abschnitte.

Das Eisenhower-Prinzip - So setzen Sie Prioritäten richtig

Nach dieser ausführlichen Einführung möchten wir uns nun der eigentlichen Methode zuwenden. Mit dem bereits erworbenen Wissen können wir uns denken, dass diese Technik Ordnung schaffen soll. Dazu sollen alle anstehenden Aufgaben analysiert und kategorisiert werden. Die Eisenhower-Methode unterscheidet zwischen vier Prioritätenklassen, die in der folgenden Grafik verdeutlicht werden:

Daraus lassen sich vier Gruppen ableiten:

Wichtig und dringend (A): Diese Kategorie beherbergt Aufgaben, die wichtig sind und gleichzeitig bestenfalls noch heute erledigt werden. A-Prioritäten sollten nicht aufgeschoben, sondern immer als erstes angegangen werden. Dazu gehören zum Beispiel die Bewältigung von Krisen oder Problemen.

Wichtig, aber nicht dringend (B): Bei B-Prioritäten geht es hauptsächlich um Dinge, die zwar wichtig und zielführend sind, aber nicht unbedingt heute erledigt werden müssen. B-Aufgaben sind wichtig, weil sie an Ihrem Erfolg beteiligt sind. Nehmen Sie sich Zeit für diese Tätigkeiten und planen Sie, wann Sie diese durchführen können. Dennoch gilt hier auch: Je früher, desto besser! So könnten manche Probleme sogar vermieden werden.

Unwichtig, aber dringend (C): Zu diesen Prioritäten zählen Aktivitäten, die Sie nicht unbedingt näher zum Ziel bringen, dennoch aber hilfreich und notwendig sind. Seien es Rechnungen, die noch zu überprüfen sind, oder Berichte lesen. All diese Dinge sollten Sie zwar nicht vernachlässigen, ihnen aber auch nicht zu viel Aufmerksamkeit einräumen.

Weder wichtig, noch dringend (D): Mit Tätigkeiten dieser Kategorie sollten Sie sich möglichst gar nicht beschäftigen. Daher delegieren Sie diese Aufgaben an einen anderen Mitarbeiter oder sie landen direkt im Papierkorb. Zu diesem Bereich könnte beispielsweise das Lesen von Werbepost gehören.

Nach diesem Schema können Sie nun Ihre Aufgaben durchgehen und der jeweiligen Kategorie zuordnen.

TIPP! Nehmen Sie sich Zeit! Wie bereits im Artikel über Zeitmanagement hervorgegangen ist, ist eine ausreichende Planung sinnvoll und erleichtert spätere Arbeitsschritte.

Zusammenfassung & Kritik der Methode

Das Eisenhower-Prinzip soll primär helfen, Ihre Planung strukturiert und langfristig zu gliedern. Dabei ist die Einteilung von den zu erledigenden Aufgaben (Prioritätensetzung) das Herzstück der Methode. Nach der Einteilung in Wichtig und Dringlich wissen Sie bestenfalls nicht nur, wie sich diese Tätigkeiten auf Ihren Erfolg auswirken, sondern auch, wie Sie damit umgehen. Sie können beispielsweise herauslesen, was Sie selbst erledigen oder an einen Kollegen weitergeben. Dabei zählt vor allem der Grundsatz:

Wichtigkeit vor Dringlichkeit!

Außerdem sollten Sie bei Ihrer Planung berücksichtigen, jeden Tag an einer B-Priorität zu arbeiten. Diese sichert, dass Sie Ihrem Ziel stetig näherkommen und bringt letztendlich den gewünschten Erfolg. Dafür ist es essentiell, die Ziele nicht aus den Augen zu verlieren, denn sie sind der Grund, warum Prioritäten gesetzt werden. Lassen Sie sich also nicht ablenken und behalten Sie Ihre Ziele immer im Blick! (Mehr über Ziele erfahren Sie hier → Ziele erreichen).

Dennoch ist anzufügen, dass diese Methode nicht kritikfrei bleibt. In der Theorie erscheint es – wie fast immer – so einfach, Aufgaben zu bewerten. Doch genau in diesem Punkt bleibt die konkrete Durchführung offen. Es wird nicht klar definiert, anhand von welchen Merkmalen Tätigkeiten zu einer Kategorie hinzugefügt werden sollen. Das muss wohl jeder für sich selbst entscheiden. Deshalb ist eine reflektierte Arbeitsweise der Schlüssel zum Erfolg. Seien Sie ehrlich zu sich und verzetteln Sie sich nicht mit Nebensächlichkeiten! Nur so können Sie es schaffen, Ihre Entscheidungen zu optimieren.

E-Mail Management – Ihr Postfach mit System