Die Telefonakquise ist nach wie vor ein beliebter Weg, um neue Kunden zu akquirieren. Denn mehr Kunden bedeutet potentiell mehr Umsatz für Ihr Unternehmen. Somit widmet sich dieser Artikel hauptsächlich dem Ablauf des Erstkontakts zwischen Verkäufer und Kunde am Telefon. Mit einigen Tipps und Tricks können Sie lernen, wie ein erfolgreiches Kundengespräch ablaufen sollte und wie Sie dieses gestalten.
Vorbereitung auf die Telefonakquise
Zunächst ist zu sagen, dass für einen Verkäufer ein Telefonat mit einem unbekannten Menschen zum Ziel haben sollte, einen Termin zu vereinbaren (Mehr über Ziele hier → Ziele). Da es für den Verkäufer meist schwer ist, nicht mit all den Call-Centern in eine Schublade gesteckt zu werden, sollte ein souveränes Auftreten – selbst am Telefon – oberste Priorität sein (Schauen Sie hier vorbei → Prioritäten setzen). Dazu gehört einerseits eine sorgfältige Vorbereitung. Am besten machen Sie sich vor dem Gespräch einen Leitfaden und schreiben sich die wichtigsten Punkte auf. Bringen Sie außerdem Struktur in Ihr Vorhaben, sodass die einzelnen Punkte logisch aufeinander aufbauen.
Des Weiteren ist zu beachten, dass Sie beim ersten Gespräch noch nicht allzu viel verraten. Es soll hauptsächlich dazu dienen, einen umfassenden Überblick über Sie, Ihre Firma und die Angebote geben. Dennoch sollten Sie sich schon in der Vorbereitung in die Lage des potentiellen Neukunden versetzen. Welche Fragen könnte er haben? An welchen Punkten könnte er Einwände haben? Versuchen Sie Ihr Gespräch schon im Voraus so zu planen, dass der potentielle Neukunde möglichst wenig interveniert und – falls vorhanden – sein Interesse an Ihrem Produkt geweckt wird.
Außerdem sollten Sie darauf achten, dass Sie sich in einer ruhigen Umgebung befinden, wie zum Beispiel in Ihrem Büro. Dies trägt nicht nur zu Ihrer Konzentration, sondern auch zur Souveränität bei. Denn wenn der Kunde im Hintergrund kreischende Kinder in einem Schwimmbad hören würde, würde er sich mit größter Wahrscheinlichkeit nicht auf Sie einlassen wollen.
TIPP! Erzählen Sie nicht mehr als nötig! Die erste Kontaktaufnahme dient dem gegenseitigen Kennenlernen!
Das Telefonat
Schritt 1: Der Einstieg
Ein gelungener Einstieg in ein Telefonat hinterlässt nicht nur einen guten Eindruck, sondern gibt Ihnen auch Sicherheit für den weiteren Verlauf des Gesprächs. Beachten Sie schon gleich zur Begrüßung, dass Sie den Kunden mit Namen ansprechen. Gleichzeitig sollten Sie auch nicht vergessen, sich ebenfalls mit Ihrem Vor- und Nachnamen vorzustellen. Doch aufgepasst! Die Formulierung „Spreche ich mit Herrn Mustermann?“ klingt schon sehr verdächtig nach Call-Center, eine Schublade, die Sie stets vermeiden sollten. Melden Sie sich besser mit: „Guten Tag Herr Mustermann, hier spricht Frau Beispiel von der Firma F.“
Danach fragen Sie direkt nach, ob der Kunde schon Information erhalten hat und sich für das Gespräch mit Ihnen schon ein paar Gedanken gemacht hat.
Falls der Kunde tatsächlich schon informiert ist, fragen Sie nach und lassen Sie ihn erzählen, was er schon weiß. Falls noch keine Informationen vorliegen, können Sie direkt in das Gespräch einsteigen.
Schritt 2: Terminvereinbarung
Nachdem Sie Ihr Produkt/Anliegen knapp dargestellt haben, können Sie einen Termin vereinbaren. Sind sich beide Parteien über ein Treffen einig, dann zögern Sie nicht lange, sondern schlagen Sie zwei konkrete Termine vor. Das hat den Vorteil, dass Sie schneller zu einem Treffen kommen. Denn wenn Sie den Kunden zunächst fragen, wann er denn mal Zeit hätte, verliert sich das Gespräch schnell ins Leere. Willigt der Kunde ein, machen Sie nochmal deutlich, dass es sich bei diesem Termin hauptsächlich um ein Kennenlernen und Austauschen von Informationen handelt. Eine Entscheidung kann und sollte danach gefällt werden. Auf diese Art und Weise nehmen Sie den Druck, dass der Kunde sich schon zu einem viel zu frühen Zeitpunkt dagegen entscheidet. Lassen Sie ihm Zeit, das Produkt erstmal in Ruhe anzuschauen und auch Sie als Berater kennenzulernen.
Neben der Zeit sollten Sie auch gleich über den Ort des Treffens sprechen. Am besten würde sich dafür Ihr Büro oder das des Kunden eignen.
TIPP! Wenn möglich, beziehen Sie den Lebenspartner Ihre potentiellen Neukunden direkt mit ein! Menschen wollen sich mit ihren Partnern beraten, daher ist es sinnvoll, auch sie von Ihrem Konzept zu überzeugen.
Schritt 3: Schriftliche Terminbestätigung an Kunden verschicken
Nach dem Telefonat sollten Sie den ausgemachten Termin schriftlich bestätigen. Dies könnte beispielsweise so aussehen:
So können Sie kurz und knapp die wichtigsten Informationen festhalten. Mehr sollte auch nicht auf diesem Formular zu sehen sein. Außerdem ist es ratsam, das Dokument auszudrucken und persönlich zu unterschreiben. Benutzen Sie dafür ordentliches Papier und versenden Sie den Umschlag per Post an den Kunden. So handeln Sie seriös und teilen dem Kunden „auf offiziellem Wege“ nochmals die wichtigsten Informationen mit. Alternativ können Sie das Dokument auch per Mail als PDF versenden. Dies eignet sich vor allem bei Kunden, die oft und viel unterwegs und postalisch nicht gut erreichbar sind. Für welchen Weg Sie sich auch entscheiden mögen, kündigen Sie Ihre Terminbestätigung vorher an. Somit verhindern Sie eine vermeintliche abschreckende Wirkung des Schreibens. Die Terminbestätigung sollte bestenfalls noch am Tag des Telefonats versendet werden.
Zusammenfassung & Ausblick
Letztendlich liegt es nicht nur an Ihnen, sondern an vielen unzähligen externen Faktoren, die den potentiellen Neukunden in seiner Entscheidung beeinflussen. Lassen Sie sich nicht entmutigen und bewahren Sie Ruhe. Wenn Sie merken, dass Sie auf Widerstand stoßen, nehmen Sie das nicht als Niederlage hin, sondern lernen Sie daraus! Könnte es vielleicht sein, dass Sie Kunden angesprochen haben, die nicht in Ihrer Zielgruppe sind? Warum möchte sich der Kunde nicht auf ein Gespräch einlassen?
Wie in vielen anderen Sachen auch, kann man aus Selbstreflexion viel, vielleicht sogar am meisten, lernen.
