Zeitmanagement

Richtig & erfolgreich Delegieren

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RichtigunderfolgreichDelegieren DelegierenistTeamarbeit
„Ich mach es lieber schnell selber.“
 
„Ich kenne mich da besser aus.“
 
„Kein Problem, die Arbeit macht mir Spaß.“
 
„Ich glaube, es ist zu riskant, die Aufgabe abzugeben.“

 

Solche oder so ähnliche Ausreden kennen Sie vielleicht, gerade wenn es darum geht, Aufgaben zu delegieren. Dabei ist das eigentliche Problem meist etwas Persönliches. Sei es, weil Sie die Kontrolle nicht verlieren wollen, oder Angst haben, Macht abgeben zu müssen. Doch das Gegenteil sollte der Fall sein. Delegieren kann Ihnen Arbeit ersparen. Mit der richtigen Methode lernen Sie, Ihre Stärken in einem anderen Bereich zu konzentrieren, Sie können Zeit sparen oder gar Ihre Mitarbeiter mit mehr Verantwortung motivieren. Insbesondere die Aufgaben, die Sie mit C- oder D-Prioritäten bewertet haben, sollten Sie – wenn möglich – delegieren. (Wenn Sie nochmals überprüfen möchten, wie Sie Prioritäten richtig setzen, schauen Sie hier vorbei → Prioritäten setzen).

 

Erfolgreich Delegieren – Voraussetzungen

Um das Delegieren möglichst erfolgreich zu gestalten, sollten Sie einige Punkte beachten. Der Mitarbeiter bzw. Kollege sollte

 

  • Die Aufgabe verstanden haben
  • am erfolgreichen Abschluss der Aufgabe interessiert sein
  • überzeugt sein, dass die Erledigung für den Erfolg des Unternehmens wichtig ist
  • die Kompetenzen mitbringen, die bei dieser Aufgabe benötigt werden

 

TIPP! Kommunizieren Sie ausführlich! Denn nur mit ausreichenden Informationen können Aufgaben zufriedenstellend abgeschlossen werden.

 

Delegieren mit Methodik – Checklisten

Wenn Sie bis hierher alle Weichen gestellt haben, geht es nun an die Methodik. Diese überlassen Sie zunächst mal dem Betroffenen, dennoch ist es hilfreich, eine Checkliste zusammenzustellen. Dadurch haben Ihre Mitarbeiter/Kollegen eine zusätzliche Sicherheit und können Arbeitsschritte sorgfältig abgleichen. Eine gute Checkliste beinhaltet alle Tätigkeiten, die für einen erfolgreichen Abschluss notwendig sind – nicht mehr, aber auch nicht weniger. Alles, was erledigt wurde, einfach abhaken.

 

TIPP! Gehen Sie beim Abhaken keine Kompromisse ein! Tätigkeiten werden erst als erledigt markiert, wenn tatsächlich alle erforderlichen Punkte erfolgreich bearbeitet wurden. Seien Sie ehrlich!

 

Checklisten können in den verschiedensten Bereichen verwendet werden. Sei es bei der Vorbereitung eines Vertrags, der Erstellung eines Zeugnisses oder einem Bewerbungsgespräch. Wichtig ist, dass sie für Klarheit und Übersichtlichkeit sorgen. Schreiben Sie Ihre Punkte präzise mit all den wichtigen Schritten auf. Des Weiteren sollten Sie Checklisten nicht als starres Konzept ansehen. Es kann passieren, dass sich der Ablauf nicht so gestaltet, wie erwartet. Passen Sie deshalb Ihre Checkliste flexibel an die Herausforderungen an.

 

Die Zehn Regeln des Delegierens

Delegieren bedeutet nicht einfach, Aufgaben abzugeben. Im Gegenteil, es sollte mit Bedacht entschieden werden, welche Aufgaben an welchen Mitarbeiter übertragen werden. Nur so ist eine Delegation auch wirklich erfolgsversprechend. Besonders wichtig – wie bei vielen anderen Dingen auch – ist eine ausreichende Kommunikation. Es ist wichtig, sich vorher, während und nach der Aufgabe mit den betroffenen Mitarbeitern auseinanderzusetzen und gemeinsam an der korrekten Ausführung zu arbeiten.

 

TIPP! Entscheidend ist nicht, was gemeint war, sondern wie der andere es verstanden hat!  Nehmen Sie sich Zeit für die Kommunikation!

 

Die folgende Liste soll Ihnen einen Rahmen für eine erfolgreiche Delegation bieten:

 

D efinieren Sie genau, welche Schritte Sie delegieren wollen.

E ntscheiden Sie mit Bedacht, an wen Sie die Aufgabe abtreten.

L isten Sie auf, was gemacht werden muss.

E rläutern Sie die einzelnen Schritte mit den notwendigen Informationen.

G eben Sie ausreichend Feedback und stellen Sie Fragen.

A nsporn für Ihre Mitarbeiter! Geben Sie ihnen Ihr Vertrauen für das gemeinsame Ziel.

T hematisieren Sie die Delegation bei allen, die beteiligt sind.

I ntervenieren Sie nur nach vereinbarten Regeln.

O ffene Kommunikation bringt Ihnen den gewünschten Erfolg.

N achkontrolle schließt die Aufgabe mit einer Bewertung der Leistung ab.

 

Auf diese Weise erhalten Sie nicht nur Tipps und eine Checkliste für eine erfolgreiche Delegation, sondern auch den Einstieg in die Planung. Denn nur so lohnt es sich, Aufgaben abzugeben.

 

Kurz gefasst

Um erfolgreich zu delegieren, ist eine offene Kommunikation unabdingbar. Dabei sollten Sie besonders darauf achten, dass Sie ausreichend Informationen weitergeben, gleichzeitig aber auch während der Durchführung kontinuierliches Feedback geben. Des Weiteren kann eine logisch aufgebaute Checkliste Ihre Tätigkeiten unterstützen. Doch, Vorsicht! Halten Sie sich knapp und haken Sie nur Punkte ab, die tatsächlich erledigt wurden. Ist ein Projekt erfolgreich beendet, belohnen Sie Ihre Mitarbeiter mit Anerkennung und Wertschätzung. Zeigen Sie ihnen, dass Sie es gut gemacht haben, so fördern Sie nicht nur die Teamarbeit und ein harmonisches Betriebsklima, sondern auch die Motivation. Letztendlich ist hinzuzufügen, dass richtiges Delegieren den Unternehmensalltag erheblich verbessert. Scheuen Sie sich nicht, Verantwortung abzugeben. Davon profitieren im Endeffekt alle.

 

 

 

 

E-Mail Management – Ihr Postfach mit System

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LernenSie,E MailsmitSystemzuschreibenmiterfolgreichemE MailManagement!

Zu viele Emails? Sie wissen nicht, wo Sie beginnen sollen? Es wird nicht weniger, sondern immer mehr? Diese Fragen stellen sich viele Menschen, die in Büros arbeiten. Die Bearbeitung dieser Flut an elektronischer Post scheint kein Ende zu nehmen. Zugleich bleibt es eine Herausforderung, nicht den Überblick im eigenen Posteingang zu verlieren. In diesem Artikel möchten wir Ihnen Ratschläge geben, wie Sie die Kontrolle über Ihre Postfächer behalten. Sie erhalten Einblicke ins E-Mail Management und lernen, wie Sie Ihr E-Mail-System optimieren können. Verabschieden Sie sich vom ewigen Suchen nach der richtigen Mail und sehen Sie, wie Sie Ordnung in Ihr System bringen können.

 

E-Mail Management: Ordnung mit Ordnern

Eine Voraussetzung für ein übersichtliches Postfach ist die Struktur der Ordner. Es mag sein, dass es sich hierbei um eine eher lästige und unbeliebte Arbeit handelt. Dennoch ist zu sagen, dass eine sinnvolle Aufteilung langfristig gesehen Zeit spart und hilft, den Überblick zu behalten. Wie Sie Ihre Ordner letztendlich organisieren, bleibt ganz Ihnen überlassen und sollte auch nach individuellen Bedürfnissen und Situationen gewählt werden. Es eignet sich zum Beispiel eine Ordnung nach Projekten, nach Kunden oder Abteilungen einzurichten, je nachdem, was Ihre E-Mail-Flut hergibt. Beim Strukturieren sollten Sie außerdem beachten, dass Sie pro Ebene zwischen drei und acht Ordner festlegen. So wirken Sie einer endlosen Sucherei entgegen. Verschachteln Sie sich dabei nicht in zu vielen Ebenen und Abzweigungen. Es sollte übersichtlich sein, aber keine zu streng abgetrennten Bereiche entstehen.

 

TIPP! Nehm Sie sich Zeit! Zeit ist das A und O für die Herstellung einer solchen Struktur. Überlegen Sie sich gern vorher, wie Sie das E-Mail Management angehen möchten. Und wenn es einen Tag dauert, dann ist dieser für die Zukunft sinnvoll investiert!

 

E-Mail Management und das Eisenhower-Prinzip

In anderen Artikeln wurde schon über das Eisenhower-Prinzip gesprochen (Schauen Sie hier → Prioritäten setzen). Diese Methode hilft, Prioritäten richtig zu setzen, wobei sie sich auch sehr für die Strukturierung Ihres Posteingangs eignet. Unterscheiden Sie ebenfalls die verschiedenen Prioritätsstufen und weisen Sie sie den Ordnern zu. In der Kategorie Newsletter, beispielsweise, können Sie unerwünschte Werbung sammeln und gegebenenfalls direkt löschen.

TIPP! Erstellen Sie einen Ordner ausschließlich für Newsletter! So sind diese Emails aus Ihrem Postverkehr verschwunden und können ganz einfach in einem eigenen Ordner aufgelistet und gesucht werden.

 

Um Prioritäten deutlich zu machen, können Sie bestimmte Absender verschieden einfärben. So heben sich die Nachrichten vom Rest ab und Sie wissen genau, um welche Priorität es sich dabei handelt.

Wichtig für ein erfolgreiches E-Mail Management ist auch, Emails regelmäßig zu löschen. Gerade im Ordner für Newsletter sollte man sich nicht allzu lange aufhalten (vorausgesetzt: Sie arbeiten nicht damit). Einmal die Woche reicht, um den Ordner kurz durchzugehen, gegebenenfalls wichtige E-Mails rauszuziehen/zu bearbeiten und den Rest zu löschen. Bei E-Mails mit einer C-Prioritäten können Sie ähnlich vorgehen. Ist die Bearbeitung nicht dringlich, notieren Sie das in Ihrem Kalender. Nach erfolgreicher Bearbeitung kann auch diese Email – im Normalfall – gelöscht werden.

 

Wann E-Mails beantworten?

Nicht selten fühlen sich Mitarbeiter gezwungen, neu eingetroffene E-Mails direkt zu öffnen und zu bearbeiten. Meist resultiert ein solches Verhalten aus Neugierde, oder auch Angst, etwas Wichtiges zu verpassen. Nehmen Sie sich diesen Druck, denn nicht jede Mail müssen Sie sofort bearbeiten. Im Gegenteil, das kann sogar sehr hinderlich sein, wenn Sie jedes Mal, wenn eine E-Mail eintrifft, Ihre Arbeit unterbrechen. Denn so benötigen Sie viel mehr Zeit, um sich wieder in die eigentliche Aufgabe einzufinden. In vielen Fällen ist es sogar sinnvoll, gewisse E-Mail-Zeiten in Ihrem Arbeitsalltag festzulegen. Diese können nur einmal oder fünfmal am Tag sein. In diesen Zeitabschnitten sollten Sie sich ausschließlich dem E-Mail-Verkehr widmen und alle anderen Tätigkeiten pausieren. Jedoch sollten Sie vorsichtig sein! Denn viele Kunden erwarten eine schnelle Antwort.

 

Zeit sparen beim E-Mails schreiben

Häufig ist das Verfassen von E-Mails eine zeitraubende Tätigkeit. Doch das muss es nicht sein, wenn man diese 7 Tipps beachtet:

 

  • Füllen Sie den Betreff immer kurz und knapp aus! Die größte Gefahr besteht sonst darin, dass die E-Mail im Spam-Ordner landet. Außerdem hilft es Ihnen zu wissen, worum es geht, damit Sie entscheiden können, wann Sie sich Zeit für dieses Anliegen nehmen.
  • Vermeiden Sie lange Formulierungen oder unnötige „Danke“-Mails! Das stört gegebenenfalls den Kommunikationsfluss in Ihrem Unternehmen.
  • Schreiben Sie Kürzel! Dies eignet sich besonders für den Betreff. Beispielsweise deutet das Kürzel „FYI“ (for your information) bereits an, dass auf diese E-Mail keine Antwort erwartet wird.
  • E-Mails sollten Sie nur mit Einverständnis des Absenders weiterleiten! Wenn Sie sich nicht sicher sind, nachfragen.
  • Nicht zu viele Anhänge! Versuchen Sie auch, Übersicht in der Anzahl Ihrer Anhänge zu gewähren – dazu zählt auch das Datenvolumen. Größere Dateien sollten Sie außerdem im ZIP-Format verschicken.
  • Senden Sie PDFs! Nur so, oder auch mit anderen Standardformaten, können Sie garantieren, dass der Empfänger die Anhänge auch öffnen kann.
  • Falls Sie außer Haus sind, nutzen Sie die automatische Abwesenheitsnotiz! Das lässt Sie den Überblick behalten und informiert Ihre Kunden oder Kollegen, dass sie wohl länger als üblich auf eine Antwort warten müssen.

 

 

 

 

Erfolgreiches Zeitmanagement – Zeit ist Geld

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erfolgreiches zeitmanagement zeit ist geld

„Zeit ist Geld“ - Dieser Ausspruch stammt ursprünglich von Benjamin Franklin aus seinem Buch Ratschläge für junge Kaufleute aus dem Jahr 1748. Noch immer ist dieser Grundsatz aktuell, um den sich so manche Zeitmanagement-Seminare, Tutorials, Ratgeber und Wirtschaftsartikel ranken. Doch was hat es damit auf sich? Wann und wie ist Zeitmanagement sinnvoll? Welche Methoden und Techniken gibt es, um meine Arbeitsabläufe hinsichtlich ihrer Produktivität zu steigern? Darum soll es in diesem Artikel gehen.

 

Zeitmanagement – Die Kunst des Organisierens & Strukturierens

Chaos auf der Arbeit? Viel zu viele Aufgaben sind unerledigt? Sie haben keine Zeit für ein Privatleben? Dann sind Sie hier genau richtig! Denn: Das Herzstück des Zeitmanagements ist nichts Anderes als Arbeitsabläufe im Voraus zu planen. Das Ziel ist es, mit einer besseren Planung die Produktivität Ihres Schaffens zu erhöhen. Dabei ist es wichtig abzuwägen, welche Methode für Sie und Ihre Arbeit die passendste ist, mit welcher Technik Sie sich wohlfühlen und am effektivsten Arbeiten können. Wir werden Ihnen später einige dieser Methoden und Techniken vorstellen. Des Weiteren ist es essentiell, dass Sie vorher Ihre Ziele und Prioritäten gesetzt haben (Mehr Informationen über Ziele und Prioritäten erhalten Sie hier → Ziele erreichen & Prioritäten setzen). Auf diese Weise kann ein reibungsloser Ablauf der einzelnen Schritte geplant werden. Bevor wir also mit den eigentlichen Methoden des Zeitmanagements beginnen, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

  • Habe ich meine Ziele bereits klar definiert?
  • Habe ich auch meine Prioritäten so gesetzt, dass ich diese Ziele ohne Umwege erreichen kann?
  • Bemühe ich mich schon um eine sorgfältige Tages-/Wochen-/Monatsplanung?
  • Gibt es Momente, in denen mich ungeplante Verzögerungen schnell aus dem Konzept bringen?

Tipp! Seien Sie ehrlich bei der Beantwortung der Fragen, denn nur so können Problemquellen identifiziert und beseitigt werden!

Nach dieser kurzen Selbstreflexion können wir nun mit den eigentlichen Methoden des Zeitmanagements starten.

 

Erfolgreich „Nein“ sagen

Die Zeit vergeht wie im Flug, und das unwiederbringlich. Sei es ein Tratsch mit Kolleginnen und Kollegen oder weil wir für jemand anderen „schnell etwas erledigen“ müssen. Um in diesen Momenten nicht den Faden zu verlieren, bedarf es ein einziges Wort: „Nein.“

Nein-Sager können tatsächlich ein besseres Zeitmanagement einhalten, indem sie Zeit sparen. Grundvoraussetzung ist wieder, die eigenen Ziele und Prioritäten zu kennen. Wenn eine Kollegin/ein Kollege mit einer weiteren Aufgabe kommt, sollten Sie folgende Analyse anstellen:

  • Trägt diese Aufgabe auch zu meinem Ziel bei?
  • Wie dringlich ist diese Aufgabe?
  • Können wir eventuell einen Termin (später) ausmachen, um diese Angelegenheit zu bearbeiten?

Nein-Sagen muss nicht unhöflich sein. Sie können Ihren Kolleginnen und Kollegen gegenüber Interesse an ihrem Anliegen signalisieren, aber gleichzeitig verdeutlichen, dass Ihr persönliches Zeitmanagement ausgelastet ist.

Tipp! Grundsätzlich gilt der Merksatz: Nein wenn möglich, Ja wenn nötig.

 

Zeitmanagement: Planen, Pausen, Puffer

Ein sinnvolles Zeitmanagement erkennt man vor allem an einer strukturierten Planung. Ob diese handschriftlich oder digital festgehalten wird, bleibt Ihnen selbst überlassen. Wählen Sie den Weg, auf dem Sie sich am wohlsten fühlen. Dennoch sollten Sie Ihre Abläufe schriftlich fixieren. Das bringt folgende Vorteile mit sich:

  • Sie verinnerlichen die einzelnen Schritte
  • Die verfolgten Ziele sind sichtbarer
  • Die Team-Arbeit wird durch strukturierte Handlungsabläufe erleichtert

 

Die Planung

Eine Methode an dieser Stelle ist, einzelne Arbeitsschritte in Blöcke aufzuteilen. Beispielsweise fassen Sie den kompletten Email- und Telefonverkehr in einem Block zusammen und beschäftigen sich eine festgesetzte Zeit nur mit diesen Aufgaben. Wenn Sie wiederum Aufgaben erledigen müssen, welche eine hohe Priorität aufweisen, ist es sinnvoll, störfreie Zeiten einzurichten. Durch eine geschlossene Tür oder ein Schildchen an Ihrem Schreibtisch können Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen erkennbar machen, dass sie Sie nur in Notfällen unterbrechen. Räumen Sie sich pro Tag ungefähr 60 Minuten für derartiges konzentriertes Arbeiten ein und Sie werden sehen, wie dieses Zeitmanagement Ihre Produktivität steigert.

Schließlich sollten Sie auch weitere „Störfaktoren“ wie Mittagspausen, Besprechungen und sonstige Arbeiten, in denen Sie neben Ihrer Kernaufgabe involviert sind, miteinberechnen. Durchschnittlich braucht man 10 Minuten, um die Tagesplanung für den nächsten Tag festzusetzen.

Tipp! Auch die Planungszeit sollte geplant werden!

 

Pausen & Puffer

Pausen und Puffer sollten in Ihrer Planung ebenso vorkommen wie die Erledigung Ihrer Aufgaben. Vor allem Pausen sind wichtig für den menschlichen Organismus, der sich nach einer Konzentrationsphase von ungefähr 90 bis 100 Minuten erst wieder regenerieren muss, um eine aufmerksame Arbeitsweise beibehalten zu können. Eine kurze Pause von 5 bis 10 Minuten reicht aus, um neue Energie für die nächsten 90 Minuten zu tanken. Wie Sie Ihre Pause gestalten, bleibt Ihnen überlassen, ob Sie in die Cafeteria gehen, kurz raus die Füße vertreten, oder ein Magazin lesen wollen. Hauptsache, Sie beschäftigen sich für diese paar Minuten mit was Anderem.

Der letzte hier aufgeführte Punkt ist der der Puffer. In der Theorie hört sich das Zeitmanagement, wenn es denn geplant und strukturiert ist, immer so reibungslos an. Doch das muss es nicht sein, wenn wir keine Zeit für Unerwartetes einplanen. Dabei geht man in der Regel nach dem 60/40 Prinzip. 60% der Arbeitszeit sollten Sie mit Ihren Aufgaben einplanen, wobei 40% für Unerwartetes dazukommen. So garantieren Sie, dass, falls etwas Unerwartetes dazwischenkommt, Sie nicht gleich aus dem Konzept gebracht werden. Auch hilft wie im vorherigen Teil beschrieben, gewisse Arbeiten zu bündeln, anstelle von Arbeiten so zu erledigen, wie sie gerade anfallen.

 

Von To-Do- und Checklisten

Fast jeder hat sie schon einmal gebraucht: Check- und To-Do-Listen. Auch sie finden in einem erfolgreichen Zeitmanagement Anwendung. Dabei sind diese beiden Listentypen zunächst voneinander zu unterscheiden. To-Do-Listen geben einen Gesamtüberblick über die zu erledigenden Aufgaben. Sie erläutern keine einzelnen Arbeitsschritte, sondern plakatieren jeweils die Aufgabe mit einer Kernüberschrift. Aus der To-Do-Liste soll ein Überblick über alle anstehenden Aufgaben hervorgehen.

Die Checkliste dagegen beschäftigt sich mit einzelnen Schritten im Detail. Sie gibt eine Übersicht über alle Teilaufgaben, die zu einer Gesamtaufgabe dazu gehören. So kann beispielsweise eine Checkliste für ein Meeting erstellt werden, in der hervorgeht, dass zuvor das Meeting in folgenden Punkten vorbereitet werden muss:

  • Ist der Raum reserviert?
  • Ist die erforderliche Technik vorhanden?
  • Sind alle Beteiligten eingeladen?
  • Ist eine Tagesordnung erstellt?
  • Haben alle Kolleginnen und Kollegen die Unterlagen erhalten?

Die Erfahrung bestätigt, dass To-Do- und Checklisten einige Vorteile bringen: Sie mindern das Fehler-Risiko, verdeutlichen die Nachvollziehbarkeit einzelner Schritte, tragen zur Automatisierung von Arbeitsprozessen bei und sparen letztendlich Zeit. Wichtig ist vor allem, dass To-Do-Listen nicht mit einem Kalender verwechselt werden. In einer To-Do-Liste haben Adressen, thematische Notizen oder Termine keinen Platz! Unterscheiden Sie streng zwischen Ihrem Kalender und einer To-Do-Liste, ansonsten läuft Ihr Zeitmanagement die Gefahr, im Chaos zu versinken.

 

All diese Punkte bestätigen immer wieder folgenden Leitsatz:

Zeitmanagement ist Selbstdisziplin!

Durch Ihre innere Einstellung und Motivation bestimmen Sie das Zeitmanagement erheblich. Den schlimmsten Fehler, den Sie dabei machen können, ist, Situationen nicht zu analysieren. So kann es passieren, dass wenn wir Fehler machen, wir nicht daraus lernen.