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Der Businessplan für einen gelungenen Start des Unternehmens

3 Januar 20193 Januar 2019 by Helpdesk

Aller Anfang ist schwer. Dies gilt gerade auch für die Gründung eines Start-Ups. Gründer müssen bereits zu Beginn wichtige Tipps berücksichtigen, um eine Chance auf den langersehnten Erfolg zu haben. Denn auf dem Weg zu einem funktionierenden und gewinnbringenden Unternehmen lauern einige Stolpersteine und Hindernisse.

Tipps für die erfolgreiche Gründung eines Start-Ups
Viele Gründer sind zu Beginn total überzeugt von der eigenen Idee bzw. dem Produkt. Allerdings genügt ein gutes Produkt nicht. Denn die meisten Märkte sind hart umkämpft. Aufgrund der gewaltigen Konkurrenz ist die Marktsituation eines der größten Hindernisse auf dem Weg zum Erfolg. Denn nur mit Hilfe der richtigen Marketingstrategien ist es möglich, das eigene Produkt erfolgreich zu positionieren.

Gerade am Anfang sollten sich Gründer auf die eigenen Stärken besinnen. Darüber hinaus muss sich am Anfang jeder Gründer noch selbst finden. Auch die Rolle und Position im Unternehmen ist oftmals zu Beginn noch unklar und nicht genau definiert. Somit sollte sich der Gründer des Start-Ups genau überlegen, wo seine Stärken sind und welche Rolle er am besten ausfüllen kann. Nur dann werden die vorhandenen Ressourcen optimal genutzt.

Darüber hinaus begleiten den Gründer zu Beginn oftmals Zweifel. Viele Gründer zweifeln an ihrem Plan und Vorhaben. Folglich zögern sie bei wichtigen Entscheidungen. Allerdings sollten Gründer gerade diesen Fehler vermeiden. Auch bei Rückschlägen sollte der eingeschlagene Weg weiterverfolgt werden. Dabei ist es wichtig, aus den gemachten Fehlern zu lernen. Auf Dauer profitieren die Gründer dann von den anfangs gemachten Fehlern.

Bei einem Start-Up sind Anfangsschwierigkeiten an der Tagesordnung. Diese können rechtlicher oder tatsächlicher Natur sein. Wer sämtliche Hindernisse und Hürden schon im Voraus im Blick hat, hat gute Chancen auf langfristigen Erfolg. Aus diesem Grund bedarf es einen Businessplan, der das A und O bei der Gründung des Start-Ups ist.

Die Erstellung des Businessplans
Gründer sollten den Geschäftsplan für ihr Start-Up nicht übereilt erstellen. Vielmehr ist sorgfältiges und strukturiertes Handeln gefragt. Der Businessplan ist von überragender Bedeutung für den Erfolg eines Start-Ups. Denn Banken, Geschäftspartner und potenzielle Investoren haben allesamt eines gemeinsam – bei einer etwaigen Zusammenarbeit wollen diese einen Blick auf den Geschäftsplan des Start-Ups werfen. Der Geschäftsplan für das Unternehmen sollte gewissen formalen Anforderungen entsprechen, um effizientes und stringentes Handeln zu ermöglichen. Eine übersichtliche Struktur, ein ansprechendes Layout und die eindeutige Lesbarkeit sind Charakteristika eines guten Businessplans.

Zwingend sollten folgende Bestandteile zum Geschäftsplan gehören:

– Deckblatt
– Inhaltsverzeichnis
– Zusammenfassung
– Überschriften, Absätze und Zwischenüberschriften

Der Inhalt des Businessplans

Doch was steht eigentlich genau in einem Businessplan drin?
1. Zusammenfassung

Am Anfang des Geschäftsplans sollte eine Zusammenfassung stehen. In der Zusammenfassung beschreiben Gründer konkret und präzise die Geschäftsidee und stellen das eigene Unternehmen vor. Darüber hinaus sollten die Ziele sowie Erfolgs- und Risikofaktoren des Unternehmens in der Zusammenfassung vorkommen.

2. Die Gründer

Anschließend geht es um eine ausführliche Darstellung der jeweiligen Gründer. Diese sollten insbesondere auf die fachlichen und unternehmerischen Qualifikationen eingehen. An dieser Stelle ist es bedeutsam, den potenziellen Geschäftspartnern zu zeigen, dass die Gründer befähigt sind, ein Start-Up zu führen.

3. Der Markt

In diesem Bereich des Geschäftsplans ist es wichtig, darzustellen, wie die aktuelle Marktsituation ist. Zunächst geht es dabei um die potenziellen Kunden des Unternehmens. Denn diese sollen das Produkt kaufen und sind somit von erheblicher Bedeutung für den Erfolg. Aber auch der Konkurrenz gebührt ein Blick. Gründer müssen darauf eingehen, welche Konkurrenten zum aktuellen Zeitpunkt auf dem Markt aktiv sind. Auch der Standort sollte erläutert werden. Denn nicht jeder Standort eignet sich gleich gut für die Gründung eines Start-Ups. Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, die Vorteile und Gründe für die Wahl des jeweiligen Unternehmenssitzes darzustellen.

4. Das Produkt

Selbstverständlich ist das Produkt oder die Dienstleistung des Start-Ups von erheblicher Bedeutung. Denn Gründer müssen es zu Beginn schaffen, ihr Produkt den potenziellen Kunden schmackhaft zu machen. Dies kann nur von Erfolg gekrönt sein, wenn es im Vorhinein den Gründern gelingt, das Produkt im Businessplan positiv darzustellen. Denn wer keine Investoren überzeugen kann, überzeugt erst recht keine Kunden vom Kauf des Produkts.

5. Weiterer Inhalt

Darüber hinaus gehören zum obligatorischen Inhalt eines Geschäftsplans die Rechtsform, die Organisationsform und die Chancen und Risiken des Unternehmens. Auch und gerade die finanziellen Ressourcen sind von erheblicher Bedeutung.

Der Businessplan – bedeutsam für die Gründung eines Start-Ups
Bei der Gründung eines Start-Ups gibt es zumeist diverse Startschwierigkeiten. Um diese möglichst präventiv zu umgehen, ist es wichtig, dass Gründer sorgfältig einen Businessplan ausarbeiten. Dieser bietet zahlreiche Chancen und ist die Grundlage für wirtschaftlichen Erfolg.

Weitere Quellen:

SWOT-Analyse – Stärken & Schwächen, Chancen & Risiken

11 Januar 2018 by Makis Community

Besonders für junge Unternehmen ist deine Analyse der eigenen Stärken und Schwächen gebräuchlich. Meist wird hierfür die aus der BWL stammende SWOT-Analyse herangezogen. Mit dieser Methode können Sie schnell einen Überblick über Strenghts (Stärken), Weaknesses (Schwächen), Opportunities (Chancen) und Threats (Risiken) erlangen. Doch nicht nur für Start-Ups ist das interessant. Auch für etablierte Unternehmen sollte es selbstverständlich sein, sich mit den eigenen Stärken und Schwächen zu beschäftigen. In diesem Artikel stellen wir Ihnen diese Methode vor.

Aufbau der SWOT-Analyse

Die SWOT-Analyse aus vier verschiedenen Kategorien, die bestenfalls in einer Matrix veranschaulicht werden können. Dabei wird neben einer Marktanalyse (=externe Analyse) eine Unternehmensanalyse (=interne Analyse) herangezogen. Bei der externen Analyse geht es hauptsächlich um Umwelteinflüsse, die den Markt verändern. Darunter fallen beispielsweise fortschrittliche Technologien, neue Rechtsprechungen oder soziale Anpassungen. Die externe Analyse beinhaltet die Punkte Opportunities (Chancen) und Threats (Risiken). Sie bilden das Gerüst, in dem das Unternehmen die interne Analyse anstellen wird. Denn diese bezieht sich ausschließlich auf die Kapazitäten des Unternehmens. Genauer gesagt geht es hier um die Strengths (Stärken) und Weaknesses (Schwächen). Was sind die Probleme in Ihrem Unternehmen? Gleichzeitig aber auch: In welchem Feld sind Sie sogar Pionier?

(Schauen Sie auch hier → Ziele erreichen)

TIPP! Machen Sie sich Notizen zu den einzelnen Wörtern des SWOT-Akronyms!

Mögliche Fragen zur Recherche:

Interne Analyse (Stärken & Schwächen):

Wo waren Sie in der Vergangenheit (besonders) erfolgreich?
Was hat dagegen nicht gut funktioniert?
Welche Maßnahmen trugen zum Erfolg bei?
Was dagegen fiel schwer?
Welche Qualitäten unterscheiden Sie von Ihren Mitbewerbern?
Warum entscheiden Sie manche Kunden doch für einen Konkurrenten?

Externe Analyse (Chancen & Risiken):

Welche Möglichkeiten bietet der Markt noch an?
Wo lauern Gefahren?
Welche Chancen bietet die Zukunft?
Was denken Sie: welche Aktivitäten erwarten Sie von Ihren Konkurrenten?
Gibt es aktuelle Trends und wie beeinflussen sie das Geschehen?
Welche Entwicklungen können sich negativ auf Ihr Geschäft auswirken?

Nachdem Sie sich über die einzelnen Punkte ausreichend Gedanken gemacht haben, ist es nun an der Zeit, diese darzustellen. Am besten fertigen Sie hierzu eine eigene Grafik an, die beispielsweise so aussehen könnte:

Suchen Sie dabei Punkte aus Ihren Stärken, die sich mit denen aus den Chancen verbinden lassen. So können Sie Ihre Stärken weiter ausbauen, indem Sie weiteres Potenzial nutzen. Gleichzeitig sollten Sie sich Maßnahmen überlegen, wie Sie die Risiken des Marktes mit Ihren Stärken kompensieren können. Das gleiche Vorgehen stellen Sie mit den Schwächen an. So erhalten Sie am Ende in der Matrix eine mögliche Reaktion auf die bisherigen Zustände. Mit einer weiteren Grafik können Sie diese veranschaulichen:

Zweck der SWOT-Analyse

Hier kann man den Zweck der SWOT-Analyse nun deutlich erkennen. Die Kombination der vier Kategorien zeigt deren Zusammenhänge offen vor. Nun ist es an der Zeit, die richtigen Fragen zu stellen, damit Sie Ihren Handlungsspielraum erkennen. Beispiele hierfür wären:

Wie können durch Stärken die Chancen weiter optimiert werden?
Welche Bereiche könnte Ihr Unternehmen erweitern, um potentielle Marktanteile zu erhalten?
Könnten sich manche Schwächen zu Stärken entwickeln?
In welchen Bereichen sollte Ihr Unternehmen noch aufholen?
Welche Risiken können mit welchen Stärken kompensiert oder sogar abgewendet werden?
In welchen Bereichen treffen Schwächen auf Gefahren?
Welche Maßnahmen sollten komplett vermieden werden?

Auf diese Art und Weise schaffen Sie es nun, die vier verschiedenen Begriff zu kombinieren und erste Lösungsansätze sichtbar zu machen. Beachten Sie allerdings, dass es sich hierbei nicht um eine vollends entwickelte Strategie handelt. Vielmehr geht es um eine Analyse, die eine Momentaufnahme darstellt. Darauf aufbauend können richtige Strategien entwickelt und verfolgt werden.

Fehler & Probleme bei der SWOT-Analyse

Damit die SWOT-Analyse erfolgreich ist, sollten Sie einige Fehler vermeiden. Zum einen ist es wichtig, dass Sie das Ziel, welches Sie erreichen wollen, genau definieren. Denn alle Maßnahmen, die Sie sich mit der SWOT-Analyse überlegen, sollten auf genau dieses Ziel hinarbeiten. Seien Sie dabei ehrlich zu sich selbst! Insbesondere dann, wenn es um die Analyse der eigenen Stärken und Schwächen geht.

Des Weiteren ist es wichtig, dass Sie die externen Chancen nicht mit Ihren eigenen Stärken verwechseln. Chancen beziehen sich im Rahmen der Analyse auf das Potenzial des Marktes und klammern das Unternehmen zunächst aus. Beispiele wären hier neue Kunden oder Marktlücken, die noch nicht erschöpft sind.

Außerdem erhalten Sie nach der SWOT-Analyse ein unbewegtes Bild von Ihrem Unternehmen in der gegebenen Marktsituation. Es ist keine historische Aufzeichnung über eine Entwicklung, sondern eine Momentaufnahme. Seien Sie sich dessen bewusst!

Zuletzt sei zu erwähnen, dass bei dieser Methode keine Priosisierung stattfindet. Das bedeutet, dass die einzelnen Punkte ungewichtet analysiert werden. Die Priosisierung der Maßnahmen bleibt Ihnen ganz individuell überlassen, je nachdem wie Sie die Ziele und Prioritäten definieren (Sehen Sie hier → Prioritäten setzen).

Zusammenfassung

Die SWOT-Analyse ist ein nützliches Instrument, um eine Momentaufnahme vom jetzigen Zustand zu erhalten. Sie zeigt – wenn ehrlich geantwortet – die Stärken und Schwächen, sowie die Chancen und Risiken in Ihrem Arbeitsumfeld auf. Das bietet eine solide Grundlage, um Strategien aufzubauen oder bereits etablierte Maßnahmen zu modifizieren. Ob dieses theoretische Modell in der Praxis reibungslos Anwendung findet, ist umstritten. Denn meist ist eine genaue Abgrenzung der vier Bereiche schwieriger als gedacht. Dennoch sollte es nicht schaden, sich mit den gegebenen Fragen zu beschäftigen und diese als Grundlage zum Aufbau einer Strategie herzunehmen.

Erfolgreicher Umgang mit Feedback

5 Januar 2018 by Makis Community

Im Deutschen benutzen wir ganz verständlich die (englische) Phrase „Feedback geben“, insbesondere in solchen Situationen, wenn wir anderen Menschen rückmelden wollen, wie sie etwas geschafft haben. Es geht dabei also um eine Bewertung, denn eine Rückmeldung kann positiv oder negativ sein. Feedback ist deshalb so entscheidend, da Sie auf Fehler/Probleme hingewiesen werden können, die Ihnen sonst nicht aufgefallen wären. Dennoch sollte gesagt werden, dass nur eine faire und konstruktive Analyse zu einer solchen Problembehebung führt. Gleichzeitig ist es aber genauso wichtig, dass eine konstruktive Rückmeldung auch angenommen wird. Wie können Sie also aus Feedback lernen?

Von der Selbst- zur Fremdwahrnehmung

Feedback ist quasi das Gegenstück zur Selbstwahrnehmung. Denn hierbei bewerten Sie nicht sich selbst, sondern Verhaltensweisen von anderen Menschen (Mehr zu verschiedenen Persönlichkeitstypen finden Sie hier → Persönlichkeitstypen). Oft ist das Geben von Rückmeldungen mit hoher Sensibilität verbunden, da Sie nicht nur positive und erfolgreiche, sondern auch negative Eindrücke ansprechen. Deshalb ist es umso wichtiger, sich ausreichend mit der Thematik auseinander zu setzen, um mögliche Schwierigkeiten zu vermeiden.

Regeln für den Feedback-Geber

Formulieren Sie Ihr Anliegen klar und sachlich. Dazu gehört vor allem, den Feedback-Nehmer nicht mit Vorwürfen zu überschütten. Vermeiden Sie beispielsweise Phrasen wie: „Sie sind immer so dominant“, sondern sagen Sie stattdessen: „Nachdem Sie sich so geäußert haben, wollte sich der Kollege nicht mehr beteiligen“.
Vermeiden Sie Du-Botschaften! Zeigen Sie dem Feedback-Nehmer nicht durch Formulierungen wie „Du hast …“ die Fehler auf, sondern sagen Sie besser: „Ich habe das so wahrgenommen“.
Beginnen und enden Sie mit positiven Punkten. Das verhindert eine Frustration und motiviert den Kollegen, an den Schwachstellen zu arbeiten.
Zeigen Sie auch, dass Sie bereit sind, Feedback anzunehmen. Durch einen solchen Austausch kommen vielleicht sogar neue innovative Ideen zum Vorschein, an die Sie bisher noch nicht gedacht haben.
Vergewissern Sie sich, dass der Feedback-Nehmer Ihre Kritikpunkte auch wirklich versteht. Reden Sie deshalb nicht um den heißen Brei, sondern sagen Sie präzise, was Ihnen auffiel.

Regeln für den Feedback-Nehmer

Hören Sie genau zu und lassen Sie den Feedback-Geber aussprechen. Stellen Sie Ihre Fragen direkt, falls Sie etwas nicht verstehen sollten.
Normalerweise ist es während eines solchen Gesprächs nicht notwendig, sich für sein Verhalten zu rechtfertigen oder gar zu entschuldigen. Denn Rückmeldungen sind dazu da, um bisheriges Verhalten zu analysieren und anschließend zu optimieren.
Wenn die Rückmeldung nicht nur positiv ausfällt, sollte der Feedback-Nehmer mitteilen, wenn es ihm zu viel wird. Es ist sinnvoll, zunächst mit dem Gehörten zu arbeiten und später weitere Schritte zu klären.
Bedanken Sie sich am Ende für die Eindrücke und sehen Sie es positiv. Denn auch aus Fehlern kann man lernen. Seien Sie also motiviert, die erforderlichen Arbeitsschritte zu optimieren.

Zusammenfassung

Im Idealfall trägt eine konstruktive Kritik zur Optimierung des Kommunikationsprozesses in Ihrem Unternehmen bei. Es hilft beispielsweise, Ziele zu erreichen (Schauen Sie hier → Ziele erreichen), mögliche Missverständnisse zu klären und die Zusammenarbeit zu verbessern. Denn durch die persönliche Einschätzung aller Beteiligten eines Projekts können Fehler vermieden werden und gleichzeitig die Stärken und Schwächen sichtbar gemacht werden. Auch das Vertrauen innerhalb der Gruppe wird gestärkt, was sich wiederum positiv auf das Arbeitsklima auswirken kann. Dennoch sollten Sie sich an gewissen Regeln halten. Im Folgenden wir zwischen dem Feedback-Geber und Feedback-Nehmer unterschieden.

Dennoch ist nicht garantiert, dass wenn Sie sich an alle dieser genannten Regeln halten, das Anliegen auch positiv aufgenommen wird. Es ist und bleibt ein sensibler Bereich. Das wichtigste ist aber, dass Sie durch diese Regeln wissen, dass Sie alles getan haben, um das Feedback konstruktiv zu gestalten.

Prioritäten richtig setzen – Lernen Sie mit der Eisenhower-Methode

22 November 201722 November 2017 by Makis Community

Sie haben einen Berg an Aufgaben und wissen nicht, mit welcher Sie beginnen sollen? Sie suchen eine Technik, die Ihnen hilft, das Chaos zu beseitigen und mehr Struktur in Ihren Arbeitsalltag zu bringen? Dann sind Sie hier genau richtig. Dieser Artikel beschäftigt sich mit Prioritäten, was sie sind und wie man sie richtig setzt. Nach diesem Artikel können Sie Ihre Aufgaben mit der Eisenhower-Methode besser bewältigen. Ihnen wird es leichter fallen, die Wichtigkeit und Dringlichkeit von Aufgaben zu unterscheiden und in Ihr Zeitmanagement einzubeziehen (hier geht's zum Artikel über Zeitmanagement → Zeitmanagement). Los geht’s!

Was sind eigentlich Prioritäten?

Um den richtigen Umgang mit Prioritäten zu lernen, sollten wir zunächst klären, was sie eigentlich sind. Das Wort ‚Prioritäten’ ist lateinischen Ursprungs von ‚prior’ und bedeutet ‚der Vordere’. Eine Sache wird also einer anderen vorgezogen. Diese Entscheidung, in welcher Reihenfolge verschiedene Aktivitäten geordnet werden, ist eine persönliche und abhängig vom jeweiligen Individuum. Viele gehen dabei nach dem allbekannten Sprichwort: „Erst die Arbeit, dann das Vergnügen!“

Prioritäten richtig setzen – Die Eisenhower-Methode

Damit all das möglichst erfolgreich gelingt, lohnt es sich, einen Blick auf die Eisenhower-Methode zu werfen. Mit dieser Technik sollte es jedem Menschen gelingen, die jeweiligen Aufgaben hinsichtlich von Wichtigkeit und Dringlichkeit zu bewerten. Dabei sollten Sie sich immer wieder folgende Fragen stellen:

Sind diese Aufgaben wichtig und dringend?
Wie wichtig und dringend sind sie tatsächlich?

Durch diese Vorgehensweise fangen Sie an, Ihre anstehenden Arbeiten zu kategorisieren und letztendlich auch zu hierarchisieren. Das bringt den Vorteil, dass Sie noch in der Planungsphase herausfinden sollten, welchen Einfluss die jeweiligen Aktivitäten auf Ihren Erfolg haben. Genau das wird Ihnen später helfen, den optimalen Zeitplan für Ihre anstehende Arbeit herauszuarbeiten.

Welche Prioritäten? Wichtigkeit & Dringlichkeit

Bereits im vorangegangenen Kapitel wurde über den Unterschied von Wichtigkeit und Dringlichkeit gesprochen. Diese Unterscheidung bildet das Herzstück der Eisenhower-Methode. Generell könnte Folgendes festgehalten werden:

Wichtig: eine Aufgabe bringt Sie Ihrem Ziel näher

Dringlich: eine Aufgabe benötigt zu einem gewissen Zeitpunkt Ihre (volle) Aufmerksamkeit

Diese Grundsätze sollten Sie im Hinterkopf behalten, denn sie sind die Basis der nun anstehenden Abschnitte.

Das Eisenhower-Prinzip - So setzen Sie Prioritäten richtig

Nach dieser ausführlichen Einführung möchten wir uns nun der eigentlichen Methode zuwenden. Mit dem bereits erworbenen Wissen können wir uns denken, dass diese Technik Ordnung schaffen soll. Dazu sollen alle anstehenden Aufgaben analysiert und kategorisiert werden. Die Eisenhower-Methode unterscheidet zwischen vier Prioritätenklassen, die in der folgenden Grafik verdeutlicht werden:

Daraus lassen sich vier Gruppen ableiten:

Wichtig und dringend (A): Diese Kategorie beherbergt Aufgaben, die wichtig sind und gleichzeitig bestenfalls noch heute erledigt werden. A-Prioritäten sollten nicht aufgeschoben, sondern immer als erstes angegangen werden. Dazu gehören zum Beispiel die Bewältigung von Krisen oder Problemen.

Wichtig, aber nicht dringend (B): Bei B-Prioritäten geht es hauptsächlich um Dinge, die zwar wichtig und zielführend sind, aber nicht unbedingt heute erledigt werden müssen. B-Aufgaben sind wichtig, weil sie an Ihrem Erfolg beteiligt sind. Nehmen Sie sich Zeit für diese Tätigkeiten und planen Sie, wann Sie diese durchführen können. Dennoch gilt hier auch: Je früher, desto besser! So könnten manche Probleme sogar vermieden werden.

Unwichtig, aber dringend (C): Zu diesen Prioritäten zählen Aktivitäten, die Sie nicht unbedingt näher zum Ziel bringen, dennoch aber hilfreich und notwendig sind. Seien es Rechnungen, die noch zu überprüfen sind, oder Berichte lesen. All diese Dinge sollten Sie zwar nicht vernachlässigen, ihnen aber auch nicht zu viel Aufmerksamkeit einräumen.

Weder wichtig, noch dringend (D): Mit Tätigkeiten dieser Kategorie sollten Sie sich möglichst gar nicht beschäftigen. Daher delegieren Sie diese Aufgaben an einen anderen Mitarbeiter oder sie landen direkt im Papierkorb. Zu diesem Bereich könnte beispielsweise das Lesen von Werbepost gehören.

Nach diesem Schema können Sie nun Ihre Aufgaben durchgehen und der jeweiligen Kategorie zuordnen.

TIPP! Nehmen Sie sich Zeit! Wie bereits im Artikel über Zeitmanagement hervorgegangen ist, ist eine ausreichende Planung sinnvoll und erleichtert spätere Arbeitsschritte.

Zusammenfassung & Kritik der Methode

Das Eisenhower-Prinzip soll primär helfen, Ihre Planung strukturiert und langfristig zu gliedern. Dabei ist die Einteilung von den zu erledigenden Aufgaben (Prioritätensetzung) das Herzstück der Methode. Nach der Einteilung in Wichtig und Dringlich wissen Sie bestenfalls nicht nur, wie sich diese Tätigkeiten auf Ihren Erfolg auswirken, sondern auch, wie Sie damit umgehen. Sie können beispielsweise herauslesen, was Sie selbst erledigen oder an einen Kollegen weitergeben. Dabei zählt vor allem der Grundsatz:

Wichtigkeit vor Dringlichkeit!

Außerdem sollten Sie bei Ihrer Planung berücksichtigen, jeden Tag an einer B-Priorität zu arbeiten. Diese sichert, dass Sie Ihrem Ziel stetig näherkommen und bringt letztendlich den gewünschten Erfolg. Dafür ist es essentiell, die Ziele nicht aus den Augen zu verlieren, denn sie sind der Grund, warum Prioritäten gesetzt werden. Lassen Sie sich also nicht ablenken und behalten Sie Ihre Ziele immer im Blick! (Mehr über Ziele erfahren Sie hier → Ziele erreichen).

Dennoch ist anzufügen, dass diese Methode nicht kritikfrei bleibt. In der Theorie erscheint es – wie fast immer – so einfach, Aufgaben zu bewerten. Doch genau in diesem Punkt bleibt die konkrete Durchführung offen. Es wird nicht klar definiert, anhand von welchen Merkmalen Tätigkeiten zu einer Kategorie hinzugefügt werden sollen. Das muss wohl jeder für sich selbst entscheiden. Deshalb ist eine reflektierte Arbeitsweise der Schlüssel zum Erfolg. Seien Sie ehrlich zu sich und verzetteln Sie sich nicht mit Nebensächlichkeiten! Nur so können Sie es schaffen, Ihre Entscheidungen zu optimieren.

Erfolgreiches Zeitmanagement – Zeit ist Geld

22 November 201722 November 2017 by Makis Community

„Zeit ist Geld“ - Dieser Ausspruch stammt ursprünglich von Benjamin Franklin aus seinem Buch Ratschläge für junge Kaufleute aus dem Jahr 1748. Noch immer ist dieser Grundsatz aktuell, um den sich so manche Zeitmanagement-Seminare, Tutorials, Ratgeber und Wirtschaftsartikel ranken. Doch was hat es damit auf sich? Wann und wie ist Zeitmanagement sinnvoll? Welche Methoden und Techniken gibt es, um meine Arbeitsabläufe hinsichtlich ihrer Produktivität zu steigern? Darum soll es in diesem Artikel gehen.

Zeitmanagement – Die Kunst des Organisierens & Strukturierens

Chaos auf der Arbeit? Viel zu viele Aufgaben sind unerledigt? Sie haben keine Zeit für ein Privatleben? Dann sind Sie hier genau richtig! Denn: Das Herzstück des Zeitmanagements ist nichts Anderes als Arbeitsabläufe im Voraus zu planen. Das Ziel ist es, mit einer besseren Planung die Produktivität Ihres Schaffens zu erhöhen. Dabei ist es wichtig abzuwägen, welche Methode für Sie und Ihre Arbeit die passendste ist, mit welcher Technik Sie sich wohlfühlen und am effektivsten Arbeiten können. Wir werden Ihnen später einige dieser Methoden und Techniken vorstellen. Des Weiteren ist es essentiell, dass Sie vorher Ihre Ziele und Prioritäten gesetzt haben (Mehr Informationen über Ziele und Prioritäten erhalten Sie hier → Ziele erreichen & Prioritäten setzen). Auf diese Weise kann ein reibungsloser Ablauf der einzelnen Schritte geplant werden. Bevor wir also mit den eigentlichen Methoden des Zeitmanagements beginnen, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

Habe ich meine Ziele bereits klar definiert?
Habe ich auch meine Prioritäten so gesetzt, dass ich diese Ziele ohne Umwege erreichen kann?
Bemühe ich mich schon um eine sorgfältige Tages-/Wochen-/Monatsplanung?
Gibt es Momente, in denen mich ungeplante Verzögerungen schnell aus dem Konzept bringen?

Tipp! Seien Sie ehrlich bei der Beantwortung der Fragen, denn nur so können Problemquellen identifiziert und beseitigt werden!

Nach dieser kurzen Selbstreflexion können wir nun mit den eigentlichen Methoden des Zeitmanagements starten.

Erfolgreich „Nein“ sagen

Die Zeit vergeht wie im Flug, und das unwiederbringlich. Sei es ein Tratsch mit Kolleginnen und Kollegen oder weil wir für jemand anderen „schnell etwas erledigen“ müssen. Um in diesen Momenten nicht den Faden zu verlieren, bedarf es ein einziges Wort: „Nein.“

Nein-Sager können tatsächlich ein besseres Zeitmanagement einhalten, indem sie Zeit sparen. Grundvoraussetzung ist wieder, die eigenen Ziele und Prioritäten zu kennen. Wenn eine Kollegin/ein Kollege mit einer weiteren Aufgabe kommt, sollten Sie folgende Analyse anstellen:

Trägt diese Aufgabe auch zu meinem Ziel bei?
Wie dringlich ist diese Aufgabe?
Können wir eventuell einen Termin (später) ausmachen, um diese Angelegenheit zu bearbeiten?

Nein-Sagen muss nicht unhöflich sein. Sie können Ihren Kolleginnen und Kollegen gegenüber Interesse an ihrem Anliegen signalisieren, aber gleichzeitig verdeutlichen, dass Ihr persönliches Zeitmanagement ausgelastet ist.

Tipp! Grundsätzlich gilt der Merksatz: Nein wenn möglich, Ja wenn nötig.

Zeitmanagement: Planen, Pausen, Puffer

Ein sinnvolles Zeitmanagement erkennt man vor allem an einer strukturierten Planung. Ob diese handschriftlich oder digital festgehalten wird, bleibt Ihnen selbst überlassen. Wählen Sie den Weg, auf dem Sie sich am wohlsten fühlen. Dennoch sollten Sie Ihre Abläufe schriftlich fixieren. Das bringt folgende Vorteile mit sich:

Sie verinnerlichen die einzelnen Schritte
Die verfolgten Ziele sind sichtbarer
Die Team-Arbeit wird durch strukturierte Handlungsabläufe erleichtert

Die Planung

Eine Methode an dieser Stelle ist, einzelne Arbeitsschritte in Blöcke aufzuteilen. Beispielsweise fassen Sie den kompletten Email- und Telefonverkehr in einem Block zusammen und beschäftigen sich eine festgesetzte Zeit nur mit diesen Aufgaben. Wenn Sie wiederum Aufgaben erledigen müssen, welche eine hohe Priorität aufweisen, ist es sinnvoll, störfreie Zeiten einzurichten. Durch eine geschlossene Tür oder ein Schildchen an Ihrem Schreibtisch können Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen erkennbar machen, dass sie Sie nur in Notfällen unterbrechen. Räumen Sie sich pro Tag ungefähr 60 Minuten für derartiges konzentriertes Arbeiten ein und Sie werden sehen, wie dieses Zeitmanagement Ihre Produktivität steigert.

Schließlich sollten Sie auch weitere „Störfaktoren“ wie Mittagspausen, Besprechungen und sonstige Arbeiten, in denen Sie neben Ihrer Kernaufgabe involviert sind, miteinberechnen. Durchschnittlich braucht man 10 Minuten, um die Tagesplanung für den nächsten Tag festzusetzen.

Tipp! Auch die Planungszeit sollte geplant werden!

Pausen & Puffer

Pausen und Puffer sollten in Ihrer Planung ebenso vorkommen wie die Erledigung Ihrer Aufgaben. Vor allem Pausen sind wichtig für den menschlichen Organismus, der sich nach einer Konzentrationsphase von ungefähr 90 bis 100 Minuten erst wieder regenerieren muss, um eine aufmerksame Arbeitsweise beibehalten zu können. Eine kurze Pause von 5 bis 10 Minuten reicht aus, um neue Energie für die nächsten 90 Minuten zu tanken. Wie Sie Ihre Pause gestalten, bleibt Ihnen überlassen, ob Sie in die Cafeteria gehen, kurz raus die Füße vertreten, oder ein Magazin lesen wollen. Hauptsache, Sie beschäftigen sich für diese paar Minuten mit was Anderem.

Der letzte hier aufgeführte Punkt ist der der Puffer. In der Theorie hört sich das Zeitmanagement, wenn es denn geplant und strukturiert ist, immer so reibungslos an. Doch das muss es nicht sein, wenn wir keine Zeit für Unerwartetes einplanen. Dabei geht man in der Regel nach dem 60/40 Prinzip. 60% der Arbeitszeit sollten Sie mit Ihren Aufgaben einplanen, wobei 40% für Unerwartetes dazukommen. So garantieren Sie, dass, falls etwas Unerwartetes dazwischenkommt, Sie nicht gleich aus dem Konzept gebracht werden. Auch hilft wie im vorherigen Teil beschrieben, gewisse Arbeiten zu bündeln, anstelle von Arbeiten so zu erledigen, wie sie gerade anfallen.

Von To-Do- und Checklisten

Fast jeder hat sie schon einmal gebraucht: Check- und To-Do-Listen. Auch sie finden in einem erfolgreichen Zeitmanagement Anwendung. Dabei sind diese beiden Listentypen zunächst voneinander zu unterscheiden. To-Do-Listen geben einen Gesamtüberblick über die zu erledigenden Aufgaben. Sie erläutern keine einzelnen Arbeitsschritte, sondern plakatieren jeweils die Aufgabe mit einer Kernüberschrift. Aus der To-Do-Liste soll ein Überblick über alle anstehenden Aufgaben hervorgehen.

Die Checkliste dagegen beschäftigt sich mit einzelnen Schritten im Detail. Sie gibt eine Übersicht über alle Teilaufgaben, die zu einer Gesamtaufgabe dazu gehören. So kann beispielsweise eine Checkliste für ein Meeting erstellt werden, in der hervorgeht, dass zuvor das Meeting in folgenden Punkten vorbereitet werden muss:

Ist der Raum reserviert?
Ist die erforderliche Technik vorhanden?
Sind alle Beteiligten eingeladen?
Ist eine Tagesordnung erstellt?
Haben alle Kolleginnen und Kollegen die Unterlagen erhalten?

Die Erfahrung bestätigt, dass To-Do- und Checklisten einige Vorteile bringen: Sie mindern das Fehler-Risiko, verdeutlichen die Nachvollziehbarkeit einzelner Schritte, tragen zur Automatisierung von Arbeitsprozessen bei und sparen letztendlich Zeit. Wichtig ist vor allem, dass To-Do-Listen nicht mit einem Kalender verwechselt werden. In einer To-Do-Liste haben Adressen, thematische Notizen oder Termine keinen Platz! Unterscheiden Sie streng zwischen Ihrem Kalender und einer To-Do-Liste, ansonsten läuft Ihr Zeitmanagement die Gefahr, im Chaos zu versinken.

All diese Punkte bestätigen immer wieder folgenden Leitsatz:

Zeitmanagement ist Selbstdisziplin!

Durch Ihre innere Einstellung und Motivation bestimmen Sie das Zeitmanagement erheblich. Den schlimmsten Fehler, den Sie dabei machen können, ist, Situationen nicht zu analysieren. So kann es passieren, dass wenn wir Fehler machen, wir nicht daraus lernen.

Ziele erreichen – Mit Übung zum Erfolg

22 November 201722 November 2017 by Helpdesk

Dieser Artikel widmet sich der erfolgreichen Zielsetzung. Sie kennen vielleicht den ein oder anderen Menschen, der seine Ziele absichtlich viel höhersteckt, als nötig. Dadurch würde er angespornt und mit dem zufrieden, was er tatsächlich realisieren konnte. Diese Vorhaben aber sind unrealistisch und führen im schlimmsten Fall zur Frustration und Demotivation. Andere Beispiele zeigen, dass unzureichend definierte Ziele keinen oder kaum Erfolg bringen. Man weiß ja schließlich nicht genau, was man erreichen möchte. So geraten wir schnell in einen Kreislauf der Ziellosigkeit, der über ausbleibende Erfolgserlebnisse letztendlich bei einem verminderten Selbstwertgefühl landen kann.

Warum Ziele wichtig sind

Damit all das nicht passiert, beschäftigen wir uns nun detaillierter mit den Zielen an sich, deren Planung und Durchführung.
Ziele sind tatsächlich ein wichtiger Bestandteil unseres Lebens. Denn Sie motivieren uns, unsere Wünsche zu verwirklichen und am Ball zu bleiben. Wenn wir ein Ziel erreicht haben, nehmen wir es als sehr positiv und angenehm war. All das bewirkt, dass unser Selbstvertrauen gestärkt wird und wir motiviert sind, mit der neuen Energie weiterzumachen. Derartige Bestreben machen uns also glücklich und steigern unsere Motivation.
Doch wir müssen differenzieren, denn Ziele sind nicht gleich Ziele. Sind sie zu leicht zu erreichen, bleibt das Glücksgefühl bei Abschluss eines Projekts aus. Sind sie unerreichbar, werden wir ab einem gewissen Punkt frustriert. Diese Tatsache allein gibt schon einen Hinweis darauf, wie Ziele strukturiert sein sollten, damit wir sie bis zum Erfolg verfolgen.

Wie Ziele sein sollten: Die S.M.A.R.T. – Methode

Zunächst sollten wir festhalten, dass Ziele Charaktereigenschaften haben. Es ist für uns wichtig, dass sie bestimmte Merkmale erfüllen, damit der gewünschte Erfolg erreicht wird. Eine bewährte Methode ist die sogenannte S.M.A.R.T. – Methode. Dieses Akronym setzt sich aus den folgenden Wörtern zusammen:

Specific Measurable Accepted Realistic Timely

Mit dieser Methode können Sie Ihre Ziele eindeutig planen, formulieren und letztendlich erreichen. Beginnen wir nun die einzelnen Bestandteile dieser Technik zu betrachten.

Die S.M.A.R.T. – Methode im Detail

Specific

Zunächst betrachten wir den ersten Bestandteil des Akronyms, das Wort Specific. Er bezieht auf eine eindeutige Formulierung des Ziels/der Ziele. In diesem Fall reicht es nicht, sich irgendwelche Absichten einfach zu überlegen und im Kopf rumschwirren zu lassen. Im Gegenteil, Sie sollten sich Ihre Ziele aufschreiben. Das schafft nicht nur gedankliche Klarheit, sondern regt auch zu weiteren Fragen bezüglich des Vorgehens an. Das Ziel ist damit nicht mehr nur eine abstrakte Idee, sondern wird zunächst auf dem Papier (oder Bildschirm) real.

Measurable

Das zweite Kriterium ist, dass Ziele messbar (Measurable) sein sollten. Das dient vor allem der Kontrolle der Zielerfüllung. Die Messbarkeit ist dann gegeben, wenn sich Ihr Vorhaben mit den sogenannten W-Fragen definieren lassen:

Ein Beispiel für diesen Punkt wäre das Ziel, eine neue Sprache zu lernen. Ein eher unglücklich formuliertes Ziel ist demnach: „Ich will eine Sprache lernen.“ Dieses Ziel ist nicht eindeutig formuliert, es bleiben viele Fragen offen. Hier wirkt das Ziel eher wie eine impulsive Laune, die von einer konkreten Planung noch weit entfernt ist.
Im Gegensatz dazu ein deutlich besser formuliertes Ziel: „Ich möchte einmal die Woche an der Volkshochschule einen Sprachkurs belegen, um meine Interessen am jeweiligen Land zu vertiefen.“ Mit diesem Satz kann man auf alle oben genannten Fragen eine Antwort finden. Das Ziel wirkt konkreter und greifbar und erleichtert damit auch die Zielplanung erheblich.

Accepted

Der nächste Bestandteil ist das Wort Accepted. Hierbei ist es entscheidend, dass alle involvierten Personen das Ziel als solches anerkennen und der Zielführung beisteuern. Ein persönliches Interesse an der Erfüllung des Vorhabens sollte bei jedem einzelnen gegeben sein. Denn nur auf diese Weise sind alle Beteiligten motiviert, positiv zum Anliegen beizutragen.

TIPP! Verzichten Sie bei der Formulierung der Ziele auf negative Ausdrücke und Verneinungen! Beispiel:
!Nicht! „Wir wollen nicht wenig erreichen!“
Sondern „Wir wollen viel erreichen!“
So formulieren Sie Ihre Ziele positiv motivierend.

Realistic

Des Weiteren ist es wichtig, die Ziele realistisch (Realistic) festzulegen. Es gibt immer wieder Fälle, bei denen sich die Verantwortlichen verschätzt haben, sodass Ziele aus finanziellen, administrativen oder organisatorischen Gründen verfehlt wurden. Bei einer ausreichenden Planung sollten eben diese Fehleinschätzungen vermieden werden. Um die Umsetzbarkeit eines Ziels zu überprüfen, ist es notwendig, die vorhandenen Fähigkeiten zu überprüfen. Schauen Sie sich Ihr Team an und bewerten Sie, wie die einzelnen Mitglieder zur Erfüllung des Ziels beitragen können. Wer unterstütz Sie darin, Ihre Ziele zu erreichen? Welche Stärken und Schwächen bringen sie mit? Derartige Fragen sollten Sie sich stellen, um die eigentliche Teamarbeit bestmöglich vorzubereiten.

TIPP! Auch hier ist Motivation der Schlüssel zum Erfolg. Stimmen Sie Ihr Team positiv ein, sodass sie ein eigenes Interesse an Ihrem Projekt entwickeln!

Timely

Der letztgenannte Punkt bei dieser Methode ist die Zeit (Timely). Hierbei sollten Sie sich gründlich überlegen, in welchem Zeitrahmen die Zielerfüllung stattfinden soll. Grundsätzlich werden drei Arten von Zielen unterschieden:

Kurzfristige Ziele: Sie bilden die Basis für das Erreichen größerer Ziele. Dabei beziehen sie sich auf die nahe Zukunft. Zeithorizont von 2-6 Monaten.
Mittelfristige Ziele: Sie schaffen Tendenzen und weisen die Richtung, in der Sie sich mit Ihrem Projekt bewegen. Gleichzeitig sollen Transparenz schaffen. Zeithorizont von 1-5 Jahren.
Langfristige Ziele: Sie bilden die eigentliche Vision des Vorhabens und beantworten das „Warum?“. Damit sind sie der Motor der Bemühungen. Zeithorizont von 3-10 Jahren.

Wenn Sie dabei sind, alles zu formulieren, ist es in zeitlicher Hinsicht sinnvoll, Ihr Vorhaben von oben nach unten runter zu brechen. Beginnen Sie zunächst mit den langfristigen Zielen und beantworten Sie folgende Frage:

Was will ich mit diesem Projekt erreichen?

Wenn Sie dieses langfristige Ziel ausgearbeitet haben, können Sie sich mit den mittelfristigen Zielen beschäftigen. Dabei sollten Sie auf diese Frage eine Antwort finden können:

Was will ich innerhalb der nächsten 1-5 Jahre erreichen?

Nachdem auch diese Etappe klar definiert ist können Sie sich nun an die kurzfristigen Ziele wenden und diese mit folgender Frage bearbeiten:

Was will ich in den nächsten Monaten erreichen?

Auf diese Weise gehen Sie strukturiert an Ihr Projekt und zerlegen die einzelnen Schritte sinnvoll und logisch aufeinander aufbauend.

TIPP! Werden Sie nicht ungeduldig! Es besteht sonst die Gefahr, wichtige Details zu vernachlässigen. Erfolgreiche Ziele brauchen Ihre Zeit!

(Mehr Tipps zum Thema Zeitmanagement finden Sie hier → Zeitmanagement).

Résumé

Nach dieser Betrachtung wird schnell sichtbar, dass deutlich formulierte Ziele ein wichtiger Grundsatz für Erfolg sind. Denn ohne sie können wir keine sinnvollen Pläne festmachen. Um außerdem Fehler zu vermeiden, ist es wichtig, die eigenen Interessen immer wieder zu hinterfragen und gegebenenfalls neu zu definieren. Reflektieren Sie stetig, ob alle durchgeführten Handlungen auch tatsächlich zur Zielerreichung beitragen (Erfahren Sie mehr über Prioritäten → Prioritäten setzen). Dabei ist eine ganzheitliche Betrachtung des Ziels die Basis jeder Zielsetzung.