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Misserfolge – Wie Sie aus einem Fehler lernen können

18 Dezember 201711 Dezember 2017 by Makis Community

Misserfolge miteinemFehlerrichtigumgehen

Dass das (Berufs-)Leben nicht nur aus Höhen besteht, dürfte jeder Mensch früher oder später erfahren haben. Zum Beispiel, wenn Sie sich sicher waren, dass Sie top vorbereitet eine Präsentation halten, sorgte Ihr Lampenfieber für einen Blackout. Hinzu kommt, dass die Technik verrückt spielte und Ihr Vortrag letztendlich zu einer reinen Katastrophe wurde. Die tagelange Vorbereitung hat sich nicht bewährt. Derartige Erfahrungen werden Sie bestimmt kennen, denn manchmal verläuft es einfach nicht so, wie man sich es vorgestellt hat. Die entscheidende Frage ist dann, wie man mit einer „Pleite“ umgeht. Der folgende Artikel handelt von 3 verschiedenen Ratschlägen, wie Sie mit Misserfolgen umgehen lernen. Diese Herangehensweise ist eine Positive und basiert auf dem Leitgedanken, aus Fehlern lernen zu können.

1. Aus einem Fehler lernen

Der wohl gängigste Ratschlag, wenn es um die Verarbeitung von Misserfolge geht, ist wohl das Lernen aus Fehlern. Das klingt zunächst abgedroschen, dennoch ist etwas Wahres dran. Fehler können Ihnen helfen, vorausgesetzt Sie beschäftigen sich ausreichend mit ihnen.

Lokalisieren Sie genau, was das Problem war, wo es aufgetreten ist und warum dieser Fehler passiert ist. Mit einer nachvollziehbaren Planung sollte diese Analyse schnell erfolgt sein (Weiteres zum Thema Planung finden Sie hier → Zeitmanagement). Danach wissen Sie genau, bei welchem Schritt welche Komplikationen aufgetreten sind. Auf diese Weise können Sie sich nun darauf konzentrieren, die Vorgehensweise zu überdenken.

Um den Misserfolg nicht negativ zu bewerten, sehen Sie ihn als Feedback! Fehler geben Ihnen Rückmeldung über Ihre Leistung. Dadurch können Sie entsprechend reagieren und sich auf die neue Situation einstellen. Stellen Sie sich doch einfach vor, der Fehler wäre ein Kunde und kontaktiert Sie, um sich zu beschweren. Würden Sie dann einfach auflegen, den Kunden ignorieren und weitermachen wie bisher? Oder vielleicht doch reflektieren, Fehler analysieren und den Kunden mit einer schnellen Lösung zufriedenstellen? (Näheres über Kundengewinnung hier → Neue Kunden)

TIPP! Viele Fehler werden zwar erkannt, aber nicht korrigiert. Das verlangsamt Prozesse und wirkt sich negativ auf den Ablauf Ihres Unternehmens aus. Deshalb sollten Sie Fehler nicht nur analysieren, sondern direkt korrigieren, bevor die Macht der Gewohnheit zuschlägt!

2. Hätte, wäre, sollte...

Diese Wörter leiten Phrasen ein, die Sie unbedingt vermeiden sollten, wie zum Beispiel: „Was wäre, wenn...?“ – Die Antwort ist und bleibt: „Keine Ahnung.“ Deshalb sollte man sich nicht auf wage Voraussagungen versteifen, sondern einfach machen. Das unangenehmste Gefühl ist immer noch dieses, Dinge nicht einmal versucht zu haben. Natürlich ist der Erfolg nicht immer garantiert, dennoch ist die Verarbeitung der Erfahrung – wie auch immer sie ausfallen mag – mehr wert, als endloses Abwägen. Denn wenn man mal ehrlich ist, von welchen Erfahrungen lernt man am meisten? Von denen, bei denen man alles richtig gemacht hat? Oder bleiben diejenigen in Erinnerung, über die wir enttäuscht waren?

An dieser Stelle wird deutlich, dass wir Erfahrungen mit bestimmten Emotionen verknüpfen. Gute Erfahrungen bereiten uns Freude, während schlechte Erfahrungen uns an die Enttäuschung und vielleicht sogar Trauer erinnern. Daher ist es für den Lernprozess wichtig, auch schlechte Erfahrungen positiv zu bewerten. Fehler oder Probleme helfen uns, sie nicht zu wiederholen. Sie zeigen Lücken in unserem Plan und verweisen auf die Schritte, die nochmals überdenkt werden sollen. Trauen Sie sich Fehler zu machen und versteifen Sie sich nicht auf unrealistischem und risikoaversem Perfektionismus! (Welcher Persönlichkeitstyp sind Sie? → Persönlichkeitstypen)

3. Durch Fehler entwickeln Sie sich weiter

Jeder Fehler beherbergt einen Lernprozess. Wenn Sie also Fehler machen, lernen Sie (im Idealfall) daraus. Doch was bedeutet das genau, „daraus lernen“?

Wie bereits im vorangegangenen Abschnitt angedeutet ist, können Sie beispielsweise lernen, einen Fehler richtig zu analysieren. Das hilft Ihnen vor allem dann, wenn Sie die Konsequenzen eines Fehlers betrachten. Auch wenn viele Fehler eine komplexe Struktur aufweisen können, entdecken Sie die Problemquelle leichter und wissen mit der Zeit immer besser, woraus sich der Misserfolg resultierte.

Des Weiteren werden Sie sich verstärkt auf kontrollierbare Vorgänge konzentrieren. Das bedeutet letztendlich, dass Sie die erforderlichen Schritte sorgfältiger und mit erhöhter Aufmerksamkeit verfolgen. Überlassen Sie so wenig wie möglich dem Zufall, denn nur so können sich anbahnende Probleme verhindert werden!

Nicht zuletzt ist zu erwähnen, dass Fehler uns auch mental reifen lassen. Natürlich verspürt man bei einem Misserfolg erstmal eine tiefe Leere in sich und stürzt sich in vorübergehende Zweifel. Doch ist diese Phase überwunden, wissen Sie umso besser, welche Richtung Sie einschlagen sollten. Das gibt Ihnen Sicherheit und Zuversicht und Sie können sich später nicht vorwerfen, dass Sie es nicht wenigstens versucht hätten…

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Fehler oder Misserfolge als Feedback betrachten werden sollten. Sie tragen zur Weiterentwicklung bei, sei es in den Prozessen direkt, oder auch in unserer Persönlichkeit. Dabei sollten wir Fehler nicht einfach ignorieren und vermeiden, sondern sie ernst nehmen, analysieren und mit ihnen umgehen. Denn nur so ist der Lernprozess langfristig und wirkt sich wiederum positiv auf die zukünftige Entwicklung der Arbeitsschritte aus.

Richtig & erfolgreich Delegieren

1 Dezember 20171 Dezember 2017 by Makis Community

RichtigunderfolgreichDelegieren DelegierenistTeamarbeit

„Ich mach es lieber schnell selber.“

„Ich kenne mich da besser aus.“

„Kein Problem, die Arbeit macht mir Spaß.“

„Ich glaube, es ist zu riskant, die Aufgabe abzugeben.“

Solche oder so ähnliche Ausreden kennen Sie vielleicht, gerade wenn es darum geht, Aufgaben zu delegieren. Dabei ist das eigentliche Problem meist etwas Persönliches. Sei es, weil Sie die Kontrolle nicht verlieren wollen, oder Angst haben, Macht abgeben zu müssen. Doch das Gegenteil sollte der Fall sein. Delegieren kann Ihnen Arbeit ersparen. Mit der richtigen Methode lernen Sie, Ihre Stärken in einem anderen Bereich zu konzentrieren, Sie können Zeit sparen oder gar Ihre Mitarbeiter mit mehr Verantwortung motivieren. Insbesondere die Aufgaben, die Sie mit C- oder D-Prioritäten bewertet haben, sollten Sie – wenn möglich – delegieren. (Wenn Sie nochmals überprüfen möchten, wie Sie Prioritäten richtig setzen, schauen Sie hier vorbei → Prioritäten setzen).

Erfolgreich Delegieren – Voraussetzungen

Um das Delegieren möglichst erfolgreich zu gestalten, sollten Sie einige Punkte beachten. Der Mitarbeiter bzw. Kollege sollte

Die Aufgabe verstanden haben
am erfolgreichen Abschluss der Aufgabe interessiert sein
überzeugt sein, dass die Erledigung für den Erfolg des Unternehmens wichtig ist
die Kompetenzen mitbringen, die bei dieser Aufgabe benötigt werden

TIPP! Kommunizieren Sie ausführlich! Denn nur mit ausreichenden Informationen können Aufgaben zufriedenstellend abgeschlossen werden.

Delegieren mit Methodik – Checklisten

Wenn Sie bis hierher alle Weichen gestellt haben, geht es nun an die Methodik. Diese überlassen Sie zunächst mal dem Betroffenen, dennoch ist es hilfreich, eine Checkliste zusammenzustellen. Dadurch haben Ihre Mitarbeiter/Kollegen eine zusätzliche Sicherheit und können Arbeitsschritte sorgfältig abgleichen. Eine gute Checkliste beinhaltet alle Tätigkeiten, die für einen erfolgreichen Abschluss notwendig sind – nicht mehr, aber auch nicht weniger. Alles, was erledigt wurde, einfach abhaken.

TIPP! Gehen Sie beim Abhaken keine Kompromisse ein! Tätigkeiten werden erst als erledigt markiert, wenn tatsächlich alle erforderlichen Punkte erfolgreich bearbeitet wurden. Seien Sie ehrlich!

Checklisten können in den verschiedensten Bereichen verwendet werden. Sei es bei der Vorbereitung eines Vertrags, der Erstellung eines Zeugnisses oder einem Bewerbungsgespräch. Wichtig ist, dass sie für Klarheit und Übersichtlichkeit sorgen. Schreiben Sie Ihre Punkte präzise mit all den wichtigen Schritten auf. Des Weiteren sollten Sie Checklisten nicht als starres Konzept ansehen. Es kann passieren, dass sich der Ablauf nicht so gestaltet, wie erwartet. Passen Sie deshalb Ihre Checkliste flexibel an die Herausforderungen an.

Die Zehn Regeln des Delegierens

Delegieren bedeutet nicht einfach, Aufgaben abzugeben. Im Gegenteil, es sollte mit Bedacht entschieden werden, welche Aufgaben an welchen Mitarbeiter übertragen werden. Nur so ist eine Delegation auch wirklich erfolgsversprechend. Besonders wichtig – wie bei vielen anderen Dingen auch – ist eine ausreichende Kommunikation. Es ist wichtig, sich vorher, während und nach der Aufgabe mit den betroffenen Mitarbeitern auseinanderzusetzen und gemeinsam an der korrekten Ausführung zu arbeiten.

TIPP! Entscheidend ist nicht, was gemeint war, sondern wie der andere es verstanden hat! Nehmen Sie sich Zeit für die Kommunikation!

Die folgende Liste soll Ihnen einen Rahmen für eine erfolgreiche Delegation bieten:

D efinieren Sie genau, welche Schritte Sie delegieren wollen.

E ntscheiden Sie mit Bedacht, an wen Sie die Aufgabe abtreten.

L isten Sie auf, was gemacht werden muss.

E rläutern Sie die einzelnen Schritte mit den notwendigen Informationen.

G eben Sie ausreichend Feedback und stellen Sie Fragen.

A nsporn für Ihre Mitarbeiter! Geben Sie ihnen Ihr Vertrauen für das gemeinsame Ziel.

T hematisieren Sie die Delegation bei allen, die beteiligt sind.

I ntervenieren Sie nur nach vereinbarten Regeln.

O ffene Kommunikation bringt Ihnen den gewünschten Erfolg.

N achkontrolle schließt die Aufgabe mit einer Bewertung der Leistung ab.

Auf diese Weise erhalten Sie nicht nur Tipps und eine Checkliste für eine erfolgreiche Delegation, sondern auch den Einstieg in die Planung. Denn nur so lohnt es sich, Aufgaben abzugeben.

Kurz gefasst

Um erfolgreich zu delegieren, ist eine offene Kommunikation unabdingbar. Dabei sollten Sie besonders darauf achten, dass Sie ausreichend Informationen weitergeben, gleichzeitig aber auch während der Durchführung kontinuierliches Feedback geben. Des Weiteren kann eine logisch aufgebaute Checkliste Ihre Tätigkeiten unterstützen. Doch, Vorsicht! Halten Sie sich knapp und haken Sie nur Punkte ab, die tatsächlich erledigt wurden. Ist ein Projekt erfolgreich beendet, belohnen Sie Ihre Mitarbeiter mit Anerkennung und Wertschätzung. Zeigen Sie ihnen, dass Sie es gut gemacht haben, so fördern Sie nicht nur die Teamarbeit und ein harmonisches Betriebsklima, sondern auch die Motivation. Letztendlich ist hinzuzufügen, dass richtiges Delegieren den Unternehmensalltag erheblich verbessert. Scheuen Sie sich nicht, Verantwortung abzugeben. Davon profitieren im Endeffekt alle.

E-Mail Management – Ihr Postfach mit System

1 Dezember 20171 Dezember 2017 by Makis Community

LernenSie,E MailsmitSystemzuschreibenmiterfolgreichemE MailManagement!

Zu viele Emails? Sie wissen nicht, wo Sie beginnen sollen? Es wird nicht weniger, sondern immer mehr? Diese Fragen stellen sich viele Menschen, die in Büros arbeiten. Die Bearbeitung dieser Flut an elektronischer Post scheint kein Ende zu nehmen. Zugleich bleibt es eine Herausforderung, nicht den Überblick im eigenen Posteingang zu verlieren. In diesem Artikel möchten wir Ihnen Ratschläge geben, wie Sie die Kontrolle über Ihre Postfächer behalten. Sie erhalten Einblicke ins E-Mail Management und lernen, wie Sie Ihr E-Mail-System optimieren können. Verabschieden Sie sich vom ewigen Suchen nach der richtigen Mail und sehen Sie, wie Sie Ordnung in Ihr System bringen können.

E-Mail Management: Ordnung mit Ordnern

Eine Voraussetzung für ein übersichtliches Postfach ist die Struktur der Ordner. Es mag sein, dass es sich hierbei um eine eher lästige und unbeliebte Arbeit handelt. Dennoch ist zu sagen, dass eine sinnvolle Aufteilung langfristig gesehen Zeit spart und hilft, den Überblick zu behalten. Wie Sie Ihre Ordner letztendlich organisieren, bleibt ganz Ihnen überlassen und sollte auch nach individuellen Bedürfnissen und Situationen gewählt werden. Es eignet sich zum Beispiel eine Ordnung nach Projekten, nach Kunden oder Abteilungen einzurichten, je nachdem, was Ihre E-Mail-Flut hergibt. Beim Strukturieren sollten Sie außerdem beachten, dass Sie pro Ebene zwischen drei und acht Ordner festlegen. So wirken Sie einer endlosen Sucherei entgegen. Verschachteln Sie sich dabei nicht in zu vielen Ebenen und Abzweigungen. Es sollte übersichtlich sein, aber keine zu streng abgetrennten Bereiche entstehen.

TIPP! Nehm Sie sich Zeit! Zeit ist das A und O für die Herstellung einer solchen Struktur. Überlegen Sie sich gern vorher, wie Sie das E-Mail Management angehen möchten. Und wenn es einen Tag dauert, dann ist dieser für die Zukunft sinnvoll investiert!

E-Mail Management und das Eisenhower-Prinzip

In anderen Artikeln wurde schon über das Eisenhower-Prinzip gesprochen (Schauen Sie hier → Prioritäten setzen). Diese Methode hilft, Prioritäten richtig zu setzen, wobei sie sich auch sehr für die Strukturierung Ihres Posteingangs eignet. Unterscheiden Sie ebenfalls die verschiedenen Prioritätsstufen und weisen Sie sie den Ordnern zu. In der Kategorie Newsletter, beispielsweise, können Sie unerwünschte Werbung sammeln und gegebenenfalls direkt löschen.

TIPP! Erstellen Sie einen Ordner ausschließlich für Newsletter! So sind diese Emails aus Ihrem Postverkehr verschwunden und können ganz einfach in einem eigenen Ordner aufgelistet und gesucht werden.

Um Prioritäten deutlich zu machen, können Sie bestimmte Absender verschieden einfärben. So heben sich die Nachrichten vom Rest ab und Sie wissen genau, um welche Priorität es sich dabei handelt.

Wichtig für ein erfolgreiches E-Mail Management ist auch, Emails regelmäßig zu löschen. Gerade im Ordner für Newsletter sollte man sich nicht allzu lange aufhalten (vorausgesetzt: Sie arbeiten nicht damit). Einmal die Woche reicht, um den Ordner kurz durchzugehen, gegebenenfalls wichtige E-Mails rauszuziehen/zu bearbeiten und den Rest zu löschen. Bei E-Mails mit einer C-Prioritäten können Sie ähnlich vorgehen. Ist die Bearbeitung nicht dringlich, notieren Sie das in Ihrem Kalender. Nach erfolgreicher Bearbeitung kann auch diese Email – im Normalfall – gelöscht werden.

Wann E-Mails beantworten?

Nicht selten fühlen sich Mitarbeiter gezwungen, neu eingetroffene E-Mails direkt zu öffnen und zu bearbeiten. Meist resultiert ein solches Verhalten aus Neugierde, oder auch Angst, etwas Wichtiges zu verpassen. Nehmen Sie sich diesen Druck, denn nicht jede Mail müssen Sie sofort bearbeiten. Im Gegenteil, das kann sogar sehr hinderlich sein, wenn Sie jedes Mal, wenn eine E-Mail eintrifft, Ihre Arbeit unterbrechen. Denn so benötigen Sie viel mehr Zeit, um sich wieder in die eigentliche Aufgabe einzufinden. In vielen Fällen ist es sogar sinnvoll, gewisse E-Mail-Zeiten in Ihrem Arbeitsalltag festzulegen. Diese können nur einmal oder fünfmal am Tag sein. In diesen Zeitabschnitten sollten Sie sich ausschließlich dem E-Mail-Verkehr widmen und alle anderen Tätigkeiten pausieren. Jedoch sollten Sie vorsichtig sein! Denn viele Kunden erwarten eine schnelle Antwort.

Zeit sparen beim E-Mails schreiben

Häufig ist das Verfassen von E-Mails eine zeitraubende Tätigkeit. Doch das muss es nicht sein, wenn man diese 7 Tipps beachtet:

Füllen Sie den Betreff immer kurz und knapp aus! Die größte Gefahr besteht sonst darin, dass die E-Mail im Spam-Ordner landet. Außerdem hilft es Ihnen zu wissen, worum es geht, damit Sie entscheiden können, wann Sie sich Zeit für dieses Anliegen nehmen.
Vermeiden Sie lange Formulierungen oder unnötige „Danke“-Mails! Das stört gegebenenfalls den Kommunikationsfluss in Ihrem Unternehmen.
Schreiben Sie Kürzel! Dies eignet sich besonders für den Betreff. Beispielsweise deutet das Kürzel „FYI“ (for your information) bereits an, dass auf diese E-Mail keine Antwort erwartet wird.
E-Mails sollten Sie nur mit Einverständnis des Absenders weiterleiten! Wenn Sie sich nicht sicher sind, nachfragen.
Nicht zu viele Anhänge! Versuchen Sie auch, Übersicht in der Anzahl Ihrer Anhänge zu gewähren – dazu zählt auch das Datenvolumen. Größere Dateien sollten Sie außerdem im ZIP-Format verschicken.
Senden Sie PDFs! Nur so, oder auch mit anderen Standardformaten, können Sie garantieren, dass der Empfänger die Anhänge auch öffnen kann.
Falls Sie außer Haus sind, nutzen Sie die automatische Abwesenheitsnotiz! Das lässt Sie den Überblick behalten und informiert Ihre Kunden oder Kollegen, dass sie wohl länger als üblich auf eine Antwort warten müssen.

Prioritäten richtig setzen – Lernen Sie mit der Eisenhower-Methode

22 November 201722 November 2017 by Makis Community

Sie haben einen Berg an Aufgaben und wissen nicht, mit welcher Sie beginnen sollen? Sie suchen eine Technik, die Ihnen hilft, das Chaos zu beseitigen und mehr Struktur in Ihren Arbeitsalltag zu bringen? Dann sind Sie hier genau richtig. Dieser Artikel beschäftigt sich mit Prioritäten, was sie sind und wie man sie richtig setzt. Nach diesem Artikel können Sie Ihre Aufgaben mit der Eisenhower-Methode besser bewältigen. Ihnen wird es leichter fallen, die Wichtigkeit und Dringlichkeit von Aufgaben zu unterscheiden und in Ihr Zeitmanagement einzubeziehen (hier geht's zum Artikel über Zeitmanagement → Zeitmanagement). Los geht’s!

Was sind eigentlich Prioritäten?

Um den richtigen Umgang mit Prioritäten zu lernen, sollten wir zunächst klären, was sie eigentlich sind. Das Wort ‚Prioritäten’ ist lateinischen Ursprungs von ‚prior’ und bedeutet ‚der Vordere’. Eine Sache wird also einer anderen vorgezogen. Diese Entscheidung, in welcher Reihenfolge verschiedene Aktivitäten geordnet werden, ist eine persönliche und abhängig vom jeweiligen Individuum. Viele gehen dabei nach dem allbekannten Sprichwort: „Erst die Arbeit, dann das Vergnügen!“

Prioritäten richtig setzen – Die Eisenhower-Methode

Damit all das möglichst erfolgreich gelingt, lohnt es sich, einen Blick auf die Eisenhower-Methode zu werfen. Mit dieser Technik sollte es jedem Menschen gelingen, die jeweiligen Aufgaben hinsichtlich von Wichtigkeit und Dringlichkeit zu bewerten. Dabei sollten Sie sich immer wieder folgende Fragen stellen:

Sind diese Aufgaben wichtig und dringend?
Wie wichtig und dringend sind sie tatsächlich?

Durch diese Vorgehensweise fangen Sie an, Ihre anstehenden Arbeiten zu kategorisieren und letztendlich auch zu hierarchisieren. Das bringt den Vorteil, dass Sie noch in der Planungsphase herausfinden sollten, welchen Einfluss die jeweiligen Aktivitäten auf Ihren Erfolg haben. Genau das wird Ihnen später helfen, den optimalen Zeitplan für Ihre anstehende Arbeit herauszuarbeiten.

Welche Prioritäten? Wichtigkeit & Dringlichkeit

Bereits im vorangegangenen Kapitel wurde über den Unterschied von Wichtigkeit und Dringlichkeit gesprochen. Diese Unterscheidung bildet das Herzstück der Eisenhower-Methode. Generell könnte Folgendes festgehalten werden:

Wichtig: eine Aufgabe bringt Sie Ihrem Ziel näher

Dringlich: eine Aufgabe benötigt zu einem gewissen Zeitpunkt Ihre (volle) Aufmerksamkeit

Diese Grundsätze sollten Sie im Hinterkopf behalten, denn sie sind die Basis der nun anstehenden Abschnitte.

Das Eisenhower-Prinzip - So setzen Sie Prioritäten richtig

Nach dieser ausführlichen Einführung möchten wir uns nun der eigentlichen Methode zuwenden. Mit dem bereits erworbenen Wissen können wir uns denken, dass diese Technik Ordnung schaffen soll. Dazu sollen alle anstehenden Aufgaben analysiert und kategorisiert werden. Die Eisenhower-Methode unterscheidet zwischen vier Prioritätenklassen, die in der folgenden Grafik verdeutlicht werden:

Daraus lassen sich vier Gruppen ableiten:

Wichtig und dringend (A): Diese Kategorie beherbergt Aufgaben, die wichtig sind und gleichzeitig bestenfalls noch heute erledigt werden. A-Prioritäten sollten nicht aufgeschoben, sondern immer als erstes angegangen werden. Dazu gehören zum Beispiel die Bewältigung von Krisen oder Problemen.

Wichtig, aber nicht dringend (B): Bei B-Prioritäten geht es hauptsächlich um Dinge, die zwar wichtig und zielführend sind, aber nicht unbedingt heute erledigt werden müssen. B-Aufgaben sind wichtig, weil sie an Ihrem Erfolg beteiligt sind. Nehmen Sie sich Zeit für diese Tätigkeiten und planen Sie, wann Sie diese durchführen können. Dennoch gilt hier auch: Je früher, desto besser! So könnten manche Probleme sogar vermieden werden.

Unwichtig, aber dringend (C): Zu diesen Prioritäten zählen Aktivitäten, die Sie nicht unbedingt näher zum Ziel bringen, dennoch aber hilfreich und notwendig sind. Seien es Rechnungen, die noch zu überprüfen sind, oder Berichte lesen. All diese Dinge sollten Sie zwar nicht vernachlässigen, ihnen aber auch nicht zu viel Aufmerksamkeit einräumen.

Weder wichtig, noch dringend (D): Mit Tätigkeiten dieser Kategorie sollten Sie sich möglichst gar nicht beschäftigen. Daher delegieren Sie diese Aufgaben an einen anderen Mitarbeiter oder sie landen direkt im Papierkorb. Zu diesem Bereich könnte beispielsweise das Lesen von Werbepost gehören.

Nach diesem Schema können Sie nun Ihre Aufgaben durchgehen und der jeweiligen Kategorie zuordnen.

TIPP! Nehmen Sie sich Zeit! Wie bereits im Artikel über Zeitmanagement hervorgegangen ist, ist eine ausreichende Planung sinnvoll und erleichtert spätere Arbeitsschritte.

Zusammenfassung & Kritik der Methode

Das Eisenhower-Prinzip soll primär helfen, Ihre Planung strukturiert und langfristig zu gliedern. Dabei ist die Einteilung von den zu erledigenden Aufgaben (Prioritätensetzung) das Herzstück der Methode. Nach der Einteilung in Wichtig und Dringlich wissen Sie bestenfalls nicht nur, wie sich diese Tätigkeiten auf Ihren Erfolg auswirken, sondern auch, wie Sie damit umgehen. Sie können beispielsweise herauslesen, was Sie selbst erledigen oder an einen Kollegen weitergeben. Dabei zählt vor allem der Grundsatz:

Wichtigkeit vor Dringlichkeit!

Außerdem sollten Sie bei Ihrer Planung berücksichtigen, jeden Tag an einer B-Priorität zu arbeiten. Diese sichert, dass Sie Ihrem Ziel stetig näherkommen und bringt letztendlich den gewünschten Erfolg. Dafür ist es essentiell, die Ziele nicht aus den Augen zu verlieren, denn sie sind der Grund, warum Prioritäten gesetzt werden. Lassen Sie sich also nicht ablenken und behalten Sie Ihre Ziele immer im Blick! (Mehr über Ziele erfahren Sie hier → Ziele erreichen).

Dennoch ist anzufügen, dass diese Methode nicht kritikfrei bleibt. In der Theorie erscheint es – wie fast immer – so einfach, Aufgaben zu bewerten. Doch genau in diesem Punkt bleibt die konkrete Durchführung offen. Es wird nicht klar definiert, anhand von welchen Merkmalen Tätigkeiten zu einer Kategorie hinzugefügt werden sollen. Das muss wohl jeder für sich selbst entscheiden. Deshalb ist eine reflektierte Arbeitsweise der Schlüssel zum Erfolg. Seien Sie ehrlich zu sich und verzetteln Sie sich nicht mit Nebensächlichkeiten! Nur so können Sie es schaffen, Ihre Entscheidungen zu optimieren.

Erfolgreiches Zeitmanagement – Zeit ist Geld

22 November 201722 November 2017 by Makis Community

„Zeit ist Geld“ - Dieser Ausspruch stammt ursprünglich von Benjamin Franklin aus seinem Buch Ratschläge für junge Kaufleute aus dem Jahr 1748. Noch immer ist dieser Grundsatz aktuell, um den sich so manche Zeitmanagement-Seminare, Tutorials, Ratgeber und Wirtschaftsartikel ranken. Doch was hat es damit auf sich? Wann und wie ist Zeitmanagement sinnvoll? Welche Methoden und Techniken gibt es, um meine Arbeitsabläufe hinsichtlich ihrer Produktivität zu steigern? Darum soll es in diesem Artikel gehen.

Zeitmanagement – Die Kunst des Organisierens & Strukturierens

Chaos auf der Arbeit? Viel zu viele Aufgaben sind unerledigt? Sie haben keine Zeit für ein Privatleben? Dann sind Sie hier genau richtig! Denn: Das Herzstück des Zeitmanagements ist nichts Anderes als Arbeitsabläufe im Voraus zu planen. Das Ziel ist es, mit einer besseren Planung die Produktivität Ihres Schaffens zu erhöhen. Dabei ist es wichtig abzuwägen, welche Methode für Sie und Ihre Arbeit die passendste ist, mit welcher Technik Sie sich wohlfühlen und am effektivsten Arbeiten können. Wir werden Ihnen später einige dieser Methoden und Techniken vorstellen. Des Weiteren ist es essentiell, dass Sie vorher Ihre Ziele und Prioritäten gesetzt haben (Mehr Informationen über Ziele und Prioritäten erhalten Sie hier → Ziele erreichen & Prioritäten setzen). Auf diese Weise kann ein reibungsloser Ablauf der einzelnen Schritte geplant werden. Bevor wir also mit den eigentlichen Methoden des Zeitmanagements beginnen, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

Habe ich meine Ziele bereits klar definiert?
Habe ich auch meine Prioritäten so gesetzt, dass ich diese Ziele ohne Umwege erreichen kann?
Bemühe ich mich schon um eine sorgfältige Tages-/Wochen-/Monatsplanung?
Gibt es Momente, in denen mich ungeplante Verzögerungen schnell aus dem Konzept bringen?

Tipp! Seien Sie ehrlich bei der Beantwortung der Fragen, denn nur so können Problemquellen identifiziert und beseitigt werden!

Nach dieser kurzen Selbstreflexion können wir nun mit den eigentlichen Methoden des Zeitmanagements starten.

Erfolgreich „Nein“ sagen

Die Zeit vergeht wie im Flug, und das unwiederbringlich. Sei es ein Tratsch mit Kolleginnen und Kollegen oder weil wir für jemand anderen „schnell etwas erledigen“ müssen. Um in diesen Momenten nicht den Faden zu verlieren, bedarf es ein einziges Wort: „Nein.“

Nein-Sager können tatsächlich ein besseres Zeitmanagement einhalten, indem sie Zeit sparen. Grundvoraussetzung ist wieder, die eigenen Ziele und Prioritäten zu kennen. Wenn eine Kollegin/ein Kollege mit einer weiteren Aufgabe kommt, sollten Sie folgende Analyse anstellen:

Trägt diese Aufgabe auch zu meinem Ziel bei?
Wie dringlich ist diese Aufgabe?
Können wir eventuell einen Termin (später) ausmachen, um diese Angelegenheit zu bearbeiten?

Nein-Sagen muss nicht unhöflich sein. Sie können Ihren Kolleginnen und Kollegen gegenüber Interesse an ihrem Anliegen signalisieren, aber gleichzeitig verdeutlichen, dass Ihr persönliches Zeitmanagement ausgelastet ist.

Tipp! Grundsätzlich gilt der Merksatz: Nein wenn möglich, Ja wenn nötig.

Zeitmanagement: Planen, Pausen, Puffer

Ein sinnvolles Zeitmanagement erkennt man vor allem an einer strukturierten Planung. Ob diese handschriftlich oder digital festgehalten wird, bleibt Ihnen selbst überlassen. Wählen Sie den Weg, auf dem Sie sich am wohlsten fühlen. Dennoch sollten Sie Ihre Abläufe schriftlich fixieren. Das bringt folgende Vorteile mit sich:

Sie verinnerlichen die einzelnen Schritte
Die verfolgten Ziele sind sichtbarer
Die Team-Arbeit wird durch strukturierte Handlungsabläufe erleichtert

Die Planung

Eine Methode an dieser Stelle ist, einzelne Arbeitsschritte in Blöcke aufzuteilen. Beispielsweise fassen Sie den kompletten Email- und Telefonverkehr in einem Block zusammen und beschäftigen sich eine festgesetzte Zeit nur mit diesen Aufgaben. Wenn Sie wiederum Aufgaben erledigen müssen, welche eine hohe Priorität aufweisen, ist es sinnvoll, störfreie Zeiten einzurichten. Durch eine geschlossene Tür oder ein Schildchen an Ihrem Schreibtisch können Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen erkennbar machen, dass sie Sie nur in Notfällen unterbrechen. Räumen Sie sich pro Tag ungefähr 60 Minuten für derartiges konzentriertes Arbeiten ein und Sie werden sehen, wie dieses Zeitmanagement Ihre Produktivität steigert.

Schließlich sollten Sie auch weitere „Störfaktoren“ wie Mittagspausen, Besprechungen und sonstige Arbeiten, in denen Sie neben Ihrer Kernaufgabe involviert sind, miteinberechnen. Durchschnittlich braucht man 10 Minuten, um die Tagesplanung für den nächsten Tag festzusetzen.

Tipp! Auch die Planungszeit sollte geplant werden!

Pausen & Puffer

Pausen und Puffer sollten in Ihrer Planung ebenso vorkommen wie die Erledigung Ihrer Aufgaben. Vor allem Pausen sind wichtig für den menschlichen Organismus, der sich nach einer Konzentrationsphase von ungefähr 90 bis 100 Minuten erst wieder regenerieren muss, um eine aufmerksame Arbeitsweise beibehalten zu können. Eine kurze Pause von 5 bis 10 Minuten reicht aus, um neue Energie für die nächsten 90 Minuten zu tanken. Wie Sie Ihre Pause gestalten, bleibt Ihnen überlassen, ob Sie in die Cafeteria gehen, kurz raus die Füße vertreten, oder ein Magazin lesen wollen. Hauptsache, Sie beschäftigen sich für diese paar Minuten mit was Anderem.

Der letzte hier aufgeführte Punkt ist der der Puffer. In der Theorie hört sich das Zeitmanagement, wenn es denn geplant und strukturiert ist, immer so reibungslos an. Doch das muss es nicht sein, wenn wir keine Zeit für Unerwartetes einplanen. Dabei geht man in der Regel nach dem 60/40 Prinzip. 60% der Arbeitszeit sollten Sie mit Ihren Aufgaben einplanen, wobei 40% für Unerwartetes dazukommen. So garantieren Sie, dass, falls etwas Unerwartetes dazwischenkommt, Sie nicht gleich aus dem Konzept gebracht werden. Auch hilft wie im vorherigen Teil beschrieben, gewisse Arbeiten zu bündeln, anstelle von Arbeiten so zu erledigen, wie sie gerade anfallen.

Von To-Do- und Checklisten

Fast jeder hat sie schon einmal gebraucht: Check- und To-Do-Listen. Auch sie finden in einem erfolgreichen Zeitmanagement Anwendung. Dabei sind diese beiden Listentypen zunächst voneinander zu unterscheiden. To-Do-Listen geben einen Gesamtüberblick über die zu erledigenden Aufgaben. Sie erläutern keine einzelnen Arbeitsschritte, sondern plakatieren jeweils die Aufgabe mit einer Kernüberschrift. Aus der To-Do-Liste soll ein Überblick über alle anstehenden Aufgaben hervorgehen.

Die Checkliste dagegen beschäftigt sich mit einzelnen Schritten im Detail. Sie gibt eine Übersicht über alle Teilaufgaben, die zu einer Gesamtaufgabe dazu gehören. So kann beispielsweise eine Checkliste für ein Meeting erstellt werden, in der hervorgeht, dass zuvor das Meeting in folgenden Punkten vorbereitet werden muss:

Ist der Raum reserviert?
Ist die erforderliche Technik vorhanden?
Sind alle Beteiligten eingeladen?
Ist eine Tagesordnung erstellt?
Haben alle Kolleginnen und Kollegen die Unterlagen erhalten?

Die Erfahrung bestätigt, dass To-Do- und Checklisten einige Vorteile bringen: Sie mindern das Fehler-Risiko, verdeutlichen die Nachvollziehbarkeit einzelner Schritte, tragen zur Automatisierung von Arbeitsprozessen bei und sparen letztendlich Zeit. Wichtig ist vor allem, dass To-Do-Listen nicht mit einem Kalender verwechselt werden. In einer To-Do-Liste haben Adressen, thematische Notizen oder Termine keinen Platz! Unterscheiden Sie streng zwischen Ihrem Kalender und einer To-Do-Liste, ansonsten läuft Ihr Zeitmanagement die Gefahr, im Chaos zu versinken.

All diese Punkte bestätigen immer wieder folgenden Leitsatz:

Zeitmanagement ist Selbstdisziplin!

Durch Ihre innere Einstellung und Motivation bestimmen Sie das Zeitmanagement erheblich. Den schlimmsten Fehler, den Sie dabei machen können, ist, Situationen nicht zu analysieren. So kann es passieren, dass wenn wir Fehler machen, wir nicht daraus lernen.

Ziele erreichen – Mit Übung zum Erfolg

22 November 201722 November 2017 by Helpdesk

Dieser Artikel widmet sich der erfolgreichen Zielsetzung. Sie kennen vielleicht den ein oder anderen Menschen, der seine Ziele absichtlich viel höhersteckt, als nötig. Dadurch würde er angespornt und mit dem zufrieden, was er tatsächlich realisieren konnte. Diese Vorhaben aber sind unrealistisch und führen im schlimmsten Fall zur Frustration und Demotivation. Andere Beispiele zeigen, dass unzureichend definierte Ziele keinen oder kaum Erfolg bringen. Man weiß ja schließlich nicht genau, was man erreichen möchte. So geraten wir schnell in einen Kreislauf der Ziellosigkeit, der über ausbleibende Erfolgserlebnisse letztendlich bei einem verminderten Selbstwertgefühl landen kann.

Warum Ziele wichtig sind

Damit all das nicht passiert, beschäftigen wir uns nun detaillierter mit den Zielen an sich, deren Planung und Durchführung.
Ziele sind tatsächlich ein wichtiger Bestandteil unseres Lebens. Denn Sie motivieren uns, unsere Wünsche zu verwirklichen und am Ball zu bleiben. Wenn wir ein Ziel erreicht haben, nehmen wir es als sehr positiv und angenehm war. All das bewirkt, dass unser Selbstvertrauen gestärkt wird und wir motiviert sind, mit der neuen Energie weiterzumachen. Derartige Bestreben machen uns also glücklich und steigern unsere Motivation.
Doch wir müssen differenzieren, denn Ziele sind nicht gleich Ziele. Sind sie zu leicht zu erreichen, bleibt das Glücksgefühl bei Abschluss eines Projekts aus. Sind sie unerreichbar, werden wir ab einem gewissen Punkt frustriert. Diese Tatsache allein gibt schon einen Hinweis darauf, wie Ziele strukturiert sein sollten, damit wir sie bis zum Erfolg verfolgen.

Wie Ziele sein sollten: Die S.M.A.R.T. – Methode

Zunächst sollten wir festhalten, dass Ziele Charaktereigenschaften haben. Es ist für uns wichtig, dass sie bestimmte Merkmale erfüllen, damit der gewünschte Erfolg erreicht wird. Eine bewährte Methode ist die sogenannte S.M.A.R.T. – Methode. Dieses Akronym setzt sich aus den folgenden Wörtern zusammen:

Specific Measurable Accepted Realistic Timely

Mit dieser Methode können Sie Ihre Ziele eindeutig planen, formulieren und letztendlich erreichen. Beginnen wir nun die einzelnen Bestandteile dieser Technik zu betrachten.

Die S.M.A.R.T. – Methode im Detail

Specific

Zunächst betrachten wir den ersten Bestandteil des Akronyms, das Wort Specific. Er bezieht auf eine eindeutige Formulierung des Ziels/der Ziele. In diesem Fall reicht es nicht, sich irgendwelche Absichten einfach zu überlegen und im Kopf rumschwirren zu lassen. Im Gegenteil, Sie sollten sich Ihre Ziele aufschreiben. Das schafft nicht nur gedankliche Klarheit, sondern regt auch zu weiteren Fragen bezüglich des Vorgehens an. Das Ziel ist damit nicht mehr nur eine abstrakte Idee, sondern wird zunächst auf dem Papier (oder Bildschirm) real.

Measurable

Das zweite Kriterium ist, dass Ziele messbar (Measurable) sein sollten. Das dient vor allem der Kontrolle der Zielerfüllung. Die Messbarkeit ist dann gegeben, wenn sich Ihr Vorhaben mit den sogenannten W-Fragen definieren lassen:

Ein Beispiel für diesen Punkt wäre das Ziel, eine neue Sprache zu lernen. Ein eher unglücklich formuliertes Ziel ist demnach: „Ich will eine Sprache lernen.“ Dieses Ziel ist nicht eindeutig formuliert, es bleiben viele Fragen offen. Hier wirkt das Ziel eher wie eine impulsive Laune, die von einer konkreten Planung noch weit entfernt ist.
Im Gegensatz dazu ein deutlich besser formuliertes Ziel: „Ich möchte einmal die Woche an der Volkshochschule einen Sprachkurs belegen, um meine Interessen am jeweiligen Land zu vertiefen.“ Mit diesem Satz kann man auf alle oben genannten Fragen eine Antwort finden. Das Ziel wirkt konkreter und greifbar und erleichtert damit auch die Zielplanung erheblich.

Accepted

Der nächste Bestandteil ist das Wort Accepted. Hierbei ist es entscheidend, dass alle involvierten Personen das Ziel als solches anerkennen und der Zielführung beisteuern. Ein persönliches Interesse an der Erfüllung des Vorhabens sollte bei jedem einzelnen gegeben sein. Denn nur auf diese Weise sind alle Beteiligten motiviert, positiv zum Anliegen beizutragen.

TIPP! Verzichten Sie bei der Formulierung der Ziele auf negative Ausdrücke und Verneinungen! Beispiel:
!Nicht! „Wir wollen nicht wenig erreichen!“
Sondern „Wir wollen viel erreichen!“
So formulieren Sie Ihre Ziele positiv motivierend.

Realistic

Des Weiteren ist es wichtig, die Ziele realistisch (Realistic) festzulegen. Es gibt immer wieder Fälle, bei denen sich die Verantwortlichen verschätzt haben, sodass Ziele aus finanziellen, administrativen oder organisatorischen Gründen verfehlt wurden. Bei einer ausreichenden Planung sollten eben diese Fehleinschätzungen vermieden werden. Um die Umsetzbarkeit eines Ziels zu überprüfen, ist es notwendig, die vorhandenen Fähigkeiten zu überprüfen. Schauen Sie sich Ihr Team an und bewerten Sie, wie die einzelnen Mitglieder zur Erfüllung des Ziels beitragen können. Wer unterstütz Sie darin, Ihre Ziele zu erreichen? Welche Stärken und Schwächen bringen sie mit? Derartige Fragen sollten Sie sich stellen, um die eigentliche Teamarbeit bestmöglich vorzubereiten.

TIPP! Auch hier ist Motivation der Schlüssel zum Erfolg. Stimmen Sie Ihr Team positiv ein, sodass sie ein eigenes Interesse an Ihrem Projekt entwickeln!

Timely

Der letztgenannte Punkt bei dieser Methode ist die Zeit (Timely). Hierbei sollten Sie sich gründlich überlegen, in welchem Zeitrahmen die Zielerfüllung stattfinden soll. Grundsätzlich werden drei Arten von Zielen unterschieden:

Kurzfristige Ziele: Sie bilden die Basis für das Erreichen größerer Ziele. Dabei beziehen sie sich auf die nahe Zukunft. Zeithorizont von 2-6 Monaten.
Mittelfristige Ziele: Sie schaffen Tendenzen und weisen die Richtung, in der Sie sich mit Ihrem Projekt bewegen. Gleichzeitig sollen Transparenz schaffen. Zeithorizont von 1-5 Jahren.
Langfristige Ziele: Sie bilden die eigentliche Vision des Vorhabens und beantworten das „Warum?“. Damit sind sie der Motor der Bemühungen. Zeithorizont von 3-10 Jahren.

Wenn Sie dabei sind, alles zu formulieren, ist es in zeitlicher Hinsicht sinnvoll, Ihr Vorhaben von oben nach unten runter zu brechen. Beginnen Sie zunächst mit den langfristigen Zielen und beantworten Sie folgende Frage:

Was will ich mit diesem Projekt erreichen?

Wenn Sie dieses langfristige Ziel ausgearbeitet haben, können Sie sich mit den mittelfristigen Zielen beschäftigen. Dabei sollten Sie auf diese Frage eine Antwort finden können:

Was will ich innerhalb der nächsten 1-5 Jahre erreichen?

Nachdem auch diese Etappe klar definiert ist können Sie sich nun an die kurzfristigen Ziele wenden und diese mit folgender Frage bearbeiten:

Was will ich in den nächsten Monaten erreichen?

Auf diese Weise gehen Sie strukturiert an Ihr Projekt und zerlegen die einzelnen Schritte sinnvoll und logisch aufeinander aufbauend.

TIPP! Werden Sie nicht ungeduldig! Es besteht sonst die Gefahr, wichtige Details zu vernachlässigen. Erfolgreiche Ziele brauchen Ihre Zeit!

(Mehr Tipps zum Thema Zeitmanagement finden Sie hier → Zeitmanagement).

Résumé

Nach dieser Betrachtung wird schnell sichtbar, dass deutlich formulierte Ziele ein wichtiger Grundsatz für Erfolg sind. Denn ohne sie können wir keine sinnvollen Pläne festmachen. Um außerdem Fehler zu vermeiden, ist es wichtig, die eigenen Interessen immer wieder zu hinterfragen und gegebenenfalls neu zu definieren. Reflektieren Sie stetig, ob alle durchgeführten Handlungen auch tatsächlich zur Zielerreichung beitragen (Erfahren Sie mehr über Prioritäten → Prioritäten setzen). Dabei ist eine ganzheitliche Betrachtung des Ziels die Basis jeder Zielsetzung.